給与明細の発行は義務なのか？出さない理由と発行ルールを徹底解説！

法律によって違う！給与明細発行義務の有無

給与明細の発行が義務化されているかどうかは、法律によって異なります。まずは、その点について詳しく見ていきましょう。

「労働基準法」からみる給与明細発行の義務は？

雇用者が労働者を雇う際の決まりごとを定めた労働基準法においては、給与明細発行の義務は明文化されていません。労働基準法といえば労働者の残業や休日、給与、休憩時間などについて定められている法律ですが、給与明細の発行までは義務付けられていないようです。

しかし、労働基準法に関する行政通達においては、給与を口座振込で支給する場合は「賃金の支払いに関する計算書を交付すること」と定められています。給与の支払いを口座振込で行っている会社も多いかと思われるため、この点には留意する必要があるでしょう。

「所得税法」からみる給与明細発行の義務は？

一方、所得税法においては給与明細発行が明確に義務付けられています。所得税法231条に「金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。」と記載されているため、給与の支払者は従業員に給与明細を発行しなければなりません。

【結論】給与明細の発行は義務

上記を踏まえると、計算書の発行は義務化されているため、会社側としては給与明細という形でまとめて発行した方が都合がよいでしょう。すなわち、給与明細の発行は義務であると結論づけることができます。

給与明細の義務に関するQ&A

ここでは、実際に給与明細を発行する際に義務付けられていることについて、Q&A方式で解説します。給与明細の発行について理解を深めていきましょう。

Q.所得税や有給は記載が義務づけられているのか

A.前述した労働基準法における行政通達では、下記のような事項を記載するよう定められています。（H10.9.10基発第530号）

• １．基本給、手当その他賃金の種類ごとにその金額
• ２．源泉徴収税額、労働者が負担すべき社会保険料額等賃金から控除した金額
• ３．口座振込み等を行った金額

これによると、源泉徴収した所得税額に関しては記載の義務があるものの、有給については記載義務はないように思えます。しかし、有給の取得日数や残日数は給与計算の根拠ともなりえるため、明示して通知するにこしたことはありません。

すなわち、有給に関しては「義務化はされていないものの通知した方がベターである」と言えるでしょう。

Q.給与明細はいつまでに渡すべきなのか

A.給与明細の配布日については厳密に規程されていませんが、給与が支給される前に配布するのが通例とされています。給与明細は、「このような計算方法に基づいて該当額を支給している」という根拠にもなるため、給与が支給された後に配布するのは合理的と言えないのではないでしょうか。

Q.給与明細は保管が義務づけられているのか

A.給与明細自体に保管義務はありませんが、給与計算にまつわる情報が記載されている下記のような書類は保管義務が定められています。

３年の保管義務が定められているもの

●労働者名簿

●賃金台帳

●出勤簿

７年の保管義務が定められているもの

●給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

●給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

●源泉徴収簿

以上は会社側のケースになりますが、従業員側の場合はどうなるのでしょうか。従業員側にも給与明細の保管義務が明確に定められているわけではありませんが、後々のことを考えると保管しておくにこしたことはありません。

たとえば、確定申告を行う際や失業保険を申請する際に本書類の代わりに提出できる可能性があります。「書類を失くしてしまった」というケースのほか、「会社が倒産して発行されるべき書類が発行されない」ということもあるかもしれないため、給与明細はなるべく失くさないよう保管しておきましょう。

そのほか、業務委託先への給与明細の発行の義務はあるのかといった疑問についてまとめた記事もありますので、気になる方は参考にしてください。

【業務短縮化】給与明細は電子化も可能

近年、給与明細を電子化してWeb上で配布する企業もあります。ここでは、給与明細のペーパーレス化・電子化についてご紹介します。

給与明細のペーパーレスは法律上問題ないのか

おおよその法律では給与明細のペーパーレス化が問題になることはありませんが、所得税法のみ注意が必要です。所得税法では、「交付を受ける従業員が承諾すれば明細の電子化は可能なものの、書面での交付請求があれば応じなければならない」とされています。

ペーパーレスにする際にしなければならない事

上記を踏まえ、給与明細を電子化する際には、事前に全従業員の承諾を得ること。そして、紙の明細書をいつでもプリントアウトできるようにしておくことが求められます。

システムによってはログインを行う際に同意を取り付けるようなものもありますが、従業員数が少ない場合は同意書を取得する形でもよいでしょう。なお、プリントアウトの可否はPDFダウンロード機能があれば解決できるでしょう。

ペーパーレスにするメリット・デメリット

給与明細をペーパーレス化するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。

• ●印刷にまつわる負担の軽減
• ●消耗品のコスト削減
• ●紛失リスクの低減、再発行の手間削減
• ●保管が容易

給与明細を電子化すれば、紙媒体に関する印刷・発送の手間だけでなく再発行が不要になるなどのメリットがあります。導入企業からは、消耗品のコスト減のほか、配布担当者の管理リスクや工数削減による業務効率化が達成できたという声も多く聞かれます。

対して、給与明細を電子化するデメリットとしては、下記のようなものが考えられます。

• ●システム費用がかかる
• ●情報漏えいリスクがある
• ●同意を得られない場合は手間が増す

システム導入の最初のハードルとして、システム費用が挙げられます。しかし、一般的に業務効率化が可能になることや、印刷・発送の費用が減るなど費用面のメリットもあるため、利便性と比較して検討するべきでしょう。情報漏えいリスクはシステムのセキュリティをしっかり確認する、同意を得られない場合は適切な説明をするなどにより、解決をしていきましょう。

費用対効果を高めるカギはシステム比較

電子化のデメリットをカバーし、メリットを最大限に活用するには、自社に適したシステムを選定することが欠かせません。ITトレンドでは多彩な給与明細電子化システムを取り扱っています。以下の記事では、機能面・コスト面・セキュリティ・サポート体制など各社製品を比較紹介しているので、こちらの記事も参考にしてください。

【ITトレンド調査】給与明細電子化システムを導入した企業レビュー

ここでは、実際の利用者からITトレンドが独自に収集したレビューをもとに、給与明細電子化システム導入後に感じやすいメリットとデメリットを紹介します。利用者の生の声は、導入を検討する際の大きな判断材料になります。導入後のイメージが持ちやすくなるようにまとめたので、ぜひチェックしてみてください。

帳票管理が効率化され印刷の手間削減

導入前は自社で帳票を作成・配布していたものの、給与明細電子化システムの導入により印刷の手間がなくなり、一括での明細管理が可能となりました。さらに、従業員全体への「お知らせ」機能を通じて連絡事項を共有できる点も有用と評価されています。

期間集計や可視化機能の強化を希望

給与の年間支給額や控除額を自動集計し、指定期間ごとの手取りと額面をグラフで可視化できる機能を望む声が挙がっています。収入や税額を直感的に把握できることで、従業員にとって利便性がさらに高まるとの声が寄せられています。

給与明細の電子化により、効率の良い発行を

給与明細の発行は一般的に全従業員に対して実施する必要があり、毎月発生します。システムを入れることで業務効率化やペーパーレス化、再発行手続きの削減など大きなメリットが得られます。

自社の状況をしっかりと確認し、可能であれば業務を効率化するシステムを取り入れてみるのもおすすめです。まずは以下のボタンより資料請求を行い、製品の比較をしてみましょう。