給与明細の必要性
給与明細の発行について法的な決まりはあるのでしょうか。まずは給与明細の必要性について、法的根拠や利用目的の一例をあげて解説します。
給与明細発行は義務
所得税法（第231条）において、給与を支払う者は必要項目を満たした支払い明細を受給者に交付することが定められています。また、給与だけではなく健康保険や厚生年金などの社会保険料や源泉徴収額についても、労働者に通知する義務があります。
従業員にとっても給与明細書は必要
給与明細書は従業員にとっても欠かせない書類です。給与の支給額や控除額の確認をするほか、収入証明書類として活用されるケースも多いでしょう。例えば、住宅のローン契約時や医療費控除申告時、失業給付の請求などにおいて必要とされます。また、万が一給与未払いが発生した場合に、会社へ未払い請求する際の証拠にもなります。
以下のページでは、給与明細発行の義務やルールについて解説しているので、ぜひご覧ください。
給与明細作成前の準備
給与明細を作成するために、まず以下の書類やデータを準備しましょう。
| 必要書類・データ | 内容 |
|---|---|
| タイムカード | 従業員の勤怠情報がわかるものであれば形式は問わない。給与計算システムと連携できる勤怠管理システムであれば、勤怠記録を自動的に給与計算に反映できる。 |
| 健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書 | 社会保険料の算出に必要となる標準報酬月額を記載した書類。日本年金機構から毎月送付される。事前に「健康保険・厚生年金保険 被保険者法相月額算定基礎届」を作成し、年金事務所へ届出る必要がある。 |
| 住民税課税決定通知書 | 前年の所得から算出された住民税の金額を通知する書類。自治体に住民税の特別徴収を届出ると送付される。 |
| 健康保険と厚生年金保険の保険料額表 | 健康保険料率または厚生年金保険料率、等級などが記載された表。健康保険料や厚生年金保険料を算出する際に役立つ。所属する保険団体によって異なるためHPなどで確認が必要。 |
| 雇用保険料率表 | 労働保険料（労災保険料・雇用保険料）のうち、雇用保険料の算出に必要。雇用保険料率は事業の種類によって異なる。毎年見直しが行われるため、最新の案内表を確認する。なお、労災保険料は会社が全額負担するため、給与明細への記載は不要。 |
| 給与所得の源泉徴収税額表 | 所得税の算出の際に必要となる。社会保険料等控除後の給与等の金額と扶養親族等の数が交わる部分の税額を参照する。 |
参考：令和６年度雇用保険料率のご案内｜厚生労働省
参考：定時決定（算定基礎届）｜日本年金機構
参考：令和６年分 源泉徴収税額表｜国税庁
給与明細の記載項目
給与明細は基本的に３つの項目から構成されています。
- ■支給項目
- 基本給に加え、残業・休日出勤手当、住宅・通勤手当など、各種手当が記載されます。支払われる給与の内訳です。
- ■控除項目
- 健康保険（介護保険）・厚生年金・雇用保険料など、給与から天引きされる社会保険料や税金（住民税・所得税など）の内訳を記載します。
- ■勤怠項目
- 出勤や欠勤日数、特別休暇や有給休暇を取得した日数のほか、実働時間などを記載します。残業時間や休日・深夜勤務時間なども必須です。給与支給額を計算するにあたって欠かせない項目です。
また上記項目以外に、総支給額（額面金額）と総控除額、差引支給額（口座振込金額）も記載します。
給与明細書の作成例
給与明細書の様式は法令で厳格に規定されておらず、企業の裁量により作成されます。下記の図はエクセルやテンプレート、専用のWeb給与明細システムから作成し出力したイメージです。手計算を行っている場合は、ダブルチェック体制を構築するなどして計算ミスや入力漏れのないようにしましょう。
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給与明細の作成手順
給与明細の作成準備が整ったら、手順を確認していきましょう。
１．勤務時間を集計
タイムカードなどの勤怠の情報から、実際の労働時間や残業時間を集計します。休日出勤した日数や深夜残業などの時間も集計します。なお、事業主は自己申告制を避け、タイムカードや勤怠管理システムで労働時間を客観的に把握することが義務付けられています。
参考：改正労働安全衛生法のポイント｜東京労働局 労働基準部 健康課
２．残業手当・各種手当を計算
集計した勤務時間から残業手当や各種手当を計算します。
- ■残業手当
- 残業手当＝１時間あたりの賃金額×割増率×残業時
※普通残業時間・深夜残業時間・休日残業時間を元に残業手当を計算する。 - ■各種手当（通勤手当や役職手当、資格手当など）
- 会社ごとに規定が異なる。なお通勤手当については、月15万円までは非課税。
３．総支給額を計算
総支給額とは、額面金額を意味し、会社から支給されるお金の総額のことです。総支給額は以下の計算式で求めます。なお、欠勤や遅刻、早退などがあった場合の総支給額は、基本給や各種手当からそれらに対応する減額分を差し引いて算出します。
総支給額=基本給＋残業手当＋各種手当
４．控除額を計算
「社会保険料」「課税支給額・課税対象額」「源泉所得税額」「住民税」の計算方法を解説します。
社会保険料
健康保険と厚生年金保険、介護保険の各金額は、基本的に「標準報酬月額×保険料率」で計算します。算出された保険料を会社と被保険者で折半します。それぞれの具体的な計算式は以下のとおりです。
