電子請求書とは
電子請求書とは請求書をPDF形式などで電子化したものです。紙媒体の請求書に代わって、電子メールやクラウド、専用システムなどのデジタル媒体を通じて送受信されます。
請求書を電子化すると印刷や郵送を行う必要がなくなり、送付作業を効率的に行えます。また、ペーパーレスで保存や管理にも手間がかかりません。電子請求書は紙の請求書と比べて利点が多いため、多くの企業で採用が進んでいます。
請求書の電子化は法的に可能
請求書をPDFなどの電子データで送付することは法的に問題はありません。また、電子請求書は紙の請求書と同等の法的効力をもちます。税務調査で事実確認が必要な場合でも、メールの履歴や請求書のクラウド保存など、請求の意思表示を証明できるものがあれば証拠資料として認められます。なお、請求書には押印がなくても有効です。
電子請求書の種類
電子請求書にはいくつかの種類があり、送信・保存の方法や運用スタイルによって分類されます。代表的な方式は以下の３つです。
- ■メール型（PDF）
- PDF形式の請求書データをメールに添付して送信する方法。システムを使用する必要がないので手軽な反面、誤送信によるセキュリティリスクが課題。
- ■ダウンロード型
- 作成したデータをクラウド上のプラットフォームにアップロードし、相手が直接ダウンロードする方法。やりとりしたデータを一定期間保存したり、相手がダウンロードしたかどうか把握できたりする。
- ■システム型
- 専用の請求書発行システムを使用して、電子請求書を作成・送信する方法。請求書の作成から発行まで、一つのシステムで一貫して行えるため効率的。請求書の保存も可能で、再発行や修正依頼時にデータを探しやすい。
電子帳簿保存法やインボイス制度との関係
電子請求書を扱ううえで重要となるのが、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応です。ここでは、それぞれの制度の概要と電子請求書との関係を解説します。
電子帳簿保存法の概要と義務化のポイント
電子帳簿保存法とは、1998年に施行された電子データ保存に関する基準や要件を規定する法律です。2022年１月１日の改正により、電子化してやりとりした請求書は電子データのまま保存することが義務となりました。2023年12月31日までは猶予期間が設けられていましたが、2024年１月１日以降は完全義務化とされています。
そのため、電子請求書を活用する企業は、保存要件を満たすシステムの導入や運用ルールの整備が重要です。
インボイス制度との関連性と電子請求書の対応
インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、2023年10月にスタートした新たな消費税制度です。仕入税額控除を受けるためには、適格請求書発行事業者が発行した「インボイス」を受け取り、それを保存する必要があります。
電子請求書も対応可能で、PDFやクラウド型でも問題ありません。ただし、発行者が適格請求書発行事業者である必要があります。また、電子で保存する場合はタイムスタンプや検索機能の確保など、電子帳簿保存法の要件も満たす必要があるため、両制度に対応した運用が求められます。
電子帳簿保存法に則った請求書の保存要件
電子化してやり取りした請求書は、電子帳簿保存法の要件に則って保存しなければなりません。電子帳簿保存法に対応するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保
真実性の確保とは、電子データが作成時の内容を正確に反映し、その後の改ざんや不正な変更が行われていないことを保証するものです。具体的には、以下いずれかの措置を行う必要があります。
- ●タイムスタンプが付与されたデータを受領する
- ●データ受領後、速やかにタイムスタンプを付与し、保存者または監視者に関する情報を確認できる環境を整える
- ●訂正や削除などの編集履歴を確認できるシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムでデータの受領・保存を行う
- ●訂正や削除など改ざんを防止するための事務処理規定を作成し、運用する
可視性の確保
可視性の確保とは、電子データが必要なときに容易に利用できる状態を確保することです。具体的には、以下の要件があります。
- ●必要な情報を画面や書類にすぐに表示して利用できるよう、電子データを保存した場所にディスプレイやプリンタ、電子計算機および、その操作説明書を備え付けておく
- ●日付や取引金額、取引先で検索できるようにする。また、範囲指定検索と２つ以上の項目を組みあわせて検索できる機能を確保しておく
請求書発行システムのほとんどの製品は電子帳簿保存法に対応しているため、導入することで要件に則った保存が手間なく行えます。以下のボタンから各社製品の一括資料請求も可能なため、比較・検討にお役立てください。
電子請求書を利用するメリット
ここからは電子請求書の利用による主なメリットについて解説します。
請求書発行・郵送コストの削減
紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、請求書の発行および郵送にかかるコストを大幅に削減できます。従来の紙の請求書を発行する場合、封筒や切手、印刷用紙などのコストが必要です。
対して、電子請求書は電子メールやシステムを通じて送信されるため、郵送料や印刷コスト、用紙代などの経費が不要です。さらに、請求書を印刷して封筒に入れる手間がなくなるため、人件費の削減にもつながります。
発行済み請求書の検索や再発行、修正が容易
紙の請求書の場合ファイリングして管理するため、膨大な枚数から特定の請求書を探し出すには時間がかかっていました。一方、電子請求書はデータベースやクラウドサービスに保管され、請求書番号や発行日、取引先名などで簡単に検索が可能です。
