来訪者向けに受付システムを導入するメリット
受付システムとは、IT技術による受付対応が可能な自動システムです。従来、受付には専任スタッフを配置していましたが、受付システムを導入することで無人化できます。
無人化により人材コストは低減し、ITシステムならではの正確性によって、ヒューマンエラーの回避や業務の効率化にもつながるでしょう。また、受付システムには、主に「タブレット型」「ロボット型」「遠隔操作型」があり、いずれも非接触で対応できます。
そのほか、受付機器のカメラと連動させることで、不審な来訪者を認識した場合は自動的に通報できるシステムもあります。このようなセキュリティ面の強化も、受付システムを導入するメリットのひとつです。
詳しいメリットは以下の記事でも紹介しているので、参考にしてください。
無料の受付システムを選ぶときの注意点
受付システムのなかには、基本料金やトライアルなどが一部無料で利用できる製品もあり、比較段階でのコストを抑える方法としては有効です。
しかし、無料で利用できる機能やサポートには上限があることも考慮しておきましょう。自社の受付環境や来訪者の傾向によっては、有料製品も含め広い範囲から検討することをおすすめします。
無料の受付システムを選ぶときは、主に以下の４つを確認しましょう。
機能性を確認する
受付システムには、来訪者対応やアポイント管理、来訪者情報管理などの基本機能のほか、データ分析や企業ブランディングのためのカスタマイズ機能などが搭載されている製品もあります。
しかし、無料プランでは基本機能や一部機能の利用に限られる場合が多く、利用できる従業員や端末、来訪者の数に上限が設けられていることもあります。そのため、利用したい機能が無料プランで試せるか、利用数は適しているかなどを確認しましょう。
無料の利用期間に制限がないかを確認する
無料で利用できる受付システムのなかには、利用機能には制限がないものの、利用期間に制限がある製品もあります。
多くの場合、無料トライアルの一定期間を過ぎると有料プランへ移行する仕組みです。トライアル終了時に有料プランへ移行するか否か選べるもの、自動的に移行するものなど、製品によって違いがある点にも注意しましょう。
他システムとの連携性を確認する
自社で主に利用しているコミュニケーションツールやカレンダーツール、CRMシステムなどと連携できるかも確認しましょう。有料プランでは連携に対応している製品でも、無料プランの範囲では連携できるツールが制限される場合もあります。
受付システムの「来訪を担当者に通知する」基本機能においても、メールやチャットツールとの連携性は非常に重要です。
サービス提供事業者の信頼性を確認する
受付システムの機能上、利用開始とともに膨大な来訪者情報が収集されます。これは、分析やマーケティングなどにも役立つ貴重なデータベースであり、取り扱いには十分に注意しなければならない個人情報です。
そのため、受付システムを提供する事業者の信頼性も必ず確認しましょう。万が一、事業者側の体制やシステムに脆弱性があった場合、自社でしっかりと留意していても情報漏えいにつながる恐れがあります。
利用約款に記載されている、個人情報管理についての項目などもよく確認するとよいでしょう。
無料トライアルでお試しするのもおすすめ
無料トライアルによるメリットは、比較段階でのコストを抑えられる点です。
また、自社スタッフや来訪者の使いやすさ、既存システムとの連携性など、実際に現場で試すことで見えてくる課題もあります。導入前に使用感やコストバランスなどを判断できるため、無料トライアルがある場合はぜひ活用をご検討ください。
無料で使える受付システム（無料トライアル含む）
ここからは、無料で利用できる製品や、無料トライアル期間が設けられている受付システムを紹介します。無料受付システムを選ぶときの注意点とあわせて、こちらもぜひ参考にしてください。
RECEPTIONIST
- 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
- 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
- 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心
株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」は、iPad1台で来客受付や日程調整、会議室予約を自動化できるクラウドサービスです。来客通知や履歴管理で業務効率化とペーパーレス化を実現し、無料トライアルで導入前に試せます。安定稼働と外部ツール連携で幅広いオフィス環境に対応可能です。
ラクネコ
- iPadによる無人受付でムダなコストを削減！
- 取次の必要がなくなり受付業務のストレス課題が解決！
- Googleカレンダーに予定を入れるだけで受付QRコードを自動送付！
株式会社プロトソリューションが提供する「ラクネコ」は、QRコードで来客を担当者へ直接通知できる受付クラウドシステムです。カレンダー連携やスマホ・固定電話への通知で取次の手間を削減し、面接や配送など用途に応じた受付も可能です。iPadで試せる30日間の無料トライアルも用意されています。
