クラウド型のおすすめ受付システムを比較！選び方をわかりやすく解説

クラウド型受付システムとは

クラウド型の受付システムは、iPadなどのタブレット端末で受付対応が可能です。事前に受付番号や専用のQRコードを発行し、来訪者の操作だけで受付が完了します。また、担当者にはチャットツールなどから来客通知を行います。受付業務を自動化できるだけでなく、無人受付化も叶うでしょう。オフィスビルのほか、工場や店舗、シェアオフィスなどでも活用されています。

クラウド型受付システムを導入するメリット

クラウド型受付システムの導入メリットは以下のとおりです。

• ●専用機器の設置が不要なため、比較的低コストで導入できる
• ●担当者を直接呼び出せるため、取り次ぎ業務が不要になる
• ●予約番号やQRコードなどでスムーズに受付でき、来客者を待たせない
• ●来客記録をクラウド保存できる

クラウド型とオンプレミス型の受付システムの違い

オンプレミス型の受付システムは、自社にサーバやソフトウェアを設置する必要があります。また、導入には専用機器を用いることがほとんどです。クラウド型に比べ、初期費用は高額になるものの、長期的に利用する場合はランニングコストを抑えられる可能性もあるでしょう。

クラウド型は、管理システムの設置や構築が不要で、初期費用を抑えて導入できる点がメリットです。両方の形態を用意している受付システムも存在するため、特徴や料金プランなどを比較し、自社にあった受付システムを選択しましょう。

クラウド型受付システムの選び方

クラウド型受付システムを選ぶ際のポイントを解説します。

既存のツールと連携できるか

クラウド型受付システムは、チャットツールやグループウェア、CRMなどのツールと連携できる製品が多く存在します。例えばグループウェアのカレンダー機能と連携させると、来訪日時の自動反映が可能です。

チャットツールを使っている場合は、来訪者の通知を担当者へ直接届けます。取り次ぎにかかる時間を削減したい企業におすすめです。また、顧客管理システムと連携できれば、来訪履歴がログとして記録され、顧客情報のデータベースとして有効活用できます。

セキュリティ対策は万全か

受付システムには、氏名やメールアドレスなどの来訪者情報が来訪者記録として残されるものもあります。クラウド型は、自社内に機器を設置して運用するオンプレミス型と比較すると、セキュリティ面でデメリットがあります。サイバー攻撃を仕掛けられて情報漏えいが発生した場合、企業の信頼は低下してしまうでしょう。

このような事態を防ぐため、どのようなセキュリティ対策が施されているのか確認しておく必要があります。例えば、IPアドレス制限機能が搭載されていれば、第三者によるネットワークの侵入を防げます。

また、顔認証で受付する仕組みになっていると、来訪予定にない人が無断でオフィスに立ち入るリスクを下げられるでしょう。

クラウド型の受付システム比較

まずはITトレンド編集部が厳選したクラウド型の受付システムを紹介します。

workhub Reception

株式会社ビットキー

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《workhub Reception》のPOINT

1. 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
2. ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
3. セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ

RECEPTIONIST

株式会社RECEPTIONIST

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《RECEPTIONIST》のPOINT

1. 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
2. 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
3. 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心

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オンプレミス/クラウド型から選べる受付システム比較

ここからは、自社の形態にあわせてクラウドに加えオンプレミスでの導入も可能な受付システムを紹介します。

導入形態にこだわらず受付システムを探している方は、こちらも参考にしてください。

まとめ

クラウド型受付システムは比較的コストや工数がかからないため、多くの企業で導入されています。気になる製品は無料トライアルや資料請求を活用し、ぜひ導入を検討してください。