社内ナレッジの蓄積が重要な理由とは
ノウハウは経験にもとづいた実践的な知識を指し、ナレッジはそれを含む、より広い知識の概念です。では、なぜノウハウやさまざまな情報をナレッジとして蓄積・共有することが重要なのか、以下で具体的に解説します。
社員が成果を出しやすくするため
企業でナレッジをためると、社員が成果を出しやすくなります。たとえば、ベテラン営業スタッフの営業術をナレッジとして社内で蓄積・共有できれば、ほかの社員も成果を出しやすくなります。
ずっと特定の社員が同じ業務を担当できるのであれば、ナレッジをためる必要はないでしょう。しかし、現実にはそのようなことはあり得ません。やがて退職するときがきますし、急に体調不良で業務を遂行できなくなることもあるでしょう。
そのときに、それまでの担当者以外がその業務を遂行して適切な成果を出すには、ナレッジの蓄積・共有が不可欠です。
業務の効率化を図るため
業務にもよりますが、やるべきことの中には手順が決まり切ったものもあるでしょう。そのような作業は、マニュアル化してナレッジを共有すれば、誰でも担当できるようになります。その都度試行錯誤をする必要がないため、効率的に業務を遂行できるでしょう。
単に業務のやり方を共有するだけであれば、口頭説明で事足りると考える人もいるかもしれません。しかし、それでは共有に時間がかかります。特に、プロジェクトの途中で新たな人員が入った場合などは、時間をかけて業務の手順を教えている暇はないはずです。
そのような時にすぐに対応できるよう、テキストや画像の形式で知識を貯めることが大切です。
社内のナレッジを蓄積する方法
社内でナレッジをためるにはどのような方法があるのでしょうか。２つの方法を解説します。
社内wikiの活用
wikiとは、不特定多数のユーザーが共同で作り上げるWebサイトやそのシステムのことです。wikiの仕組みを使ったサイトとして有名なウィキペディアをイメージすると分かりやすいでしょう。
そして、社内wikiとはそのような仕組みを使って、社内で情報を蓄積・共有するツールを指します。
これを活用すると、社員全員が協力してナレッジをためることができます。同じ質問を何度もされるなど、wikiに追加しておくべきだと思った時に逐次加筆できるのが特長です。
初めから完全なマニュアルを作る必要はないため、利用のハードルが低い方法といえるでしょう。また、全員で協力して作っているという一体感が、モチベーションアップや社内コミュニケーションの促進にも一役買います。
ナレッジマネジメントツールの活用
社内wikiには決まった使い方がありません。ナレッジの蓄積以外にもさまざまな用途で使えます。それに対して、ナレッジマネジメントツールはナレッジの管理に特化したITツールです。ナレッジをためるうえで有益な機能を多く備えています。
たとえば、ツールを活用すると引き継ぎがスムーズになります。ツール内で過去のデータを一元管理しておけば、あちこちから資料を集める必要がないからです。
また、扱えるナレッジが多様なのも特徴です。日報から製品仕様書、機密情報まで社内のさまざまな情報をまとめて管理できます。ナレッジマネジメントツールは社内における知識の共有や活用を総合的に促す手段といえるでしょう。
以下の記事では、ナレッジマネジメントツールについて詳しく解説しています。
社内のナレッジを蓄積する際のポイント
社内ナレッジを効果的に蓄積・活用するには、どのような点に注意すべきでしょうか。ここでは、社内にナレッジをためるうえで重要な２つのポイントを紹介します。
目的を明確にする
ナレッジの蓄積を始める前にその目的を明確にしましょう。「情報の活用」といった曖昧な目的ではいけません。具体的に、自社が抱えているどのような問題を解決したいのかを明らかにしましょう。目的がなければ、せっかくコストや手間をかけてナレッジを蓄積しても、何の役にも立ちません。
たとえば、「前回までの会議内容の共有が甘く、会議が進まない」という課題を解決したい場合を考えましょう。このケースでは「議事録をナレッジとして蓄積する」「会議前に必ずそれにアクセスする」などと社内でルールを設けると、事態は改善するでしょう。
このように目的を明確化することで、何を蓄積すべきか、またそれをどう活用すべきかが明らかになります。
適切にマネジメントをする
ただ単にナレッジをためるだけでは、有効活用できるようになりません。個別の知識やノウハウをナレッジ化し、誰もが活用しやすい形に整えることが重要です。
例えば、営業を行ううえで有用な試験データをナレッジとして蓄積したとしましょう。このままではただのデータです。しかし、そのデータをどのような顧客にどのような切り口で説明すれば有効かを記せば、それはノウハウになります。
また、別の部門が「こっちのデータも一緒に提示してはどうか」などと提案すれば、さらにノウハウに磨きがかかるでしょう。
下記の記事では、おすすめのナレッジマネジメントツールを価格や口コミなどから徹底比較しています。選び方も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
社内ナレッジを蓄積・共有することは、業務の属人化を防ぎ、社員一人ひとりの生産性向上や組織全体のパフォーマンス強化につながります。ノウハウや情報をナレッジとして体系的に管理することで、再現性のある成果や効率的な業務運営が実現しやすくなります。
社内wikiやナレッジマネジメントツールなどを活用すれば、ナレッジの蓄積・活用をよりスムーズに行うことが可能です。以下のボタンからナレッジマネジメントツールの一括資料請求が可能なため、まずは製品について詳しく知るところからはじめましょう。
