中小企業で受付システムの導入が進む背景
近年、多くの中小企業で受付システムの導入が進んでいます。その背景には、人手不足の深刻化や業務効率化のニーズの高まりが挙げられます。
特に中小企業では、受付専任スタッフを配置する余裕がなく、事務担当者や経営者自身が受付対応を兼務しているケースも少なくありません。しかし、このような状況では、業務負担が増し、来客対応の遅れや不備が生じるリスクがあります。
また、企業のセキュリティ意識の向上も、受付システムの導入を後押しする要因の一つです。紙の受付台帳では来訪者の管理が不十分になりやすく、セキュリティリスクが高まるため、来訪者の情報をデジタル化できる受付システムが注目されています。
さらに、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進や非接触対応の需要が拡大したことで、タブレットやQRコードを活用した受付システムの導入が加速。「スムーズな来客対応」「企業のイメージ向上」「業務の効率化」を実現する手段として、受付システムの導入は中小企業にとっても欠かせないツールとなっています。
中小企業が受付システムを導入するメリット
受付システムを導入することで、中小企業が得られる主な３つのメリットを紹介します。
受付業務を無人化し、少人数でもスムーズに対応できる
来訪者がセルフで受付を完了できるようになり、受付担当者が常駐させる必要がなくなります。受付対応を兼務している事務スタッフや経営者の負担が軽減され、本来の業務に集中できるように。
人手不足に悩む中小企業にとって、受付業務の自動化は人件費削減にもつながるため、大きなコストメリットがあります。
限られた人員でもセキュリティを向上できる
受付担当者がいない場合、来客の確認が手薄になり、セキュリティ管理が不十分になるリスクがあります。受付システムの導入で来訪者の情報がデジタル化され、誰がいつ訪問したのかを正確に把握可能。不審者の侵入を防ぐ効果も期待できます。
また、事前予約機能を備えたシステムを活用すれば、来訪者の事前登録が可能になり、スムーズな受付対応が実現します。
企業イメージを向上させ、取引先の信頼感を高める
中小企業では受付対応が整っていないことも多く、「受付が分かりにくい」「担当者に取り次いでもらうまで時間がかかる」といった課題を抱えているケースが少なくありません。
受付システムを導入すれば、来訪者はスムーズに受付手続きを進められるため、企業の印象向上にもつながります。特に、QRコードやタブレット受付を活用することで、非接触での対応が可能になり、感染症対策やDX推進の観点からも評価されやすいでしょう。
中小企業向け受付システムの選び方
中小企業が受付システムを選ぶ際に、特に重視すべき３つのポイントを紹介します。
低コスト・短期間で運用を開始できるか
中小企業ではIT投資にかけられる予算が限られているため、コストパフォーマンスが重要です。導入コストを抑えるために、初期費用が無料または低額のシステムを選び、月額料金が手頃なものを検討しましょう。
クラウド型の受付システムなら、既存のタブレットを活用することで専用機器が不要なケースもあります。さらに、短期間で運用を開始できるため、導入までの負担を軽減します。
スタッフや来訪者が直感的に使えるか
受付システムは、スタッフや来訪者が迷わず使えるかどうかも重要なポイントです。タブレットのタップ操作やQRコードの読み取りなど、シンプルな手順で受付できるシステムを選びましょう。
加えて、外国人の来訪がある企業では、多言語対応機能があるとスムーズに案内ができ、来訪者の利便性が向上します。
導入後のフォローが充実しているか
中小企業ではIT専任担当者がいない場合も多いため、導入後のフォロー体制が重要です。システム導入後に問題が発生した際、メールや電話で迅速に対応してもらえるかを確認しましょう。
また、無料トライアル期間があるシステムなら、実際の使用感を試したうえで導入を決められるため、運用後のギャップを防げます。
【中小企業向け】おすすめの受付システム
中小企業に適したシンプルで扱いやすく、低コストで導入できる製品を厳選して紹介します。
ラクネコ
株式会社プロトソリューションが提供する「ラクネコ」は、iPadを活用したクラウド型受付システムです。QRコードを使った受付が可能。Googleカレンダーと連携し、来客通知を自動化できるため、受付業務を効率化したい企業に最適です。
参考価格：初期費用無料、月額5,500円（税込み）※利用人数50名以下の場合
らいきゃくん
株式会社オフィスゲートが提供する「らいきゃくん」は、iPad対応の受付システムです。担当者の呼び出しや通知機能を搭載し、受付業務を無人化できます。設置が簡単かつ低コストで導入しやすいため、中小企業に適しています。
参考価格：月額3,000円/50名まで
Smart at reception
M-SOLUTIONS株式会社が提供する「Smart at reception」は、オフィスや工場などさまざまな業種で利用可能なiPad無人受付システムです。クラウド型のため、来訪者の受付情報を遠隔管理できます。また、退館管理機能を備え、不審者の侵入防止にも役立ちます。
参考価格：初期費用無料、月額20,000円/iPad１台（Basicプラン）
I-FACE
株式会社アイエンターが提供する「I-FACE」は、タブレットを活用した受付管理システムです。電話・チャット・メールなど、さまざまな呼び出し方法を選択可能。企業ごとの受付フローに応じて、カスタマイズできるのも特徴です。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください
WowDesk
キングソフト株式会社が提供する「WowDesk」は、シンプルな操作性が特徴のクラウド型受付システムです。クラウド上で受付履歴を管理できるため、セキュリティ強化にも貢献。オフィスのDX推進や業務効率化を支援します。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください
より多くの受付システムを比較したい方は、以下の記事をご覧ください。各製品の価格や口コミ評価などをまとめた比較表も掲載しています。
まとめ
受付システムを導入することで、中小企業の受付業務を自動化し、業務効率を大幅に向上できます。さらに来訪者の管理が強化され、セキュリティ対策の向上や企業イメージの改善にもつながります。
システムを選ぶ際は、コスト・操作性・サポート体制を重視し、自社のニーズにあった製品を導入することが重要です。この記事で紹介した選び方やおすすめ製品を参考に、最適な受付システムを見つけましょう。まずは資料請求を活用し、複数の製品を比較することからはじめてみてください。
