ビジネスチャットツールの選び方
ここでは、自社に最適なビジネスチャットツールの選定ポイントをご紹介します。これから検討されるという方は、ぜひ参考にしてみてください。
対応形態で選ぶ（クラウド型とオンプレミス型）
ビジネスチャットツールの提供形態にはクラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型が主流と言われています。以下、簡単に２つの概要をまとめました。
クラウド型
サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムにアクセスして利用するタイプで、サーバーやシステムを構築する必要がないため、アカウント情報が作成されればすぐに利用できます。
オンプレミス型
自社のサーバー上にシステムを構築して利用するタイプで、初期費用がかかってしまいますが、自社で構築するためカスタマイズができ、多様なニーズに対応できるという特徴があります。
すぐに導入して活用したいのか、それとも自社に最適なツールとしてカスタマイズを重視していきたいのかを、事前に明確にしてから選定しましょう。
価格・コストで選ぶ
一般的に、機能が豊富である程、製品の価格は高くなります。自社に必要な機能とコストのバランスが大切です。
また、提供形態によっても価格に差があります。クラウド型は初期費用を安価に抑えることができますが、サーバー構築費用などが必要になるオンプレミス型は初期にすべての費用がかかります。
しかし、クラウド型は利用者ごとの課金体系であることが多く、利用人数が増えると長期的にみてオンプレミス型よりもコストがかかる場合もあります。機能や提供形態など、様々な視点から費用感をイメージすることが必要でしょう。
セキュリティで選ぶ
ビジネスチャットツールを利用すれば気軽にコミュニケーションができる一方で、セキュリティ面でのリスクに対し、より注意を向ける必要性がでてきます。やり取りの中には企業機密が含まれている可能性もあるため、メッセージの暗号化や不正アクセス・情報漏洩などの対策がしっかりとされているかを確認しましょう。
外部連携のしやすさで選ぶ
ビジネスチャットは単体で使うだけでなく、他の業務ツールと連携させることで、さらに便利に使えます。たとえば、Google WorkspaceやMicrosoft 365、カレンダー、タスク管理ツール、SFAなどと連携できれば、情報の一元管理や業務効率化が期待できます。日常的に使っているツールとスムーズに連携できるかは、選定時の重要なチェックポイントです。
操作のしやすさ・UIで選ぶ
導入後に定着させるためには、誰でも直感的に使える操作性が大切です。UI（画面デザイン）がシンプルでわかりやすいツールであれば、年齢やITリテラシーに関係なくスムーズに利用できます。無料トライアルやデモを活用して、実際の操作感を確認するのがおすすめです。
サポート体制で選ぶ
導入後のトラブルや質問にすぐ対応できるかどうかは、特に初めてツールを導入する企業にとって重要です。チャット・電話・メールなど複数のサポート窓口があるか、問い合わせに対する対応のスピードや丁寧さはどうか、マニュアルやFAQが充実しているかなども比較しておきましょう。
以下の記事では、おすすめのビジネスチャットツールを多数紹介しています。製品タイプの解説や、各製品の違いがひと目でわかる比較表もあるので、ぜひ参考にしてください。
人気製品を見てみよう
以下のページでは、ITトレンドでの資料請求数にもとづいた、社内SNS・ビジネスチャットの最新ランキングを紹介しています。どの製品に注目が集まっているのかをチェックしたい方は、ぜひご活用ください。
そもそもビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、ビジネスシーンで利用するチャットツールのことです。社内コミュニケーションを主な目的としています。これまでは対面やメールなどが手段として主流でしたが、メールよりも気軽に会話ができたり、テーマごとにグループを作成できるなどのメリットから、近年、導入する企業が増えています。
ビジネスチャットツールの主な機能
ビジネスチャットツールには、社内コミュニケーションを円滑に進めるために多くの機能が搭載されています。ここでは、主なものをいくつかご紹介します。
「チャット機能」でリアルタイムにコミュニケーション
ビジネスチャットの要となる機能で、個人同士でも複数人でも会話することができます。メールと違って件名や定型の挨拶文を省いて直接本題から入ることができ、簡単・簡潔に会話を行うことが可能です。
「グループ機能」で限定したメンバーでのやりとり
ビジネスチャットツールを利用すれば、チームや部署など、グループを作成してメッセージを送ることができます。部署をまたいでグループ作成することもでき、プロジェクト単位でも利用可能です。製品によっては社外メンバーも参加可能で、セキュリティ面からグループの公開・非公開の設定ができるものもあります。
「アップロード機能」で写真や動画を共有
テキストだけでなく、画像や動画などを簡単に共有することができます。アップロードもドラッグ&ドロップででき、スムーズに情報共有することが可能です。
まとめ
ビジネスチャットツールの選び方を中心に、その概要や機能、具体的な製品を紹介してきました。自社に適したツールを選ぶことで、社内の雰囲気や働き方なども変わってくるはずです。ツールの導入を検討している企業は、ぜひ紹介した選定ポイントを踏まえて製品を選んでみてはいかがでしょうか。
