源泉徴収票はコピーや電子データでも使える？印刷方法も解説

電子交付した源泉徴収票（コピー）でも確定申告は可能

近年、ペーパーレス化や利便性の向上を主な目的として、給与明細や源泉徴収票の電子交付が進んでいます。国でもさらにペーパーレス化を推進するべく、平成31年４月１日以後の提出分より、電子交付した源泉徴収票やコピーでも確定申告が可能になりました。これにより、従業員や企業の手続きが簡略化され、電子交付の普及が加速しています。

確定申告では源泉徴収票の添付は不要

平成31年４月１日以後に提出する確定申告書から、源泉徴収票の添付は不要になりました。源泉徴収票を税務署に出す必要がないため、電子交付されたデータやコピーでも申告できます。添付が不要になったのは、給与所得・退職所得・公的年金等の源泉徴収票です。

参考：平成31年４月１日以後の申告書の提出の際、源泉徴収票等の添付が不要となりました｜国税庁
参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁

確定申告書の作成には源泉徴収票の内容が必要

源泉徴収票の添付は不要ですが、確定申告書には源泉徴収票の内容を書く必要があります。支払金額や源泉徴収税額などを、確定申告書の第二表などに記載しましょう。国税庁のリーフレットによると、税務署などで確定申告書を作るときは源泉徴収票が必要です。電子交付の場合は、印刷して持っていきましょう。

e-Taxで電子交付されたデータを使う方法

e-Taxで申告するときは、国税庁の「確定申告書等作成コーナー」を使うと便利です。源泉徴収票のデータがxml形式なら、作成コーナーの「xmlデータの読込」画面で読み込めます。xml形式以外のデータは、この画面では読み込めません。その場合は、給与所得の入力画面で源泉徴収票の内容を入力しましょう。

マイナンバーカードを使ってe-Taxで申告する場合は、給与情報を自動で入力できることがあります。勤務先がオンラインで提出した給与情報を、マイナポータル経由で取得する仕組みです。事前に、e-Taxのマイページで取得を希望する登録が必要です。

スマートフォンで作成コーナーを使うときは、紙の源泉徴収票をカメラで読み取る機能もあります。受給者交付用以外の様式の源泉徴収票は、読み取れないことがあります。

参考：【確定申告書等作成コーナー】xmlデータの読込画面で読込可能なデータ｜国税庁
参考：給与情報のマイナポータル連携に関するＦＡＱ（利用者向け）｜国税庁
参考：【給与所得の源泉徴収票（受給者交付用）】｜国税庁

なお、給与明細や源泉徴収票の電子交付は、発行・印刷・発送コストの削減に加え、いつでも必要に応じて閲覧できるなどのメリットがあります。メールやWeb上で電子交付ができるWeb給与明細（給与明細電子化）システムはこちらから一括資料請求（無料）が可能です。

転職先・年末調整に出すときはコピーや印刷でもよい？

年の途中で転職した人は、新しい勤務先から前の勤務先の源泉徴収票を求められます。ここでは、電子交付された源泉徴収票を転職先に出すときのポイントを紹介します。

前職の源泉徴収票を転職先に出す場合

年の途中で就職した人は、前の勤務先の給与も含めて、新しい勤務先で年末調整を受けます。新しい勤務先は、前の勤務先が交付した「給与所得の源泉徴収票」などで、給与の金額や源泉徴収された税額を確認します。確認ができないときは年末調整を受けられず、自分で確定申告をして精算することになります。

なお、退職手当が支払われたときに交付される「退職所得の源泉徴収票」は、年末調整の対象ではないため、転職先に出す必要はありません。

参考：No.2674 中途就職者の年末調整｜国税庁

電子交付されたデータを印刷して出す場合

電子交付された源泉徴収票を印刷したものやデータで受け付けるかどうかは、提出先によって異なります。提出する前に、転職先の担当者に受け付けている形式を確認しましょう。

紙の源泉徴収票が必要なときは、前の勤務先に書面での交付を頼めます。所得税法で、電子交付をしていても、本人から請求があれば書面で交付しなければならないと定められているためです。

源泉徴収票の交付時期と受け取り方

源泉徴収票をいつ、どのように受け取れるかを知っておくと、確定申告や転職の手続きを進めやすくなります。

年末調整後に交付される時期

源泉徴収票は、原則としてその年の翌年１月31日までに交付されます。令和８年分は１月31日が日曜日にあたるため、交付期限は令和９年２月１日です。年末調整が終わる12月から１月にかけて受け取ることが多いでしょう。

参考：No.7411 「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等｜国税庁
参考：令和８年分年末調整のしかた（手順などの説明）｜国税庁

