電子請求書とは
電子請求書とは請求書をPDF形式などで電子化したものです。紙媒体の請求書に代わって、電子メールやクラウド、専用システムなどのデジタル媒体を通じて送受信されます。
請求書を電子化すると印刷や郵送を行う必要がなくなり、送付作業を効率的に行えます。また、ペーパーレスで保存や管理にも手間がかかりません。電子請求書は紙の請求書と比べて利点が多いため、多くの企業で採用が進んでいます。
請求書の電子化は法的に可能
請求書をPDFなどの電子データで送付することは法的に問題はありません。また、電子請求書は紙の請求書と同等の法的効力をもちます。税務調査で事実確認が必要な場合でも、メールの履歴や請求書のクラウド保存など、請求の意思表示を証明できるものがあれば証拠資料として認められます。なお、請求書には押印がなくても有効です。
電子請求書の共有方法
電子請求書の共有方法は主に３つあり、それぞれ特徴が異なります。
- ■メールに添付
- PDF形式の請求書データをメールに添付して送信する方法。システムを使用する必要がないので手軽な反面、誤送信によるセキュリティリスクが課題。
- ■クラウド上でダウンロード
- 作成したデータをクラウド上のプラットフォームにアップロードし、相手が直接ダウンロードする方法。やりとりしたデータを一定期間保存したり、相手がダウンロードしたかどうか把握できたりする。
- ■請求書発行システムで作成・送付
- 専用の請求書発行システムを使用して、電子請求書を作成・送信する方法。請求書の作成から発行まで、一つのシステムで一貫して行えるため効率的。請求書の保存も可能で、再発行や修正依頼時にデータを探しやすい。
請求書を電子化した際の電子帳簿保存法要件
電子化してやり取りした請求書は、電子帳簿保存法の要件に則って保存しなければなりません。
電子帳簿保存法とは、1998年に施行された電子データ保存に関する基準や要件を規定する法律です。2022年1月1日の改正により、電子化してやりとりした請求書は電子データのまま保存することが義務となりました。2023年12月31日までは猶予期間が設けられていましたが、2024年１月１日以降は完全義務化とされています。
電子帳簿保存法に対応するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という２つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保
真実性の確保とは、電子データが作成時の内容を正確に反映し、その後の改ざんや不正な変更が行われていないことを保証するものです。具体的には、以下いずれかの措置を行う必要があります。
- ●タイムスタンプが付与されたデータを受領する
- ●データ受領後、速やかにタイムスタンプを付与し、保存者または監視者に関する情報を確認できる環境を整える
- ●訂正や削除などの編集履歴を確認できるシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムでデータの受領・保存を行う
- ●訂正や削除など改ざんを防止するための事務処理規定を作成し、運用する
可視性の確保
可視性の確保とは、電子データが必要なときに容易に利用できる状態を確保することです。具体的には、以下の要件があります。
- ●必要な情報を画面や書類にすぐに表示して利用できるよう、電子データを保存した場所にディスプレイやプリンタ、電子計算機および、その操作説明書を備え付けておく
- ●日付や取引金額、取引先で検索できるようにする。また、範囲指定検索と２つ以上の項目を組みあわせて検索できる機能を確保しておく
請求書発行システムのほとんどの製品は電子帳簿保存法に対応しているため、導入することで要件に則った保存が手間なく行えます。以下のボタンから各社製品の一括資料請求も可能なため、比較・検討にお役立てください。
電子請求書を利用するメリット
ここからは電子請求書の利用による主なメリットについて解説します。
請求書発行・郵送コストの削減
紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、請求書の発行および郵送にかかるコストを大幅に削減できます。従来の紙の請求書を発行する場合、封筒や切手、印刷用紙などのコストが必要です。
対して、電子請求書は電子メールやシステムを通じて送信されるため、郵送料や印刷コスト、用紙代などの経費が不要です。さらに、請求書を印刷して封筒に入れる手間がなくなるため、人件費の削減にもつながります。
発行済み請求書の検索や再発行、修正が容易
紙の請求書の場合ファイリングして管理するため、膨大な枚数から特定の請求書を探し出すには時間がかかっていました。一方、電子請求書はデータベースやクラウドサービスに保管され、請求書番号や発行日、取引先名などで簡単に検索が可能です。
必要な請求書をすぐに見つけ出せ、顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。また、再発行も数クリックで完了し、紙の請求書のように手間をかけずに済みます。さらに、誤りが見つかった場合でも、システム上で簡単に修正し新しい請求書を即座に発行できるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。
テレワークへの対応
電子請求書に切り替えることで、テレワークへの対応も可能です。電子請求書はデータでのやり取りで完結するため、インターネットとPCさえあれば、どこからでも作成や発行作業が可能です。従業員はオフィスにいなくても請求業務を行えるため、テレワークが容易になります。
また、営業先で取引が完了した直後にその場で請求書の発行・送付が行えるため、わざわざオフィスへ戻る必要がなく、外回りの多い営業担当の業務効率化にもつながるでしょう。
