CLMが活躍する主な場面
契約ライフサイクルマネジメントは、契約書を作成してから承認されるまでの流れを整えたい企業に向いています。関係者の確認状況や期限が整理されるため、やり取りが多い場面でも混乱が生じにくい点が特徴です。ここでは代表的な利用シーンを紹介します。
契約書作成から承認までのプロセス管理
契約書の作成や確認には複数の担当者が関わるため、紙やメールで進めている場合は現在の状況を把握しにくくなります。契約ライフサイクルマネジメントを利用すると、一連の流れを同じ画面で確認しやすくなり、どこで承認が止まっているか判断しやすい環境を整えられます。
承認フローを事前に設定すれば、必要な手続きを抜けなく進められる点も利点です。テレワークや出張中でも進捗を共有しやすく、関係者の調整をスムーズに行えます。
契約更新や期限管理の自動化
契約書は締結後も管理が続きます。とくに更新期限の見落としは業務リスクにつながるため、管理体制が重要です。契約ライフサイクルマネジメントでは更新期限を自動で通知でき、担当者が見落としに気づきやすい環境を整えられます。
複数契約が並行して動く場面でも、重要度や期限を一覧で確認しやすく、対応の優先順位を判断しやすい点がメリットです。外出先でも期限を確認しやすいため、営業担当や管理部門にとっても心強い仕組みです。
法務と営業の連携向上
営業担当が契約内容を急いで確認したいとき、法務部門との連携に時間がかかると商談の進行に影響します。契約ライフサイクルマネジメントを導入すると双方が進捗をリアルタイムで確認でき、連絡の往復が少なくなる点が魅力です。
営業担当は顧客対応に必要な情報へ素早くアクセスでき、法務部門も対応状況を把握した上で判断しやすい環境を整えられます。過去の契約書を検索する場面でも役立ち、商談の流れを止めずに資料を確認しやすくなるでしょう。
業務部門ごとのCLM活用方法
契約ライフサイクルマネジメントは、契約書を扱う部門ごとに役割や活用方法が変わります。法務・営業・購買など、それぞれの業務で直面しやすい課題を補えるため、全体の業務フローを見直すきっかけにもなります。ここでは部門別の利用例を紹介します。
法務部門での利用例
法務部門は契約書の確認や修正業務が中心で、案件が重なると優先度の判断が難しくなります。契約ライフサイクルマネジメントを活用すれば依頼内容を一覧で整理でき、作業負荷の分散に役立ちます。
修正履歴も残せるため、変更点の確認が容易になり、後から見返す際も便利です。やり取りが一つの画面に集約されるため、メールの行き違いも減り、対応品質を保ちやすい職場に近づきます。
営業部門での利用例
営業部門は契約書の提出期限が顧客との信頼に直結するため、スピードが求められます。契約ライフサイクルマネジメントでは営業担当が進捗を直接確認でき、どの工程で停滞しているのか把握しやすくなります。
法務部門とのやり取りも整い、調整作業の負担を抑えられる点が利点です。過去の契約書の検索にも向いており、外出中の商談でも必要な情報へ素早くアクセスできます。
購買部門での利用例
購買部門は仕入れ先との契約管理が多いため、更新時期の把握が欠かせません。契約ライフサイクルマネジメントでは契約ごとの期限を自動管理し、更新が近い契約を優先して確認できます。
契約条件を一覧で比べやすく、交渉材料の整理にも役立つ点が特徴です。テレワークや出張中でも確認しやすく、急な相談にも対応しやすい体制を整えられます。
業界別にみるCLMの活用場面
契約ライフサイクルマネジメントは契約書の数が多い業界ほど効果を感じやすい傾向があります。製造業や商社、IT企業、自治体など、多くの業界で導入の意義があります。ここでは代表的な業界を取り上げます。
製造業や商社における契約管理
製造業や商社は取引先が多く、案件ごとに条件が異なるため契約書の管理が複雑になりがちです。契約ライフサイクルマネジメントを使うと契約内容を電子化して一元管理しやすく、金額や条件、更新日をすぐに確認できます。
商談中に過去の契約内容を参照する場面でもスムーズで、検索によって必要な資料へすぐアクセス可能です。更新時期も把握しやすく、見直しが必要な契約を優先的に確認できる点が利点です。
IT企業での外部契約管理
IT企業では開発委託契約や保守契約が同時に進むことが多く、最新版の契約書の所在が分かりづらい場面があります。契約ライフサイクルマネジメントを導入すると最新版が整理され、変更履歴も確認しやすくなります。
案件単位でアクセス権を設定できるため、社内外のメンバーも安全に情報を共有可能です。リモートワーク中心の企業でも契約書にアクセスしやすく、業務を止めずに対応できる点が強みです。
自治体や公共機関での書類管理
自治体や公共機関では、契約書や委託文書など多くの書類を長期間管理します。紙中心の管理では必要な資料を探すまでに時間がかかり、窓口対応にも影響を及ぼしかねません。
契約ライフサイクルマネジメントを導入すると書類を電子化でき、担当者の異動があっても継続的に管理しやすい環境を整えられます。更新期限の通知にも対応しており、庁舎外の作業でも情報へアクセスしやすく、住民サービスの向上にもつながります。
以下の記事ではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の価格や機能、サポート体制などを比較しています。導入判断の材料として参考にしてみてください。
CLM活用で期待される改善効果
契約ライフサイクルマネジメントを取り入れると、契約書管理に関する作業が整理され、業務全体を見直す機会につながります。契約書を扱う部門が多いほど連携が整いやすく、組織全体で効果を実感しやすい点が特徴です。ここでは期待される改善効果を紹介します。
契約プロセスの透明性向上
紙やメールで進める契約書管理では、担当者の作業が見えづらく確認漏れが起きやすくなります。契約ライフサイクルマネジメントでは進捗を一覧で確認し、どの工程が停滞しているか判断しやすくなります。
承認者の順番も設定でき、必要なフローを抜けなく進められるため、仕事の見通しが立てやすくなるでしょう。テレワーク中の担当者も状況を共有しやすく、連絡の行き違いが減らせる点が安心につながります。
リスク管理の強化
契約書には重要な情報が含まれるため、最新版を正確に把握することが欠かせません。契約ライフサイクルマネジメントでは変更履歴を自動で管理し、最新版を明確に区別できます。
更新が必要な時期も整理されるため、見直しの準備も進めやすくなります。アクセス権の設定により適切な範囲で情報を扱えるため、情報管理の精度も高まります。
業務効率化とコスト削減
紙の契約書を保管している企業では、印刷や管理の負担が積み重なります。契約ライフサイクルマネジメントを導入すると契約書を電子管理でき、検索や共有にかかる時間を抑えやすくなります。
承認フローが整うため担当者の手作業も減り、優先すべき業務に集中しやすくなる点も利点です。保管スペースの削減にもつながり、組織全体の効率向上に役立ちます。
まとめ
契約ライフサイクルマネジメントは、契約書の作成から承認、更新管理までを整理し、業務の負担を抑えたい企業に向いています。関係者が連携しやすくなるため、法務や営業だけでなく、幅広い部門でメリットを実感しやすい管理方法です。自社の課題に合わせて活用できる点も魅力で、契約書管理の見直しを進めたい組織に適しています。
導入を検討する際は複数サービスを比較し、自社に合う運用を選ぶことが大切です。資料請求で詳細を確認し、運用イメージを具体的にしてみましょう。