退職したときに交付される時期

所得税法で、年の途中で退職した人には、退職の日以後１か月以内に源泉徴収票を交付すると定められています。転職先の年末調整で必要になるため、受け取ったら大切に保管しましょう。

期限を過ぎても交付されないときは、税務署に「源泉徴収票不交付の届出」を出せます。

参考：F5-4 源泉徴収票不交付の届出手続｜国税庁

電子交付された源泉徴収票を自分で印刷する方法

電子交付された源泉徴収票は、Web給与明細システムなどの画面からダウンロードし、自宅のプリンターで印刷できます。プリンターがない場合は、コンビニのマルチコピー機でデータを印刷する方法もあります。

国税庁の様式では、受給者交付用の源泉徴収票はA5サイズです。印刷したら、文字や数字が欠けずに読めるか確かめましょう。

源泉徴収票の原本を従業員から要求された場合の対応

源泉徴収票の原本を紛失してしまった、と従業員から再発行を依頼されるケースも少なくないでしょう。従業員から源泉徴収票の再交付を求められた場合は、速やかに発行に応じましょう。源泉徴収票を電子交付している場合でも、従業員から書面での交付を求められたときは、会社は交付しなければなりません（所得税法第226条第４項）。給与明細についても、同じ決まりがあります（所得税法第231条第２項）。

参考：所得税法 | e-Gov法令検索

確定申告以外に源泉徴収票の原本が必要な場面とは

源泉徴収票には源泉徴収税額（納付した所得税額）だけでなく、支払金額や給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計などが記載されています。源泉徴収票は収入や納税の証明になるため、税務署での確定申告以外にも必要な場面があります。代表的な例が以下の２つです。

ローンの申込時

住宅ローンや教育ローン、クレジットカード審査などに申し込む際、所得証明できる書類の提出を求められます。源泉徴収票は、12月の年末調整後に作成され給与所得者に交付されるのが一般的です。前年の源泉徴収票はすでに受給者の手元にあり、会社に依頼して発行してもらう必要がないため、所得証明書類として源泉徴収票を提出する人は多いでしょう。

申請先によって、紙での提出が求められる場合と、画像データをアップロードして提出する場合があります。源泉徴収票の電子化はどちらにも対応しやすく、従業員の利便性は高いでしょう。ローンの種類によっては、所得証明の提出書類は源泉徴収票でなくてもよく、給与の支払明細書なども利用可能です。

転職時

会社員が転職した際には、新しい勤務先から前職の源泉徴収票の提出を求められます。源泉徴収票をデータ形式で受け取れれば、煩雑になりがちな退職や転職手続きにおいて、書類紛失の心配がなく退職者にとって安心でしょう。

電子交付された源泉徴収票を転職先に出すときのポイントは、前述の「転職先・年末調整に出すときはコピーや印刷でもよい？」で解説しています。

なくしたときは勤務先に再発行を頼む

源泉徴収票をなくしたときは、勤務先に再発行を頼みましょう。退職した会社の源泉徴収票は、前の勤務先に依頼します。電子交付されている場合は、Web給与明細システムなどからもう一度ダウンロードできることもあります。

最新システムの人気傾向を参考にしたうえで製品選定を進めたい方は、以下の月間ランキングページもご覧ください。

会社が源泉徴収票を電子交付する手順と注意点

Web給与明細システムは、源泉徴収票を出力できる製品が一般的になりました。従業員から書面での交付を依頼されても、迅速に対応できるでしょう。ただし、電子交付に切り替えるためには以下の点において注意が必要です。

■事前に従業員の承諾を得る

電子交付の方法（メールやWebでの閲覧など）の種類と内容を示し、書面か電磁的方法で承諾を得る必要がある。

■承諾の回答がない場合

「期限までに回答がなければ承諾したものとみなす」と事前に通知すれば、期限までに回答がない従業員にも電子交付ができる。令和５年４月１日以後の通知から適用され、対象は給与所得の源泉徴収票と給与明細。退職所得や公的年金等の源泉徴収票は対象外。

■書面での交付を求められた場合

承諾を得ていても、従業員から請求があれば書面で交付しなければならない（所得税法第226条第４項）。電子交付を受けない旨の申出があれば、以後は電子交付できない。

■印刷できる形で交付する

従業員が書面に出力できるデータで交付する。摘要欄に「電子交付」と表示するなど、書面で交付したものと区別できるようにする。

国税庁の電子交付に係るQ＆Aによると、回答期限について法令上の定めはありませんが、回答に必要な期間を十分にとることが求められます。

Web給与明細システムなら、初回ログイン時に承諾書を表示し、従業員に「同意する」を選択してもらい意思確認ができる機能などがあります。Web通知機能やメール配信機能などによって、作成から配布されるまでのタイムロスも大幅にカットできるでしょう。従業員にとっても電子化のメリットは大きいので、利便性を伝えて理解を得ましょう。