必要な請求書をすぐに見つけ出せ、顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。また、再発行も数クリックで完了し、紙の請求書のように手間をかけずに済みます。さらに、誤りが見つかった場合でも、システム上で簡単に修正し新しい請求書を即座に発行できるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。
テレワークへの対応
電子請求書に切り替えることで、テレワークへの対応も可能です。電子請求書はデータでのやり取りで完結するため、インターネットとPCさえあれば、どこからでも作成や発行作業が可能です。従業員はオフィスにいなくても請求業務を行えるため、テレワークが容易になります。
また、営業先で取引が完了した直後にその場で請求書の発行・送付が行えるため、わざわざオフィスへ戻る必要がなく、外回りの多い営業担当の業務効率化にもつながるでしょう。
請求書の即日発行が可能
紙の請求書を郵送する場合、通常到着までに１〜２日ほどかかります。一方、電子請求書は発行後すぐにメール添付やクラウド上へのアップロードによって、タイムラグなく即日で届けられます。「請求書をなるべく早く受け取りたい」という取引先への要望にも対応でき、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
また、請求書の発行を速やかに行うことで、取引先からの支払も早まる可能性があり、企業のキャッシュフロー改善も期待できます。
電子請求書のデメリット
電子請求書は多くのメリットがある一方で、導入・運用にあたって注意すべき点も存在します。以下に、代表的なデメリットや課題を紹介します。
すべての取引先が電子請求書に対応しているとは限らない
電子請求書のやりとりに対応していない企業や、紙での受領を希望する取引先も一定数存在します。そのため、電子と紙の両方に対応する必要があり、管理の手間が増える可能性があります。
法制度への理解と対応が求められる
電子帳簿保存法やインボイス制度といった関連法令に適切に対応するためには、保存要件や記載ルールの理解が不可欠です。要件を満たさない保存は、税務上のリスクとなることもあります。
初期費用や運用コストが発生する
電子請求書システムの導入には、初期費用や月額利用料などのコストがかかります。また、業務フローの見直しや従業員への研修など、運用体制の整備にも工数がかかる点に注意が必要です。
セキュリティ対策が必須となる
電子データでの請求書のやりとりは、誤送信や不正アクセス、情報漏えいなどのリスクを伴います。安全に運用するには、アクセス制御や通信の暗号化などのセキュリティ対策が求められます。
電子請求書を利用する注意点
電子請求書の導入には、業務の見直しや運用設計など事前に確認すべきポイントがあります。スムーズに導入するための注意点を解説します。
- ■運用ルールと社内フローを明確にする
- 電子請求書の導入後、誰が発行・送信・保存を担当するのか、業務フローを明確化しておくことが重要です。属人化や確認漏れを防ぐため、手順書やマニュアルの整備が求められます。
- ■紙との併用時は管理の混乱に注意する
- 取引先によって紙と電子が混在するケースでは、請求書の管理・保存ルールが複雑化しやすくなります。形式ごとに分けた管理ルールや、担当者の混乱を防ぐ仕組みづくりが必要です。
- ■バックアップと障害時の対策を講じる
- クラウドや自社システムでの電子化において、データ消失やシステム障害のリスクはゼロではありません。定期的なバックアップや、復旧手順の明文化が重要です。
- ■取引先との事前確認・周知を徹底する
- 電子請求書の導入を一方的に進めると、トラブルの原因になることも。受領方法や対応タイミングの共有など、事前のコミュニケーションと合意形成が円滑な運用につながります。
電子請求書の導入でよくある質問（FAQ）
電子請求書の導入にあたって、多くの企業担当者が抱える疑問や不安をQ&A形式でまとめました。
請求書をPDF化したら原本として扱えますか？
はい、一定の条件を満たせば、請求書をPDF化して保存することは原本として法的に認められます。具体的には、電子帳簿保存法にもとづき、スキャナ保存や電子取引データとしての保存が要件を満たしている必要があります（タイムスタンプの付与、改ざん防止措置など）。
電子請求書はいつから義務化されますか？
2024年１月１日以降、電子取引で受け取った請求書は電子データで保存することが完全に義務化されました。
ただし、電子請求書そのものの発行がすべての企業に義務付けられたわけではありません。あくまで「電子的に受け取った書類は電子のまま保存すること」が求められており、発行方法については各企業の判断に委ねられています。
請求書の電子化はどのように進めればよいですか？
請求書の電子化を進めるには、以下のようなステップを踏むのが一般的です。
- １. 紙の請求書をスキャンしてPDF化
- ２. クラウドサービスを使って発行・送信
- ３.電子帳簿保存法に沿って適切に保存
また、電子化対応のWeb請求書システムを導入すれば、発行・送信・保存まで一括管理でき、法令対応や業務効率化が図れます。以下の記事では、おすすめの請求書発行システムを導入目的別に紹介しています。システムを利用するメリットや選び方も詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
まとめ
請求書は定期的に発行する機会が多いため、電子化することで印刷代や郵送代の大幅なコスト削減が可能です。また、紙の使用を抑えられ、環境配慮にもつながります。
電子化した請求書は、電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があるため、電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムの活用がおすすめです。下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、比較・検討したい方はぜひご利用ください。
