帳票電子化とは
まず前提として、帳票電子化についておさらいしておきましょう。帳票電子化とは、請求書や見積書、領収書などの帳票を電子データとして作成することです。
これまでは紙で帳票作成・保存することが一般的でした。しかし、ITの進歩により高度なデジタル文書の作成やスキャンが可能になったことから、電子帳票の作成・保存が容認されるようになりました。
現在の電子帳簿保存法では、原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められています。これにより、会計ソフトなどを用いて作成した帳票は印刷の必要がなくなり、データのまま保存・管理できます。さらに、紙で受け取った領収書などの帳票もスキャナで読み取り画像データで保存可能です。
紙帳票と比較！帳票電子化のメリット
帳票を電子化している企業は増えていますが、紙帳票で運用している企業も残っています。では、どちらが効率的なのでしょうか。紙帳票と電子帳票を比較してみましょう。
業務効率がアップする
一般的に帳票作成したあと、承認作業を経て保存しますが、紙帳票の場合は承認を得るために関係者へ帳票を手渡ししなければなりません。対して、電子帳票の場合はクラウドやサーバー上に保存されるため、共有がしやすく、スマートフォンやタブレットで帳票データを確認できます。これにより、承認のワークフローが効率化します。
電子帳票だと紙帳票よりも検索性が高まり、問い合わせを受けたときに素早く帳票を参照できます。これにより、対応スピードが上がります。
また、紙帳票であれば郵送する際、印刷・封入・投函の作業を伴いますが、電子帳票はメールで送信できるため手間がありません。無駄な作業が省かれることで、業務効率は格段に上がるでしょう。
コストを削減できる
帳票電子化により、さまざまなコストを削減できます。紙帳票を発行して取引先に送る場合、印刷・郵送にコストがかかりますが、電子取引であればすべて不要です。
さらに、紙帳票は保管場所が必要となり、レンタルスペースなどを利用することもあります、電子帳票だとクラウド保存のため保管コストがかかりません。帳票の量が多いほど大幅なコスト削減になるでしょう。
セキュリティを強化できる
紙帳票はどんどん溜まっていくため、整理していないと紛失してしまうかもしれません。キャビネットなどで保管していても鍵を付けていなければ誰でも閲覧ができてしまい、盗難・改ざんされる危険があります。
帳票管理をデジタル化するとセキュリティレベルを上げられます。アクセス制限や閲覧権限を細かく設定し、情報漏えいを防げます。帳票データのバックアップをとっておけば、BCP対策にもなるでしょう。
帳票電子化を進めるには？
紙帳票よりも帳票電子化のほうが効率的であることは一目瞭然でしょう。ただし、帳票電子化にあたって、申請手続きが必要になります。
国税関係帳簿の備付けを開始する日の３か月前までに所轄税務署長に書類を提出しなければなりません。そのほか、真実性・可視性の確保が求められます。真実性とは、帳票が改善されていないことを証明することで、可視性とは誰もが確認できることを指します。
帳票電子化ツールを活用すると、電子帳簿保存法対応の電子帳票を作成できるでしょう。帳票電子化ツールはフォーマットに沿って必要事項を入力するだけなので、電子帳票作成が簡単です。
参考：［手続名］国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請｜国税庁
帳票電子化ツールの選定ポイント
つづいて、帳票電子化ツールの選び方を見ていきましょう。
帳票設計が容易か
帳票電子化ツールは、帳票フォーマットを自由に設計できるものが大半ですが、設計の方法はさまざまです。プログラミング知識がなければできない場合もあるでしょう。知識がある人が在籍していれば問題ないですが、ノンプログラミングの帳票設計機能が搭載されていれば誰でも作業できます。これにより、業務の属人化を防ぐことも可能です。
紙帳票のフォーマットを使えるか
紙帳票のフォーマットはエクセルやワードで作成されたものが多いですが、それをそのまま帳票電子化ツールに移行できるものが望ましいです。既存のフォーマットは使い慣れているため、運用がスムーズになります。電子化で業務フローが変わってしまうことに不安な社員でも抵抗なく、利用できるでしょう。
人気の帳票電子化ツールランキング
ITトレンド編集部おすすめの帳票電子化ツールを以下のページで人気順に紹介します。自社に最適なツールを導入しましょう。
帳票電子化にはツール導入で対応しましょう
帳票電子化は業務効率化やコスト削減のメリットがあるため、多くの企業で普及しています。帳票電子化を始める際には所轄税務署長に申請し、真実性・可視性の確保が求められます。
帳票電子化ツールを使うと法律に則った電子帳票作成が可能です。帳票設計がノンプログラミングででき、紙帳票のフォーマットをそのまま使えるツールが望ましいです。自社に合ったツールを導入して帳票電子化を進めましょう。