- ■健康保険料
- 健康保険料＝標準報酬月額×健康保険料率÷２
※４・５・６月の給与の月平均額から算出。なお保険料率は、健康保険組合や居住地域によって異なる。 - ■厚生年金保険料
- 厚生年金保険料＝標準報酬月額×厚生年金保険料率（18.3％）÷２
※現在、厚生年金保険料率は18.3％で固定されている。 - ■介護保険料
- 介護保険料＝標準報酬月額×介護保険料率÷２
※40歳以上が対象。介護保険料率は、各都道府県や保険者によって異なるため、最新の料率を確認する。 - ■雇用保険料
- 雇用保険料＝総支給額×雇用保険料率
※業種や事業の種類に応じて異なるため、最新の料率は厚生労働省のウェブサイトで確認
参考：都道府県毎の保険料額表｜全国健康保険協会
参考：日本年金機構厚生年金保険料額表｜日本年金機構
課税支給額・課税対象額
課税支給額は、所得税などの税金が課される給与や手当の合計額を指します。一方、課税対象額は、所得税や住民税の計算にもとづいて課税される対象となる金額のことです。なお、一定金額以下の通勤手当や宿直・日直の手当などは非課税手当に該当します。
- ●課税支給額＝総支給額－非課税支給額
- ●課税対象額＝課税支給額－社会保険料
源泉所得税額
前出の課税対象額を、国税庁のHPにある給与所得の源泉徴収税額表にあてはめます。「その月の社会保険料等控除後の給与等の金額」と「扶養親族等の数」をかけあわせて算出します。
住民税
特別な計算式があるのではなく、自治体から送られてくる「住民税課税決定通知書」にかかれている金額です。もしも書類がない場合には各自治体で手続きをすれば入手できます。
５．差引支給額を計算
差引支給額は「総支給額－控除金額」で導かれます。従業員が実際に受け取る金額であり、これが一般に「手取り額」と呼ばれます。
給与明細作成を効率化する方法
給与明細の作成を効率化する方法として「テンプレート」や「Web給与明細（給与明細電子化）システム」の利用が挙げられます。特に後者は給与明細の作成に限らず、利便性の向上やペーパーレス化によるコスト削減など、さまざまな効果が期待できます。以下で詳しく解説します。
給与明細のテンプレートを使用
エクセルなどのテンプレートを利用すれば、給与計算や給与明細作成が可能です。導入コストはかかりませんが、人的ミスが生じる可能性や給与明細を印刷して手渡しする必要があります。現在では、デジタル化の進展に伴い、多くの企業がWeb給与明細システムの導入を検討しています。
Web給与明細システムの導入
Web給与明細システムは、発行された給与明細を電子データ化してメールやWebブラウザ経由で従業員に配布するシステムです。さまざまなタイプがあり、給与計算から給与明細の作成まで対応している場合もあります。給与計算ソフトと連携すれば計算ミスや入力ミスも防げます。さらに給与明細の自由なレイアウトに対応しているほか、印刷・封入・配布などのコスト削減も可能です。
以下の記事では、最新のおすすめWeb給与明細システムを、タイプ別に比較紹介しています。あわせてご覧ください。
厳選！Web給与明細システム人気TOP３
実際に、どのようなシステムがあるのか見てみましょう。ここでは、ITトレンド上半期ランキング2024「Web給与明細システム」より、人気TOP３の製品を紹介します。
ポケット給与
- 給与明細をスマホ・PC・タブレットで、いつでもどこでも閲覧可能
- 年末調整・マイナンバー収集・オリジナル帳票など幅広く電子化！
- 充実した機能と分かりやすい操作性で業務をサポート
株式会社ICSソリューションズが提供する「ポケット給与」は、オリジナルの給与・賞与明細フォームでの運用が可能です。データ作成や帳票修正などの設定・操作に関する手厚いサポートも魅力です。
●価格：初期費用見積、月額30円～/人
S-PAYCIAL with 電子給与明細
- シンプルな画面構成で、マニュアルいらずの簡単操作！
- PC、スマホ、タブレットからいつでもどこでも明細閲覧が可能！
- 自社データセンターを使用し、高セキュリティで低価格を実現。
鈴与シンワート株式会社が提供している「S-PAYCIAL with 電子給与明細」は、賞与明細書や源泉徴収票、支払調書にも対応可能なWeb給与明細システムです。自由なフォーマットで帳票を作成できます。
●価格：初期費用50,000円、月額30円/人
SmartHR
- Excelや給与計算ソフトのCSVデータを活用し給与明細配布
- 給与明細配布前に内容確認可能
- 貴社独自の給与明細項目も追加可能
株式会社SmartHRが提供している「SmartHR」は、Web給与明細機能を搭載したクラウド型人事労務システムです。Excel や給与計算ソフトから出力したCSVファイルをシステムに取り込んだら、ワンクリックで配布できます。
●価格：別途問い合わせ
なお、以下のボタンから、最新のランキング情報を確認できます。人気製品の傾向を把握したい方や、どのような製品があるのかをチェックしたい方は、ぜひご参照ください。
まとめ
給与明細の作成自体難しいものではありませんが、手間と時間を要します。Web給与明細システムであれば、給与明細の作成から配布までを効率化し、ミスの防止やコスト削減効果も得られます。
この機会に、Web給与明細システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。以下のボタンから各社製品の資料請求ができるので、興味のある方はぜひご活用ください。
