給与明細再発行や保管の義務はない
所得税法において、給与を支払う者は給与の支払を受ける者に支払明細書を交付しなくてはならないと定められており、会社には従業員へ給与明細書を発行する義務があります。ただし、給与明細発行は義務ですが、保管義務はありません。
給与明細の再発行については、法律で義務づけられていないため、対応は会社個々の判断に委ねられています。
そして、給与計算に必要な勤務データなどは保管義務があるため、一定期間内であれば給与明細の再発行は可能です。最近は「人事・給与部門はサービス部門であり、お客様となる従業員の要求には最大限に対応する」という姿勢を打ち出す企業も多く、再発行に応じるケースが多いようです。
給与明細再発行は義務ではないものの、実際には対応が求められるでしょう。従業員からの問い合わせ対応や保管の手間を考えると、従業員自身で明細書を閲覧でき、紛失も防止できる「Web給与明細（給与明細電子化）システム」の導入がおすすめです。
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従業員が再発行を必要とするケース
給与明細書の再発行が必要になる場面について解説します。従業員が給与明細再発行を依頼する背景を知り、ケースごとに適切な対応を心がけましょう。
捨ててしまったりなくしたりした
従業員自身の給与明細管理が不適切だったことで、給与明細書を紛失したケースです。再発行を断る会社もありますし、可能な限り対応する会社もあります。ただ、勤務データの保存期間は定められているため、それを越えて再発行する必要はないでしょう。
複数必要になった
住宅ローンや医療費控除などの証明書として給与明細の添付が求められるため、複数必要になることがあります。原本が必要かどうかを確認し、再発行に応じましょう。
退職者からの要求
雇用保険や再就職手当の支給を受けるために、給与明細が必要になるケースです。退職者だからといって再発行を拒否する理由にはなりません。しかし、退職証明書や離職票、源泉徴収票で代用できる場合もあるため、再発行の前に一度確認するとよいでしょう。
家族からの相談
よくあるのが離婚を考えている妻（夫）が夫（妻）の給与明細を見たいと要求するケースです。しかし、雇用契約は会社と本人の間で取り交わすものであり、家族や弁護士が代行するのは例外措置です。基本お断りし、重大な事情がある場合は法務コンサルタントに相談しましょう。
勤務データの保管期間
給与明細の保管義務はなくても、勤務データの保管は会社の義務です。
給与明細の再発行には、該当する月の勤務データを利用します。勤務データさえあれば、給与明細の再発行は物理的に可能です。労働時間の記録に関する書類（タイムカードや勤務記録表など）の保存義務は、労働基準法で５年とされています。
明細データのみならず、関連する労働者名簿、賃金台帳および解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類も、５年間は保存しなければなりません。
参考 : 労働基準法 | e-Gov法令検索
従業員が給与明細を保管する必要性
会社側ばかりではなく、従業員側も給与明細の管理や保管には気をつけなければいけません。給与明細保管が必要な理由として、以下３つが挙げられます。
- 年金保険料確認に必要
- 給与明細の項目に厚生年金保険料がありますが、会社側が金額を間違えて申告している危険性があります。給与明細を保管しておくことで、間違いを正せます。
- 確定申告に必要
- 多くが源泉徴収票で対応できますが、給与明細が必要になることもあります。
- 不測の事態のために必要
- 離職票を発行してもらうこともなく会社が災害等で倒産してしまい、失業給付の申請をできない場合が考えられます。離婚調停などで、証拠書類として給与明細の提出が求められることもあります。
給与明細は最低でも２年間の保存が望ましいでしょう。特に決まりがあるわけではないものの、未払い賃金の請求権や雇用保険申請の時効が２年と定められているためです。
すでに会社で給与明細電子化が進んでおり、PDFなどで給与明細を保管できる場合は問題ありませんが、未対応の場合はファイリングやエクセル管理するなど保管方法にも工夫が必要です。紛失しないように気をつけましょう。
給与明細の再発行で生じる不利益と対策
イレギュラーに発生する再発行の問い合わせ対応や、過去の勤務データ確認に追われ、通常業務に影響を与える可能性があります。
紛失による再発行を生じさせないために従業員に注意を促すほか、勤務データ探索を効率化するために月別や従業員別などでファイリングするなどの対策も検討しましょう。また、給与明細の電子化でも解決が見込めるため、給与明細電子化システム導入を検討するのも一つの方法です。給与明細電子化システムについては、次項で詳しく解説します。
Web給与明細（給与明細電子化）システムで負担削減
Web給与明細（給与明細電子化）システムとは、従業員へ紙で発行していた給与明細を電子化し、インターネット経由で配信するシステムです。PDFやWebなどで給与明細を確認できます。
従業員はスマホやタブレットなどから、いつでも給与明細を閲覧可能です。過去の給与明細も確認できます。給与明細を紛失する心配もないため、会社に再発行を依頼する必要もなくなります。
会社側も再発行の問い合わせ対応から解放されるだけでなく、ペーパーレス化によるコスト削減、業務効率化などのメリットを得られるでしょう。勤怠管理システムや給与システムと併用すれば、計算ミス削減や広範囲での業務負担削減が期待できます。
以下の記事では、おすすめのWeb給与明細（給与明細電子化）システムを紹介しています。選定ポイントも詳しく解説しているので、システム導入に興味のある方はぜひ一読ください。
給与明細の再発行はWeb給与明細システム導入で解決！
給与明細再発行の手間削減には、Web給与明細（給与明細電子化）システムが有効です。
給与明細を電子化することで、利便性が向上し、従業員の満足度や会社への信頼を高めることにつながります。ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率化などのメリットも享受できるでしょう。
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