病院向け受付システムを徹底解説！導入メリットやおすすめ製品を紹介

病院における受付業務の課題

病院の受付業務は、患者の来院時に最初に対応する重要なプロセスですが、多くの課題を抱えています。ここでは、主な３つの課題について詳しく解説します。

待ち時間の長さによる患者の不満

病院の受付では、特に朝や昼の混雑時に受付処理が遅れ、診察までの待ち時間が長くなることがあります。外来診療では、受付・診察・会計の流れが複雑なため、さまざまな要因が待ち時間の増加を引き起こします。

予約をしていても長時間待たされたり、診察までの待ち時間が分からなかったりすると、患者のストレスが増大します。 その結果、満足度が低下し、キャンセルが増加。さらに、クレームにつながる可能性もあります。

こうした問題を防ぐためには、スムーズな受付対応や待ち時間の可視化といった適切な対策が必要です。

窓口業務の負担増加

受付スタッフは、患者対応、データ入力、問い合わせ対応、会計処理など、多岐にわたる業務を担当しています。特に患者数の多い病院では、対応が追いつかず、業務負担が増加しやすくなります。

また、「診察の順番」や「待ち時間」についての問い合わせが頻発し、それに対応する時間が増えることで、さらに業務が圧迫されることも。スタッフの疲労やストレス増大は、離職率の上昇やサービス品質の低下につながります。

記入ミス・入力ミスによる受付トラブル

病院の受付では、氏名の誤入力、診療科の選択ミス、保険証情報の更新ミスなどが発生しやすく、診療や会計の遅れにつながります。手書きの問診票の転記ミスや、システム入力時の確認不足が主な原因です。

これらのミスが発生すると、患者の診察順が混乱し、請求トラブルが発生する恐れがあります。さらに、病院の運営に支障をきたすだけでなく、患者の信頼を損なう可能性もあります。

そのため、正確な情報管理を徹底し、入力ミスを防ぐ仕組みの導入が必要です。

病院向け受付システムの導入メリット

病院の受付業務における課題を解決するためには、デジタル化の推進や受付システムの導入が有効です。ここでは、病院が受付システムを導入して得られる主な４つのメリットを紹介します。

患者情報を自動登録・管理できる

受付システムを導入すると、電子カルテやレセプトシステムと連携し、患者情報の管理が自動化されます。受付時のデータ入力が簡素化し、診察や会計までの流れがスムーズになります。

また、保険証やマイナンバーカードのスキャン機能を活用することで、手入力の手間や入力ミスが削減。さらに、診察履歴や予約情報の一元管理により、医療スタッフの業務負担が軽減され、より正確な診療が提供できます。

待ち時間を短縮できる

オンライン受付や番号発行機能を活用すれば、事前受付が可能になり、病院での待機時間を短縮できます。さらに、リアルタイムの待ち時間表示機能により、患者は適切なタイミングで来院でき、無駄な待機時間を減らせます。

また、診療科ごとの受付状況を自動で整理することで、院内の混雑を緩和し、スムーズな診療を実現。受付スタッフの業務負担が軽減され、問い合わせ対応の削減や業務効率の向上にも寄与します。

デジタル入力で記入ミス削減できる

受付業務をデジタル化することで、手書きの問診票による誤読や転記ミスを軽減できます。特に、氏名の漢字間違いや保険証情報の誤入力を防ぐ自動チェック機能を備えたシステムが役立ちます。

また、電子カルテとの連携により、患者情報を正確に管理できるようになり、誤診や投薬ミスのリスクを低減可能。データの正確性が向上し、医療事故の防止や患者の安心感向上につながります。

非対面対応を強化できる

QRコードや顔認証を活用した受付機能を導入することで、受付スタッフとの接触を最小限に抑えられ、感染症対策として有効です。また、自動精算機との連携により会計業務も非接触で完了し、感染リスクを軽減できます。

さらに、オンライン問診やリモート受付機能を活用すれば、患者が来院前に問診を済ませられるため、病院内の滞在時間を短縮可能。これらの機能を導入することで、より安心・安全な医療環境を実現し、患者の負担も軽減できます。

病院向け受付システムの選び方

病院が受付システムを選ぶ際に、特に重視すべき３つのポイントを紹介します。

電子カルテ・レセプトシステムと連携できるか

病院向け受付システムを選ぶ際に最も重要なのが、電子カルテやレセプトシステムとの連携です。受付から診察、会計までの流れがスムーズになり、医療機関の業務効率が大幅に向上します。

選定時には以下のポイントを確認しましょう。

• ●自院で利用している電子カルテ・レセプトシステムとの互換性はあるか
• ●患者情報の自動入力・更新が可能か
• ●導入時のデータ移行サポートが提供されているか

これらを満たしたシステムなら、手作業を減らし、受付業務の負担軽減やミスの防止につながります。

病院の規模や診療科に適応できるか

病院の規模や診療科によって、適した受付システムは異なります。自院の運営にあったシステムを選ぶことで、より効果的に業務を改善できます。

病院規模別の選定ポイント

病院の規模別に、以下の点を確認してみましょう。

診療科別の選定ポイント

病院の規模だけでなく、診療科ごとの特性に適した機能があるかも確認しましょう。ここでは、特に注意したい診療科の選定ポイントをまとめました。

24時間対応のサポートが受けられるか

病院向け受付システムでは、システムダウンによる業務停止のリスクを最小限に抑えるため、24時間365日対応のサポートが欠かせません。特に救急対応や夜間診療を行う病院では、受付システムの障害が診療業務に直結するため、迅速な復旧対応が求められます。

システム選定時には、以下のポイントを確認しましょう。

• ●24時間365日対応のカスタマーサポートがあるか
• ●SLA（復旧時間の保証）が明確に設定されているか
• ●リモート対応での即時トラブル対応が可能か
• ●オンサイト対応（技術者が直接訪問するサポート）が提供されているか

安定した運用を維持するためにも、トラブル発生時に素早い対応が可能なベンダーを選びましょう。

【病院向け】おすすめの受付システム

ここでは、病院に特化した受付システムを紹介します。それぞれの特徴を比較し、自院に最適な製品を見つけてください。

ドクターキューブ

ドクターキューブ株式会社提供の「ドクターキューブ」は、患者の待ち時間短縮や業務効率化を実現する医療機関向けの予約・受付システムです。オンライン予約や自動受付機能を備えており、患者情報の一元管理が可能です。電子カルテやレセプトシステムとの連携にも対応しています。

アポクル予約

カルー株式会社が提供する「アポクル予約」は、Web問診との連携が可能な医療機関向けの予約システムです。時間帯予約や順番待ち予約を選択でき、LINE予約にも対応しています。シンプルな予約画面で患者の利便性を高め、クリニック側の管理画面も使いやすく設計されています。

Bee診察予約

株式会社メディ・ウェブ提供の「Bee診察予約」は、患者のオンライン予約や順番待ち管理をサポートする医療機関向けの診察予約システムです。直感的な操作性で、患者とスタッフ双方の負担を軽減します。また、電子カルテとの連携も可能で、情報の一元管理が実現します。

病院以外の業界でも導入できる受付システムを比較したい方は、以下の記事をご覧ください。

まとめ

病院向け受付システムの導入により、受付業務の効率化、待ち時間の短縮、記入ミスの削減、非対面対応の強化など、さまざまなメリットが得られます。導入時には電子カルテとの連携、病院の規模や診療科への適応、24時間対応のサポート体制などを考慮することが重要です。

この記事で紹介したおすすめの受付システムも参考にしながら、自院に最適なシステムを導入し、受付業務の効率化と患者満足度の向上を目指しましょう。