請求書の即日発行が可能
紙の請求書を郵送する場合、通常到着までに１〜２日ほどかかります。一方、電子請求書は発行後すぐにメール添付やクラウド上へのアップロードによって、タイムラグなく即日で届けられます。「請求書をなるべく早く受け取りたい」という取引先への要望にも対応でき、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
また、請求書の発行を速やかに行うことで、取引先からの支払も早まる可能性があり、企業のキャッシュフロー改善も期待できます。
電子請求書を利用する注意点
電子請求書にはさまざまなメリットがありますが、必ずしも万能というわけではありません。ここでは、電子請求書を利用する際の注意点を説明します。
取引先企業が紙の請求書を必要とする場合に備える
電子化に消極的な企業では、メールで請求書データを受け取ったり、URLをクリックして請求書をダウンロードしたりすることに、抵抗を覚えるという場合もあるでしょう。相手企業のルールによっては、電子請求書を送信した後に紙の請求書を求められることも珍しくありません。
電子請求書を導入していない企業には、個別での対応が必要です。相手企業の社内ルールなどを確認してから請求書の送付方法を検討するとよいでしょう。
情報漏えいの不安を解消する
クラウド上に請求書データをアップロードする場合や、請求書発行システムを活用する場合、セキュリティリスクが発生する可能性を忘れてはいけません。セキュリティ対策を万全にし、情報漏えいの不安を解消する必要があります。
電子請求書を活用する際の基本的な情報漏えい対策には、大きく分けて以下３つの方法があります。
- ■セキュリティ強度が高いデータセンターを使用する
- 請求書発行システムを利用する場合、請求書データはサービスを提供しているデータセンター内のサーバに保管される。そのため、サイバー攻撃に耐えうるセキュリティレベルのデータセンターをもつサービスの選定が必要。
- ■通信データの暗号化
- 電子請求書はインターネットを介してデータでやり取りされるため、情報が盗まれないように請求書データを暗号化して通信を使用するなど、受送信時の対策が重要。
- ■データのバックアップ
- 不正アクセスが発生してしまった場合、すべてのデータが盗まれてしまう危険性がある。万が一に備えてバックアップ体制の確認・強化が必要。
人気の請求書発行システムを紹介
請求書発行システムとは、請求書の作成や発行作業を効率化するとともに、電子帳簿保存法の要件にも対応できるシステムです。クラウド請求書発行システムやWeb請求書システムとも呼ばれます。
ここからは、ITトレンド年間ランキングをもとに人気TOP３の請求書発行システムを紹介します。気になる製品はこの記事から無料で資料請求できるので、ぜひご利用ください。
楽楽明細
- 郵便料金値上げ対策にも◎請求書発行にかかる手間・コストを削減
- 電帳法・インボイス制度に対応！平均1.5か月で運用スタート！
- システムとの連携実績が豊富なので、スムーズに導入可能！
株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」は、請求書以外にも納品書や支払明細など、さまざまな帳票を電子データで発行できる電子請求書発行システムです。Web上での発行のほか、メール添付や郵送・FAX送付にも対応します。項目の追加に加えて、帳票デザインのカスタマイズも可能です。
ジョブカン見積/請求書
- 請求,仕入業務に必要な帳票発行/送付/消込まで様々な機能を実装
- 一括作成・自動発行機能を活用することで、大幅な工数削減が実現
- 得意先、仕入先毎にレポート作成可能！自動集計で一目で確認
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」は、パッケージソフトの操作性とクラウドの利便性を兼ね備えたクラウド見積/請求書発行サービスです。豊富なテンプレートが備わっており、独自の帳票作成が可能です。会計ソフトと連携、入力工数削減やミス防止も期待できます。
@Tovas
- 「システム連携(API)」で簡単＆シンプルに自動配信を実現
- 「セキュリティ・情報トレーサビリティ」で重要帳票も安心安全に
- 「マルチアウトプット」で配信業務の効率化とコスト削減を実現
コクヨ株式会社が提供する電子帳票配信システム「@Tovas」は、請求書や納品書などの帳票を電子ファイル、FAX、郵送で配信するサービスです。100年以上にわたって蓄積された帳票業務に関するノウハウを用い、高いセキュリティ環境下で安全に送受信できます。専任のサポート体制により、はじめての導入でも安心でしょう。
以下の記事では、おすすめの請求書発行システムを導入目的別に紹介しています。システムを利用するメリットや選び方も詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
電子請求書を利用して効率的にビジネスを加速させよう
請求書は定期的に発行する機会が多いため、電子化することで印刷代や郵送代の大幅なコスト削減が可能です。また、紙の使用を抑えられ、環境配慮にもつながります。
電子化した請求書は、電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があるため、電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムの活用がおすすめです。下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、比較・検討したい方はぜひご利用ください。
