請求書をWeb上で配信できる機能
請求書の作成や印刷などは、毎月決まった日に必ず行う業務で膨大な作業です。Web請求書の機能の１つとして、請求書をWeb上で配信できる機能があります。この機能は、Web請求書の管理画面上でWebページやメールを用いて取引先に請求書送付を行える機能です。
請求書をWeb上で配信できる機能があると、Web上で処理が完結するため、請求書の作成から完了までの請求業務にかかる時間短縮を実現できます。
請求書の郵送・FAX送信機能
請求書の発行は、取引先の希望によりFAX送信するケースがあります。また、請求書は捺印し原本を郵送する必要があります。Web請求書では、管理画面上でFAX送信や郵送できます。作成した請求書に対し画面上で、FAX送信や郵送のチェックを入れることで取引先へ即座に送付できる機能です。
この機能を利用すると、自社スタッフで印刷や封筒へ封入する作業は不要です。決まった取引先を顧客登録
請求書を作成する際、金額や項目のみを変更して同じ取引先へ発送することは多くあります。また、取引先が多い場合、その都度住所や宛名を入力する作業は煩雑です。Web請求書では顧客情報登録の機能があります。
この機能は、企業名や担当者名、送付先メールアドレスなどの請求書データをあらかじめ登録しておくことで、毎月の請求書発行業務をスムーズに進めることが可能となる機能です。
検索やステータス管理
Web請求書の機能として、検索やステータス管理できる機能があります。 検索機能は、取引先から請求金額について質問を受けた場合などに活用できます。また、ステータス管理機能は、作成した請求書を先方へWeb上で送信したかどうか、郵送したかどうかなどの請求書受領までの進捗を確認できる機能です。
金銭に関わる請求書業務の人為的ミスを防ぐことにもつながる優れた機能です。
他の書類をワンクリック作成
一部のWeb請求書システムでは、請求書作成だけではなく、明細書や見積書、納品書なども作成できる機能が搭載されています。 この機能を活用すると、請求書以外の書類もあわせて作成でき、見積書から請求書、見積書から納品書、納品書から請求書などをワンクリックで発行可能なため、業務効率化につながります。
会計ソフトとの連携機能
会計ソフトと連動・連携させる機能を持つWeb請求書システムもあります。 会計ソフトと連動することで、入力した費用が自動仕訳できます。これにより帳簿入力業務が効率化されるでしょう。また、取引先から請求金額が入金された際、システム上で消込が行われる機能や、未収金が発生した場合アラート通知が出るなどの機能もあります。
会計ソフトや経理システムとの連携で、Web請求書の機能は大きく高まります。
電子帳簿保存法の対応
電子帳簿保存法は2005年に改定され、多くの企業では、書類が電子データで保存されます。 Web請求書システムの中には、電子帳簿保存法に対応していることを機能として持つシステムがあります。この機能は、作成から税務用の電子保存までの一連の流れをサポートしています。
電子帳簿保存法に則り電子データとして保存を希望する場合は、機能として電子帳簿保存法の対応有無を確認しましょう。
参考：「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました」 | 国税庁
電子帳簿保存法改定で重要性が高まったWeb請求書
電子帳簿保存法の改定後、数年が経過し、各社が税務関連の資料を電子化して保存しています。その中で、近年電子請求書の重要性が高まっています。請求書の作成から保存までの流れをスピーディに、そして集約して請求書管理することによる業務の短縮化が期待できるでしょう。
Web請求書発行システムは、基本機能が部分的に異なります。取引先の数が多い場合と少ない場合など、合致するシステムが変わります。各システムの持つ機能を確認し、業務軽減につながるシステムを選びましょう。