らいきゃくん
- 必要なのはiPad一台！簡単かつ低コストに非接触受付を実現！
- 限定的な機能でiPad操作が初めてでも使える受付システム！
- 不在の担当者は表示せず確実に来客情報をオフィスに届ける！
株式会社オフィスゲートが提供する「らいきゃくん」は、iPad１台で来客対応が完結する受付システムです。シンプルで直感的な操作画面のため、誰でも迷わず利用可能。さらに、表示画面は自社に合わせてカスタマイズでき、低コストでの運用も実現します。２週間の無料トライアルで導入前に動作確認が行えます。
Smart at reception
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
M-SOLUTIONS株式会社が提供する「Smart at reception」は、iPadを活用した無人受付システムです。来訪者はQRコードでスムーズに受付でき、担当者へはチャットツールで即時通知されます。人件費削減や業務効率化に加え、非接触対応にも有効です。従業員100名まで利用可能な無償版も用意されています。
Acall Reception
「Acall Reception」は、iPadと専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。取り次ぎやアポイント管理といった基本機能のほか、自社スタッフを含め来訪者の入退室データをグラフ化できる機能や、会議室予約システムと連動できる機能もあります。さらに、メニューの機能設定やデザインのカスタマイズ性が高いのも特徴です。正式契約の前に、１か月間の無料トライアルもあります。
アイタッチ＋（プラス）
「アイタッチ＋（プラス）」は、iPad・iPhoneと専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。クラウドサーバを使用するため、新たに回線工事を行う必要がなく、最短で申し込み翌日からの利用も可能です。「オフィス受付」というアプリケーションをインストールして３週間は、無料トライアルとして「アイタッチ＋（プラス）」の全機能を試せます。
AirWAIT
「AirWAIT」は、iPadとプリンター、専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。店頭での行列や待合室の混雑を回避する機能に特化しています。英語・中国語（簡体、繁体）・韓国語といった多言語にも対応しているため、飲食店やホテル、病院での導入実績が豊富です。無料プランでは受付・発券やメール呼出といった基本機能のみ利用可能です。
Acall
「Acall」は、ワークスペースを有効活用するため、受付業務やオフィスの座席管理、会議室予約やチェックインを無人で行うシステムです。スポットチェックイン機能や居場所の検索機能など、フリーアドレスならではの課題に対応する機能を多数搭載。自社の環境に応じて必要な機能を個別に取り入れることも可能です。１か月間の無料トライアルを利用できます。
おくだけレセプション
「おくだけレセプション」は、タブレットと周辺機器、AI技術を組み合わせて無人で受付業務を行えるシステムです。ドコモの携帯回線を利用して受付機器から担当者へ直接電話をつなぐため、新たに回線工事を行う必要はありません。操作はタッチ入力に加え、独自の音声認識や自然対話機能にも対応しているため、来訪者はより使いやすい方法を選べます。契約後は初月の月額利用料が無料です。※初期費用（周辺機器・設定費）や通信費は別途発生します。
導入前にチェック！無料受付システムのデモ画面集
こちらでは無料受付システムのデモ画面をまとめてご紹介しています。今回は、レビュー評価の高い製品から上位２製品のデモ画面を比較してみました。「どんな操作ができるのか」「使いやすいのか」を事前に確認し、導入イメージを具体化してみてください。また、さらに詳しく知りたい方は製品によって無料トライアルで実際に体験できるので、各製品ページをご確認ください。
workhub Receptionジョブカンのデモ画面
「workhub Reception」は、QRコードや予定検索など直感的に操作できる設計で、誰でもスムーズに受付が可能です。カレンダー連携やチェックイン機能も備え、効率的な来訪者管理を実現します。
ラクネコのデモ画面
「ラクネコ」は、名刺読み取りや担当者検索など多彩な機能を備え、来訪者情報をスムーズに登録できます。総合受付や配送業者対応などボタンを自由にカスタマイズでき、幅広いシーンで柔軟に活用可能です。
製品を比較して自社のニーズにあったシステムを導入しよう
受付業務を無人化、もしくは省人化することによって、コストの削減や業務効率の向上につながります。受付は企業の顔でもあり、来訪者の印象を左右する大切なセクションです。
無料トライアルも活用し、受付環境や来訪者の特徴や傾向にあわせて適切な受付システムを選びましょう。
以下のボタンから、受付システムの一括資料請求も可能なため、比較検討にお役立てください。
