ビジネスチャットとメールの違い
ビジネスチャットとメールの違いは、リアルタイム性と手軽さにあります。チャットは短文でスピーディなやり取りができ、ちょっとした確認や情報共有に適しています。一方メールは、形式的な文章でのやり取りに向いており、社外との連絡や記録を残したい内容に適しています。用途や相手に応じて使い分けることが重要です。
ビジネスチャットのメリット
近年、ビジネスチャットツールの導入によって社内の情報共有の効率化や働き方の柔軟化といった効果を実感する企業が増えています。ここでは、ビジネスチャットの活用によって得られる具体的なメリットを紹介します。
簡単にコミュニケーションが取れる
リアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能です。そのため相手からすぐに返信が欲しい場合や業務上でちょっとしたことを聞きたい時などに非常に便利です。オフィスが大きい会社であれば、わざわざ相手の席まで行くことなくやり取りができます。また、メールでは定型文が不要なので、気軽なコミュニケーションが可能です。
ただし、気軽に使える一方で「即レスの強要」「深夜の連絡」などには注意が必要です。ビジネスチャットのマナーを意識した運用が大切です。
同時に多人数とコミュニケーションが取れる
グループ機能を使って一度に複数人とコミュニケーションをとることができます。複数の人たちで共有したい情報がある場合には、個別に連絡をする手間が省け、効率的に情報共有することができます。
多くのビジネスチャットツールに搭載されているビデオ通話機能を利用すれば、その場で複数人でのリアルタイム会議が実現できます。
情報共有が簡単に素早くできる
ビジネスチャットでは画像や資料などのファイル、動画の送信もドラッグ＆ドロップなどの操作で簡単に行うことが可能です。
外部のツールと連携できる
多くのビジネスチャットツールでは、外部のシステム・機能と連携できます。例えば、タスク管理ツールと連携してプロジェクトの進行をスムーズにすることができます。
また離職防止ソリューションと連携することで、AIが社員の会話パターンから離職を予測し、その社員が辞めようと考える前に個別対応するということも可能です。
以下の記事では、ビジネスチャットのメリットについて詳しく解説しています。ビジネスチャットを導入することで何が可能になるのかをもっと知りたい方は、ぜひ見てみてください。
ビジネスチャットのデメリット
次に、ビジネスチャットツールのデメリットを説明していきます。
過度なコミュニケーションによる生産性の低下
手軽にコミュニケーションが取れますが、その分コミュニケーションの量が必然的に多くなります。そうなると、頻繁に送られてくるメッセージに気をとられ、仕事への集中力が低下するなど生産性の低下を招く恐れがあります。この点は注意して使わなければいけません。
対面でのコミュニケーションの減少
仕事上でのコミュニケーションを何でもビジネスチャットツールで行ってしまうと、社内の人との対面コミュニケーションが減少する可能性があります。
また、文字だけでのやり取りではメッセージの内容について相手と自分で違う解釈をしてしまい、食い違いが起きることもあります。ビジネスチャットツールがどれだけ便利であっても、業務上で重要な相談などの時にはきちんと相手の顔を見て直接話すようにしましょう。
情報漏えいのリスク
現在のビジネスチャットツールは、クラウドを使ったサービスが一般的です。ツールに登録する個人情報や投稿内容などはサービスを提供する会社のデータセンターで管理されます。そのため、第三者に情報の管理を委託することになり、外部からの情報漏えいのリスクが高まる点を考慮して下さい。
以下の記事では、ビジネスチャットツールのデメリットによりフォーカスしています。デメリットについて心配だからもっと知りたい、どのようにして解決すればいいのか知りたいという方はぜひ参考にしてみてください。
メールのメリット
次に、メールのメリットを見ていきましょう。
相手の時間を拘束しない
オンラインでリアルタイムのやり取りをするチャットの場合、相手の時間が合わなければコミュニケーションを取ることができません。しかしメール送信後は開封されるのを待つだけなので、相手の時間を拘束しません。
相手の時間を制限しないという点では、ビジネスチャットよりも気軽にコミュニケーションをとれるかもしれません。
簡単に検索・履歴確認ができる
メールでは、時系列に並べたり送信者ごとに並べたりすることで、メッセージの検索が簡単に行えます。キーワードなどでの検索も可能です。さらにデータとともに送受信の日時が残るので、始まりから現在に至るまでのやり取りの経過を時間軸に沿って追いかけることができます。
また、メッセージの履歴が残るので業務上での「言った」「言わない」といったトラブルを防ぐことができます。そのほかにも、確認のメッセージを「送った」「送っていない」というようなトラブルも防止も可能です。
メールのデメリット
これまでメールを使うメリットを解説しましたが、次にメールを使うデメリットを説明していきます。
相手が読んだかどうか分からない
