そもそも勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻や残業時間、有給休暇の取得状況などの勤怠情報を把握し、法令や就業規則に則った働き方ができているかを管理することです。
- 【管理すべき勤怠情報】
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- ・出勤時間、退勤時間
- ・実働時間
- ・時間外労働時間とその区分（法定内残業・法定外残業）
- ・深夜労働時間
- ・休日の労働時間とその区分（法定内・法定外）
- ・出勤日数、欠勤日数
- ・有給休暇の取得日数と残りの日数
参考：「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について｜厚生労働省
これらの情報を、給与計算や人事評価に反映します。管理者は従業員の勤怠情報を正確に把握して、過重労働を抑止しなければなりません。また、適切な人材配置を行えば、従業員の労働生産性の向上も可能でしょう。
勤怠管理の目的
企業は従業員一人ひとりの始業・終業時刻や時間外労働、有給休暇の取得状況などの勤怠情報を正確に把握しなくてはなりません。勤怠管理の目的は以下のとおりです。
- 【勤怠管理の目的】
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- ・正確な勤怠情報を把握するため
- ・正確な賃金支払いを行うため
- ・長時間労働を防止し、健康管理を行うため
- ・年次有給休暇、振替休暇の付与や取得状況などを正確に管理するため
- ・コンプライアンス（法令）を遵守するため
勤怠管理の必要性
勤怠管理が求められている背景には、働き方改革への対応があります。働き方改革関連法では、労働基準法（労基法）や労働安全衛生法などが見直されました。特に労働基準法は高い頻度で改正されていて、厚生労働省は超過労働時間の削減を進めています。これに対応していくために適切な勤怠管理が不可欠です。ここでは、勤怠管理に関連する法令をわかりやすく紹介します。
参考： 労働基準法｜e-GOV法令検索
参考：「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について｜厚生労働省
36（サブロク）協定の締結
労働基準法36条にもとづく労使協定で、一般に「サブロク」協定と呼ばれています。法定労働時間である１日８時間、週40時間を超える労働を命じる場合、会社と従業員の間で、書面による協定を結ぶ必要があります。また、その協定書面を労働基準監督署に提出することも義務付けられているのです。
こういった協定の締結や書類提出をしない状態では、従業員に時間外労働を命じることはできません。労働基準法違反とみなされ、経営者や管理者は、６か月以下の懲役または30万円以下の罰金となります。特に、繰り返し違法な長時間労働を行っている大企業の場合は、企業名を公表されてしまうので注意しましょう。
参考：３６協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省
残業時間の上限規制
先ほど紹介した36協定を締結すれば従業員に時間外労働をさせることは可能で、原則１か月45時間、１年間だと360時間としています。しかし、特別条項付き36協定を締結すると年６回までなら、限度時間を超えた時間外労働が認められ延長時間に上限がないというのが問題となっていたのです。
そこで、働き方改革関連法で、時間外労働時間の上限規制が設けられました。年間720時間、１か月100時間以上もしくは２～６か月での月平均80時間超となる、時間外労働および休日労働をさせることはできません。これは、大企業で2019年４月から施行、中小企業では2020年４月から施行されています。年次有給休暇の取得義務化
働き方改革関連法では有給休暇についてもルールを設けています。年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、５日以上有給休暇を取得させることが義務化されました。有給休暇の取得は強制であるため、年次有給休暇を取らない労働者がいた場合は企業に罰則が与えられます。一般企業だけでなく、コンビニエンスストアやファミリーレストランのような、有給の存在があまり認知されていなかった現場でも有給管理が非常に重要になっています。
管理監督者の勤怠管理も義務化
働き方改革による従業員の労働時間低減に伴い、管理監督者の負担が増えることを懸念して労働安全衛生法も同時に改正されました。これにより、管理監督者の勤怠管理も義務化されたのです。管理監督者は法定労働時間や休日労働などの規定は適用されないので、長時間労働が見逃されやすい問題点がありました。
以下の記事では、管理監督者の定義や適用される規定などを詳しく解説しているのでぜひご覧ください。
効率的かつ正確な勤怠管理の方法
正確な労働時間を把握するには、どのように勤怠管理をすればよいのでしょうか。
厚生労働省のガイドラインに従う
厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というガイドラインを策定しています。そのガイドラインによると、原則として以下のいずれかの方法で勤怠管理を行うことが定められています。
- ・使用者が、自ら現認することで確認し記録する
- ・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録を確認する
ただし、自己申告制で勤怠管理を行わざるを得ない状況であれば、企業は以下の措置を講じる必要があります。
- ■自己申告制によって勤怠管理を行う場合
- ・自己申告制を導入する前に、対象の従業員に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うよう十分な説明を行う
- ・自己申告により把握した労働時間が、実際の労働時間と合致しているか、必要に応じて実態調査を実施する
- ・従業員の労働時間の適正な申告を阻害する目的で、時間外労働時間を制限しない
参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理には打刻の不正や計算ミス、自己申告制による不正など、さまざまな課題や問題点が潜んでいます。そこで、このような課題を解決するために企業で導入されているのが「勤怠管理・就業管理システム」です。
勤怠管理システムを使えば、従業員はPCやスマホ、ICカードなどを使って簡単に打刻できます。１クリックで打刻できるものが大半で、スマホアプリに対応していればどこからでも利用可能です。位置情報を記録したり、指紋など生体認証によって本人確認をしたり、不正を防ぐ機能も搭載されています。
また、従業員一人ひとりの出退勤時間や休憩時間、残業時間、有給取得日数などはシステム上で自動集計されるので、管理者の手間やミスがなくなるでしょう。長時間労働や有給の未取得の危険性があればアラートが表示され、未然に防げるので労務管理も容易です。
そのほか、集計した勤怠データを給与計算システムに転送し、雇用契約に沿って給与を自動計算してくれる製品もあります。さらに、作業工数を管理して、繁忙期などを考慮した最適な人材配置を提案するシフト管理機能を備えたシステムもあります。
以下の記事では、2021年度版の人気勤怠管理システムを比較して紹介しています。製品情報はもちろん、口コミや評判、無料トライアルもあるのでぜひご覧ください。
勤怠管理システムの導入で従業員満足度を向上
今回は企業に求められる社会的責任や法令順守などから、勤怠管理の必要性を説明しました。いずれも企業の対外的な評価の視点でしたが、重要なのは社内の従業員からの評価にも目を向けることです。サービス残業や過重労働は、従業員満足度を著しく低下させます。
労働時間を含めた従業員の労働環境は、勤怠管理システムを導入することで、改善が期待できます。勤怠管理システムなら、労働基準法の法改正などにも対応するため、勤怠管理における課題を解決が可能です。勤怠管理システムを使って、正確で透明性の高い勤怠管理を目指しましょう。
