受付システムとは
受付システムとは、タッチパネルや電話を使って来訪者が担当者を直接呼び出せる仕組みです。取り次ぎのために業務を中断する必要がなくなり、受付にかかる人件費の見直しにもつながります。
企業には日々多くの人が訪れるため、来訪者への受付対応が欠かせません。しかし、担当者への取り次ぎのたびに業務を中断すると、業務効率の低下につながる可能性があります。また、有人受付の場合は人件費もかかります。
こうした受付業務の課題解決に役立つのが、受付システムです。多くの受付システムでは、タッチパネルや電話などを利用して担当者を呼び出せます。タッチパネルは来訪者が操作しやすいよう設計されており、担当者の名前や部署名から直接・簡単に担当者を呼び出せます。
操作が簡単なので、受付が無人であったとしても、顧客が迷うことなく担当者に連絡できます。また、受付を有人にしている場合でも、受付システムをバックアップとして使うこともできます。つまり、受付スタッフが席をはずさなくてはならない場合でも、受付システムによって、顧客のサポートができます。
ちなみに、受付システムを導入して、有人だった受付を無人にしたというケースは少ないです。複数の受付スタッフがいる場合、システム導入でその人数を減らすことはあるようですが、多くの場合受付スタッフを雇いつつ、受付システムも同時に導入し、顧客へのサービスを向上する目的でシステムを導入しているようです。
受付業務の課題と、受付システムによる解決法については以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。
他システムのサポートもできる
受付システムは、他の機能を付随させることで、さらなる役割をもつことがあります。大きく2つの機能をご紹介します。
セキュリティ機能
システムにはセキュリティ機能が備わっています。不審者が受付を通って社内へ侵入しようとした場合、この機能を利用することでこれを防げます。例えば、受付システムは監視カメラと連動し、社内からリアルタイムで訪問者の顔を確認できる機能があります。この機能によって認可されていない人物の侵入を防ぎます。
サポート機能
受付システムには、顧客対応を円滑にするサポート機能も多く供えられています。
センサー機能を使えば顧客への更なるサービス向上を実現できるでしょう。例えば顧客が入り口を抜けると、自動的にタッチパネルの画面が起動する仕組みや、エレベーターと連携し、顧客の操作に合わせてエレベーターが来るシステムなどがあります。こうした細かな気配りをすることで顧客への企業イメージアップが図れます。
他にも、多言語に対応して、外国からいらっしゃる顧客にも対応できるシステムや、社内のフリーアドレス制（社員がオフィス内のどの席に座ってもいい制度）に対応し、受付システムの連絡先が、社員の実際の居場所に移り変わるシステムなどもあり、顧客だけでなく社員にも恩恵があります。
受付システムの基本機能については以下で詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。
受付システム導入で業務を効率化しよう
受付が担う役割は企業の業種や規模などによって全く違い、多機能で様々な設定ができるものや、シンプルで使いやすいものなどそれぞれの規模に合わせた機能がある製品が用意されています。受付業務がスムーズできるようになれば、日常業務の効率も上がりビジネスへの好影響が期待できます。業務効率化のためにぜひ自社に合った受付システムの導入を検討してみてください。
