給与明細の電子化とは
給与明細の電子化とは、紙で配布していた給与明細を電子メールやPDF、クラウドなどの電子データに変換して交付することです。給与明細を電子化すると、給与明細の印刷や封入、配布や郵送といった作業工程を大幅に短縮できるため業務効率が向上します。また、書類の作成にかかっていた人的コストや印刷コストの削減も可能です。
給与明細の電子交付方法
国税庁のホームページでは、以下３つの方法で 給与明細の電子交付を認めています。
- １．電子メールを利用する方法
- ２．社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧する方法
- ３．フロッピーディスク、MO、CD－ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法
一般的には、電子メールで送付する方法とクラウド上で閲覧させる方法が広く利用されています。
給与明細電子化の法的要件
給与明細の電子化を進める際は、労働基準法にもとづく要件法的要件を満たすよう社内規程や運用フローを整備する必要があります。
- ■従業員の同意
- 電子交付の条件として、従業員からの同意取得が必要。同意は口頭によるものではなく、証拠として残さなくてはならないため、同意書を作成する。同意が得られない場合は紙で交付する義務がある。
- ■印刷の可能性
- 従業員が給与明細の内容をいつでも確認し、必要に応じて紙に印刷できる環境を整備すること。
- ■記録の保存
- 電子データとして長期保存（給与明細や賃金台帳の電子データ保存期間は原則５年間）できること。
同意書の作成手順や提示すべき内容などについては、以下の記事で詳しく紹介しています。あわせて参考にしてください。
【管理者視点】給与明細電子化のメリット
給与明細の電子化には、管理者と従業員それぞれにメリットがあります。まずは管理者視点でのメリットを見ていきましょう。
コスト削減
給与明細を電子化すると、専用紙や封筒代、印刷費、郵送費などの物理的なコストやこれらの作業にかかわる人件費もあわせて削減できます。さらに給与や賞与だけでなく、源泉徴収票や支払調書、社会保険改定通知書などさまざまな帳票も電子化すれば、大きな削減効果が期待できるでしょう。実際に給与明細を電子化したことで、これらのコストがほぼ０に近いレベルで圧縮されたという事例もあります。
参考：導入事例：給与明細電子化 S-PAYCIALwith電子給与明細（オリジン東秀株式会社様）｜ITトレンド
誤配付などのミスを防止
給与明細を配布する場合、印刷ミスや配付漏れ、誤配付、遅延などのヒューマンエラーも起こりがちです。システムで給与明細を電子化すれば、設定した日付や時間に自動で明細を配信するため、配付の遅延も回避できます。さらに給与明細の配付前に、複数の承認者が確認するワークフロー機能を搭載している製品もあり、誤配付や誤記載も未然に防げます。
給与業務担当者の作業負担軽減
給与明細の配布にかかわる作業には、印刷・仕訳・封入・配送と複数の工程を要し、３～４日かかるケースもあります。この工程にシステムを導入すればわずか数分で作業が完了します。給与計算後のデータをCSVで出力し、システムに取り込むだけなので、担当者の業務負担もかかりません。さらに電子化によって生じた余剰リソースを別の付加価値の高い業務に充てられるのもメリットです。
紛失リスクの軽減
給与明細を電子化すれば、クラウドや安全性の高いサーバにデジタル保存されるため、紙の明細書と異なり紛失のリスクはありません。データは定期的にバックアップされるため、サーバの障害やデータの破損が発生しても復元できます。また、アクセスログや認証を用いてセキュアな環境下でデータが保存されるため、不正アクセスや情報漏えいも防げます。
【従業員視点】給与明細電子化のメリット
従業員にとっても、給与明細を電子化することで以下のメリットが得られます。
- ●スマホやタブレットなどモバイル端末からいつでもどこでも確認できる
- ●過去の給与明細も閲覧できる
- ●保管の手間や紛失のリスクを低減できる
- ●賞与明細や源泉徴収票などの各種明細もWeb上で確認できる
- ●システムで印刷した源泉徴収票は確定申告にも利用できる
企業側・従業員側双方の視点から見て、さまざまなメリットが得られる給与明細電子化システム（Web給与明細システム）は、以下のボタンから一括資料請求（無料）が可能です。さっそく製品資料を取り寄せ、各社製品を比較してみましょう。
給与明細電子化のデメリット
給与明細の電子化には、導入前に知っておくべき注意点もあります。詳しく見ていきましょう。
セキュリティリスクがある
給与明細の電子化には、不正アクセスや情報漏えいのリスクが伴います。個人情報を扱うため、システムの脆弱性対策や厳格なパスワード管理、ウイルス対策が不可欠です。さらに、入力ミスやメール誤送信防止のためのチェック体制を整備し、従業員にも定期的なパスワード変更を推奨しましょう。
非デジタルネイティブにとっては閲覧しづらい
高齢者やITに不慣れな従業員にとって、給与明細の電子化は操作が難しく感じられる場合があります。システムの利用方法がわかりにくいと、閲覧や印刷がスムーズに行えないでしょう。誰でも簡単に使いこなせるよう、シンプルなインターフェースやわかりやすい操作フローを備えたシステム設計が求められます。
給与明細を電子化する手順
給与明細を電子化する手順は以下のとおりです。
- １．電子化する範囲を決める
- 給与明細以外に賞与明細や源泉徴収票など対象となる帳票や電子化の範囲を決定します。
- ２．電子化した給与明細の配布方法を決める
- メール配信や、Webサイトなどのクラウド上での閲覧によるものなど、配布方法はシステムによりさまざまです。自社の担当者の業務負担と従業員のスマホ所持の割合などを考慮し、条件にあったものを選びましょう。
- ３．従業員の同意を得る