メールは送信後に相手が返信などの反応を返してこない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません。すぐに返事などが欲しい場合には、それを意識した件名や文面を作ることが必要になります。
時間の共有ができない
ビジネスチャットツールはリアルタイムに相手と時間を共有することで密なコミュニケーションが取れますが、メールはそうしたことができません。また、微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点があります。
コミュニケーションが簡素になってしまう
決まり文句や用件ばかりのメールを送っていると、やり取りが無機質なものになります。声や表情で補うことができない分、表現や言い回しに工夫をすることが求められます。
メッセージの削除ができない
一度送ったメールは取り戻すことができません。受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。メールを送った後に失敗や後悔をしないためにも、送る前に内容を十分に確認しておかなければなりません。
ビジネスチャットとメールの効果的な使い分け方
これまでビジネスチャットとメール、それぞれのメリット・デメリットを説明しましたが、簡潔にまとめると以下のようになります。
では、実際にビジネスチャットとメールをどう使い分ければ双方のメリットを活かせるのでしょうか。
送る相手や内容によって使い分ける
「誰に連絡するか」「何を送るか」で、連絡手段の使い分けをすることが重要です。ビジネスチャットツールは簡単なメッセージを送り合うのに適したツールです。また、会話形式でメッセージをやり取りするため、相談ごとや情報共有などには効果的に利用できるといえるでしょう。
一方メールは、しっかりとした文章でのコミュニケーションを取れるツールです。そのため、社外の人とのやり取りや重要事項の伝達などに適していると言えるでしょう。また、普段からチャットに触れていない人とのやり取りの場合は、メールの方がスムーズにコミュニケーションを取れることもあるでしょう。
どちらのツールも連絡をとるための手段であるため、社内外に関わらず最も効果的な手段を取ることが重要です。
履歴を残すかどうかで使い分ける
ビジネスチャットツールは、特定のトピックスに対して1つのスレッドで会話を行うため、重要な内容であっても流れていってしまいます。そのため、ある程度日が経ってからその重要事項を確認しようとしてもすべての会話をさかのぼっていく必要があり、非常に手間がかかってしまいます。
また、発言者がメッセージを削除してしまうと、受け取った相手はその内容を確認することができません。そのため、重要な証跡を残す場合には不向きといえます。
メールであれば、未開封のメッセージは未読として残しておくことができますし、受け取った相手が削除しない限りは受信トレイに残り続けます。例えば会議や打ち合わせの議事録、決定事項の通達など、証跡として残したり受信者に必ず見てもらいたい内容のものについては、ビジネスチャットツールを使うよりもメールを使う方が効果的でしょう。
ビジネスチャットで意識すべきマナー
ビジネスチャットは、メールよりも気軽に使える反面、ビジネスの場にふさわしいマナーを守ることが大切です。使い方を誤ると、相手にストレスを与えたり誤解を生んだりする可能性もあるため、以下のポイントを意識しましょう。
- ■即レスを前提にしない
- チャットはリアルタイムでやり取りができるツールですが、必ずしも即時返信を求めるべきではありません。相手の作業時間や業務状況を配慮し、「時間があるときで大丈夫です」などの一言を添えると、過度なプレッシャーを与えずに済みます。
- ■業務時間外の連絡には配慮を
- ビジネスチャットは24時間送信可能なため、つい業務時間外にメッセージを送ってしまいがちです。急ぎでない場合は送信時間のタイミングを調整したり、スケジュール送信機能を活用したりして、相手のプライベート時間への配慮を心がけましょう。
- ■言葉遣いやスタンプの使い方に注意
- チャットはカジュアルな雰囲気で使える分、言葉遣いがくだけすぎてしまうことがあります。スタンプや絵文字を多用する際も、社内の雰囲気や相手との関係性に合わせて節度を持った使い方を意識しましょう。
- ■要点を簡潔に伝える
- チャットはテンポよくやり取りすることが求められるため、長文になりすぎないよう注意しましょう。要件は箇条書きにしたり、結論を先に伝えるなど、相手が素早く理解できる工夫が重要です。
- ■通知設定に配慮する
- 頻繁なメンションや連続投稿は、相手の通知を埋めてしまい、業務の妨げになることもあります。複数の要件がある場合は、まとめて１投稿に整理するなど、相手の受信環境への配慮を忘れずに。
まとめ
ビジネスチャットとメールには、それぞれ特性があります。自社のコミュニケーションの質を上げるためには、場面や相手によってどのツールが有効なのかを考えることが大切です。
以下の記事では、ビジネスチャットツールを比較しています。「メールとの使い分けでコミュニケーションを効率化したいが、実際にどんな製品があるのかわからない！」という方は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
