採用管理とは
採用管理とは、採用活動に関するあらゆる業務を計画・実行・評価するための管理業務を指します。英語では「recruitment management」や「hiring management」と表現され、求人媒体の運用から選考、効果分析まで幅広いプロセスが対象です。
採用活動を効率化するための計画
採用活動には多くのプロセスが存在します。自社が理想とする人材を確保するためには、どのステップも手抜かりは許されません。綿密な計画を立て、進捗状況を適切に管理しなければなりません。その計画・管理活動が採用管理です。長期的な組織戦略に基づいて計画を立案し、適切な採用基準を設け、選考を行います。場合によっては、内定後の人材配置や部署間での調節などを採用管理業務に含めることもあります。
採用管理の課題
採用管理業務には、人手や情報管理の面で多くの課題が潜んでいます。代表的な例を見てみましょう。
求人媒体の管理
まず、候補者を集めなければ採用プロセスを始められません。ところが、十分な人材を集めるにはさまざまな求人媒体を利用する必要があり、その管理は大変です。
選考プロセスの管理
選考プロセスでは候補者と適切に接点を確保する必要があります。プロセスの進捗状況を正しく把握し、面接の日程調整などを行わなければなりません。候補者が多ければ多いほど、この業務は大変になります。
社内での情報共有
人材の採用にかかわるのは採用部門だけではありません。入社した人材が適切に働けるよう、部門の垣根を超えて情報を共有することが大切です。
効果分析
採用活動は一度きりで終わりではありません。効果分析を行い、そこから得られた知見を次につなげることが大切です。このプロセスも、多くのデータを取り扱わなければならず、多大な労力を必要とします。
採用管理を効率化する方法
上述したように、採用管理にはさまざまな壁が存在します。これらの障壁を取り除き、効率的に管理を行うにはどうすれば良いのでしょうか。
Excelを活用する
Excelの最大のメリットは費用が発生しないことでしょう。大抵の人はビジネスでOfficeソフトを使っているでしょうから、新しく何かを導入・学習することなく利用できます。 採用管理表などを作成し、それを社内で共有しましょう。Excelはオンラインでも使用できるため、リアルタイムに確認・編集可能な状態にして共有すると便利です。候補者の情報や採用プロセスの進捗状況などを分かりやすく表にまとめましょう。
採用管理システムを導入する
採用管理システムとは、その名のとおり採用管理に特化したITシステムです。採用活動に必要なさまざまな情報を一元管理できます。 単に情報を一元化するだけなら、Excelでも可能かもしれません。しかし、そのためにはシートを作りこむ必要があります。また、シートの容量が大きくなると開くのに時間がかかったり、ファイルが破損したりといったトラブルも生じるでしょう。 一方、採用管理システムは採用管理のために作られたものであり、最初から便利な機能が備わっています。自社でゼロから行わなければならない作業が、Excelの場合に比べて圧倒的に少ないのです。採用活動に要する時間や労力が減り、結果的に質の良い業務を遂行できるようになります。
採用管理システムのメリット
採用管理システムを導入すると、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。実際には、業務ミスの防止や時間短縮など、現場の負担を軽減する効果に期待する企業が多く見られます。
業務のモレ・人材のミスマッチを減らせる
採用活動では、求職者と適切に接点を持つ必要があります。ところが、採用プロセスの進捗状況などによって連絡をとるタイミングが異なり、管理が大変です。結果的に連絡漏れなどが発生し、貴重な候補者を逃すことになりかねません。また、せっかく候補者を採用しても、自社の業務とマッチしないことがあります。入念に選考を進めても、判断するのが人間である以上、判断ミスのリスクは常につきまといます。
そこで採用管理システムの出番です。採用管理システムには自動的に求職者へメールを配信する機能やタスク管理機能が備わっています。選考プロセスの各段階で必要な作業を人間の代わりに行ってくれるため、漏れの心配はありません。また、適合検査などの結果に基づいて、自社に適切な人物像を教えてくれる機能もあります。システムによる客観的な判断を取り入れることで、自社と人材のミスマッチを減らせるでしょう。
選考にかかる時間を減らせる
候補者の情報を集めるのに、従来は紙の書類やメールが主に利用されていました。しかし、これは送受信に多くの手間がかかり非効率的です。一方、採用管理システムを活用すれば、候補者にシステムへアクセスしてもらい、そこで本人に情報を登録してもらえます。こちらはシステムへの案内さえすればよく、インターネットを通じて簡単に登録してもらえるため、双方にとって手間が少なく済みます。
また、求人ページの作成支援機能を備えた採用管理システムもあります。応募フォームの設置やレイアウトの調整も簡単なため、少ない手間で魅力的な求人ページを作成可能です。採用担当者の負担が減るほか、Web応募を円滑化することで応募者の数も増やせて一石二鳥と言えるでしょう。
採用管理システムを活用して効率的に選考を進めよう！
採用業務には、求人媒体の運用、候補者情報の管理、社内連携、効果分析など多くの工程が含まれ、手間も時間もかかります。
こうした煩雑な業務を効率化し、質の高い採用活動を実現するうえで有効なのが、採用管理システムです。英語では「ATS（Applicant Tracking System）」とも呼ばれ、応募者情報の一元管理や面接調整、メールの自動送信など、多様な機能を備えています。
導入によって採用のスピードと精度が向上し、自社にマッチした人材の確保につながります。自社の採用プロセスに合ったシステムを選び、採用活動を成功に導きましょう。