- 給与明細における従業員の同意は所得税法で定められています。給与明細を電子化するメリットを説明し、従業員の不安を解消できるよう事前に説明会を開催するのがおすすめです。万が一同意が得られない場合は、従来どおり紙での配布が求められます。
- ４．適切な給与明細電子化システムを選定する
- 給与明細システムには、既存の給与計算ソフトと連携して利用するタイプ、給与計算＋明細電子化一体タイプ、人事・労務まで管理できるタイプがあります。既存の給与計算ソフトを引き続き活用するか、リプレースするかを軸に最適なタイプを見定め、連携性や機能性などを比較してみましょう。
一部の製品では給与計算システムと明細電子化システムの機能が一体化しているタイプもありますが、一般的には既存の給与計算システムから給与データを取り込む必要があります。CSVインポートやAPI連携によって取り込む形式が多く、システム間の相性が悪いとデータ整形に手間がかかりミスの原因となることもあります。無料プランや無料トライアルサービスなどを利用して、事前に相性を確認しておくと安心でしょう。
以下の記事では、給与明細を電子化するうえでの注意点について詳しく解説しています。
給与明細の電子化にはシステム導入がおすすめ
給与明細を電子化するなら、給与明細電子化システム（Web給与明細システム）を導入するのがおすすめです。給与明細電子化システムには、以下の機能が搭載されており、印刷・封入・郵送などの手間やコストを削減します。
| 基本機能 | 内容 |
|---|---|
| メール配信 | 給与明細データを従業員へ自動配信する |
| Web閲覧 | Webブラウザで閲覧可能な専用ページへ従業員がアクセスし、給与明細閲覧・ダウンロードが行える |
| スケジュール設定 | Web公開日の設定やメール配信予約ができる |
| 外部システム連携 | 給与計算ソフトウェアや勤怠管理システム、チャットツールなどと連携できる |
| 配布手段選択 | Webページ上での閲覧・PDFの受信など、従業員が希望する配布手段を選べる |
なお、以下の記事では給与明細の電子化に最適なシステムを比較しています。人気ランキングも紹介しているので、あわせてご覧ください。
人気の給与明細電子化システム
ここでは、実際にどのような給与明細電子化システムがあるかを見ていきましょう。ITトレンド上半期ランキング2024「Web給与明細（給与明細電子化）システム」部門で、資料請求数が多かった上位３製品を紹介します。
ポケット給与
- 給与明細をスマホ・PC・タブレットで、いつでもどこでも閲覧可能
- 年末調整・マイナンバー収集・オリジナル帳票など幅広く電子化！
- 充実した機能と分かりやすい操作性で業務をサポート
ITトレンド上半期ランキング2024Web給与明細（給与明細電子化）システム１位
株式会社ICSソリューションズが提供する「ポケット給与」は、従業員の希望にあわせて給与明細の受け取り方法を12種類から個別設定できるのが特徴です。給与明細のほか、賞与や源泉徴収票にも対応しています。さらに、社会保険料変更通知書や昇給通知書、請求書などのオリジナルフォームも用意されています。
●参考価格：初期費用見積り、月額30円～/ユーザー ※ユーザー数・帳票数・配信数・オプションサービスにより変動
S-PAYCIAL with 電子給与明細
- シンプルな画面構成で、マニュアルいらずの簡単操作！
- PC、スマホ、タブレットからいつでもどこでも明細閲覧が可能！
- 自社データセンターを使用し、高セキュリティで低価格を実現。
ITトレンド上半期ランキング2024Web給与明細（給与明細電子化）システム２位
「S-PAYCIAL with 電子給与明細」は、鈴与シンワート株式会社が提供するWeb給与明細システムです。給与明細書のほかに賞与明細書や源泉徴収票、支払調書にも対応しています。また、社会保険改定通知書やアンケート機能など、業務効率化に役立つオプション機能が充実しているのも特徴です。
●参考価格：初期構築費用50,000円、月額30円/帳票 ※最低利用料金1,500円
SmartHR
- Excelや給与計算ソフトのCSVデータを活用し給与明細配布
- 給与明細配布前に内容確認可能
- 貴社独自の給与明細項目も追加可能
ITトレンド上半期ランキング2024Web給与明細システム（給与明細電子化）３位
ITトレンド認定Good Productも受賞した、株式会社SmartHR提供の「SmartHR」は、Web給与明細機能を搭載したクラウド型の人事労務管理ソフトです。給与明細の電子化だけでなく、人事データも一括管理したい企業におすすめです。また、給与データのCSVインポート後に確認フローを挟み、従業員へ通知を送る前に内容をチェックできるためミス防止にも効果的でしょう。
●参考価格：別途お問い合わせ
以下のボタンから、最新のランキング情報を確認できます。問い合わせが多い人気製品を紹介しているので、傾向の把握や比較検討にもお役立てください。
電子化した給与明細の印刷は可能か
電子化された給与明細は、システム上でPDF形式として保存・閲覧が可能であり、必要に応じて容易に印刷できます。多くのシステムでは、明細画面に印刷ボタンを設置しているため、紙の明細が必要な場合でもスムーズに対応できます。労働基準法を満たすためにも、このような印刷機能が備わっているシステムを選択するとよいでしょう。
まとめ
給与明細を電子化すると、ペーパーレス化や作業効率の向上、コスト削減など多くのメリットがあります。給与明細電子化システムの導入を検討している場合は、既存の給与計算システムとの相性やセキュリティなどに配慮しながら、製品を選定しましょう。
まずは気になる製品の資料請求をし、製品について詳しく知ってから比較検討することがおすすめです。以下のボタンから、おすすめの給与明細電子化システムを一括資料請求（無料）できるため、ぜひご利用ください。