参考：所得税法 | e-Gov法令検索
参考：源泉所得税の改正のあらまし令和５年４月｜国税庁

源泉徴収票の電子化にはWeb給与明細システムがおすすめ

Web給与明細（給与明細電子化）システムは、給与明細や源泉徴収票の電子交付を実現し、従業員が自分のタイミングで明細を確認・印刷できる利便性が特徴です。また、システム上で安全にデータを管理できるため、セキュリティ面でも安心です。紙の発行が必要な場合も迅速に対応可能な柔軟性を備えています。

以下の記事では、人気製品の特徴や価格を比較して紹介しています。自社に適した製品の選び方も解説しているので、ぜひ参考にしてください。

「自社に合う製品がわからない」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
ITトレンドで過去にWeb給与明細システムを資料請求した方のお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。

▶Web給与明細システム おすすめ比較・無料診断

Web給与明細システムで源泉徴収票を電子交付するメリット

ここで、Web給与明細システムや給与明細電子化システムの導入メリットを整理します。

印刷や封入のコストを削減できる

書面で給与明細を発行する場合、印刷代やインク代、郵送費などの印刷関連費だけでなく、発行枚数に応じた作業時間や配送準備にかかる負担が増大します。Web給与明細システムの導入によって、これらの手間を一括して削減し、明細発行プロセス自体を簡略化できます。特に従業員数の多い企業では、コスト削減効果が顕著に表れるため、財務負担の軽減につながります。

給与明細の保管・紛失リスクが減る

給与明細を紙で保管する場合、紛失リスクが拭い切れません。電子化によって不正アクセスなどでの情報流出を懸念する声もありますが、Web給与明細システムの多くは、アクセス制御やファイル暗号化などのセキュリティ対策が施されています。紙で管理するリスクを考えて、給与明細の電子化を進める企業も多いようです。

業務効率化が期待できる

紙の給与明細を毎月用意する場合、作成・印刷・封入・保管・配布などの業務がありますが、電子化すれば作成したデータを送信するだけです。さらに、給与額や控除額の自動計算、入退社手続きなどの労務管理ができる製品もあります。Web給与明細システムの導入によって、給与を扱う部門の業務負担を軽減し、効率化も図れるでしょう。

Web給与明細システムの導入メリットは、以下の記事でも解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。

源泉徴収票のコピー・電子交付に関するよくある質問

ここでは、源泉徴収票のコピーや電子交付についてよくある質問に回答します。

Q：源泉徴収票のコピーで確定申告できますか？

できます。平成31年４月１日以後に提出する確定申告書には、源泉徴収票の添付が不要です。コピーや電子交付されたデータを見ながら、内容を申告書に書けば申告できます。

Q：源泉徴収票がデータしかないときはどうすればよいですか？

確定申告なら、データのままで問題ありません。転職先などから紙を求められたときは、印刷して出せるか提出先に確認しましょう。紙の源泉徴収票が必要なら、勤務先に書面での交付を頼めます。

Q：電子交付された源泉徴収票はコンビニで印刷できますか？

データをスマートフォンやUSBメモリに保存すれば、コンビニのマルチコピー機で印刷できる場合があります。使えるデータの形式や手順は、店舗のサービスによって異なります。印刷したら、文字や数字が欠けていないか確かめましょう。

Q：源泉徴収票の再発行は頼めますか？

勤務先に頼めます。電子交付されている場合も、従業員から請求があれば、会社は書面で交付しなければなりません。退職した会社の源泉徴収票は、前の勤務先に依頼しましょう。

Web給与明細の活用でペーパーレス化の促進を

確定申告の際に、源泉徴収票の添付は不要になりました。電子交付された源泉徴収票やコピーでも、内容を申告書に書けば確定申告ができます。転職先や年末調整に出すときは、提出先が受け付ける形式を確認し、必要なら勤務先に書面での交付を頼みましょう。

会社が電子交付するには、従業員の事前の承諾が必要です。期限までに回答がなければ承諾したものとみなす通知の方法もあります。導入をスムーズに進めるためには、電子化によるメリットなどを丁寧に説明し、従業員の理解を得ることが重要です。

Web給与明細システムの多くは、源泉徴収票の表示・出力機能を備えています。コスト削減や業務効率化を図りたい企業は、ぜひ導入を検討しましょう。複数企業の製品情報をまとめて入手できる一括資料請求もぜひ活用ください。