CLMのセキュリティが重要とされる背景
契約情報は企業活動を支える中核データであり、外部攻撃や内部不正の標的になりやすい性質があります。紙より便利なデジタル管理には効率のよさがありますが、それだけに新たなリスクも生じます。ここでは、契約情報が置かれる環境や脅威について整理し、なぜCLMに高度なセキュリティが求められるのかを解説します。
契約情報が持つリスクと外部攻撃の増加
契約書には金額条件、取引先情報、機密条項など企業価値に直結する内容が含まれます。不正利用や詐欺目的で狙われやすいため、契約データを対象にした攻撃は増加傾向です。
ISO27001やSOC2では、機密性の高い情報の保護が求められています。デジタル管理では外部ネットワークとつながる便利さがある反面、攻撃対象になる可能性も高まります。アクセス制御や通信の暗号化はもはや必須であり、認証情報の流出やマルウェアによる侵害リスクも無視できません。
このような環境では、CLM導入時に脅威を想定し、システムと組織の両面で対策を組む必要があります。
参考：ISO/IEC 27001（情報セキュリティ）概要｜日本品質保証機構
参考：SOC 2® - SOC for Service Organizations: Trust Services Criteria｜AICPA
紙契約と比べたデジタル管理の脆弱性と対策の必要性
紙の契約書は閲覧できる人が限られ、物理的な管理で漏えいを防ぎやすい利点があります。しかしデジタル化すると、担当者だけでなく関係者が参照できる可能性があり、権限管理が甘いと意図しない共有が起きる懸念があります。また、誤送信やクラウドの設定ミスといった、紙にはなかった新たなリスクも出てきます。
こうしたリスクに備えるため、ISO27001の「アクセス制御」「暗号化」「運用のセキュリティ」といった管理策を踏まえ、技術による保護と運用による管理を両立させる必要があります。CLMの導入は便利ですが、リスク軽減のための対策は不可欠です。
CLMのセキュリティ機能で押さえるべき基本ポイント
CLMを選ぶ際に必ず確認したいセキュリティ機能をここに整理します。アクセス権限やログ、暗号化といった基本機能は、ISO27001やSOC2における重要な管理策と重なります。製品の選定と運用準備の双方で、これらを重点的にチェックしてください。
アクセス権限管理
契約データは、閲覧・編集できる人が限られているほど安全性は高まります。そのためCLMでは、ユーザーごとに閲覧権限や編集権限、承認権限などを分け、必要最小限に限定することが望ましいです。ISO27001でも「業務上必要な範囲に限定する」ことが求められています。
個人単位で属人的に設定するのではなく、役割（ロール）単位で管理できれば設定ミスや権限漏れのリスクが減ります。加えて、担当者の退職や部署異動時に、不要なアカウントや権限が残らないよう自動で削除や無効化できる仕組みが重要です。企業側でも定期的にアカウント棚卸しを行い、過不足がないかをチェックする運用ルールが必要です。
ログ管理と監査証跡
契約情報の閲覧や変更などの操作履歴を記録するログは、SOC2やISO27001が重視する管理ポイントです。誰が、いつ、どのデータを操作したかが記録されていれば、内部不正や誤操作を早期に発見できます。ログを一定期間保存できるCLMであれば、後から監査証跡として提示可能です。
さらに、ログの改ざん防止機能や、外部監査を意識した形式での出力に対応しているかどうかも重要です。企業側では、ログを定期的に確認する担当者を決め、不審な操作がないかチェックする体制を整えましょう。
暗号化とデータ保護の仕組み
契約データを守るためには、通信中のデータだけでなく、保存後のデータも暗号化されている必要があります。たとえば通信時はTLS、保管時にはAESなどの強力な暗号が使われているかを確認してください。ISO27001の「暗号化に関する管理策」では、こうした措置が求められています。
また、鍵管理の方法やバックアップデータの保護方式も重要です。さらに、企業側でパスワードの強化や多要素認証の導入など、技術面だけでなく運用面の対策も併せて実行すれば、より高い安全性を実現できます。
以下の記事ではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）の価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
CLMの運用管理で求められる継続的なセキュリティ強化
CLMのセキュリティは、ツールの機能だけで完結しません。企業内部の運用体制を整え、継続的に改善し続けることが重要です。ここでは、社内ルールの整備や教育、定期レビューなど、組織面での対策を整理します。
運用ルールの整備と社内教育
十分な技術対策があっても、運用が不適切だとリスクを抑えきれません。そのため、アクセス権限の申請や変更の手順、ログ確認の頻度、外部共有の方法などを明文化し、関係者に共有することが必要です。さらに、従業員に対する定期的なセキュリティ教育も有効です。
例えば、フィッシング対策やパスワード管理のポイントを含めると、日常業務の中でセキュリティ意識が高まりやすくなります。こうした組織的な対策と技術的な対策を両立させることで、安心してCLMを活用できる環境が整います。
定期的なセキュリティレビューの実施
契約管理の体制は、時間の経過とともに形骸化しやすいため、定期的な見直しが欠かせません。例えば、権限設定の棚卸しやログ傾向の分析、外部環境の変化に応じたリスク評価などを行うと、潜在的な問題に早期に気づきやすくなります。
ISO27001でも、内部監査や運用状況の定期確認を通じて改善を図ることが求められています。CLMの運用担当者だけでなく、情報システム部門やセキュリティ担当者を交えてレビュー体制を整えると、より客観的かつ効果的な見直しが可能です。
外部サービス連携時のリスク管理
CLMはワークフロー管理ツールや文書保存サービス、電子署名サービスなどと連携するケースが多くあります。便利さの裏には、連携先の仕様やセキュリティレベルによってリスクが広がる可能性がある点に注意が必要です。
連携先がどのような認証方式を採用しているか、データ送受信方法や保存ポリシーはどうなっているかを事前に確認してください。もし委託を伴う場合は、SOC2報告書やセキュリティ証明書の提出を求めるとよいでしょう。さらに、連携に関する契約で情報保護条項を定めるなど、企業としての管理体制も整えておくことで、安全性をより高められます。
セキュリティ向上に役立つCLM活用ポイント
CLMを上手に活用すると、業務効率化に加えてセキュリティレベルの向上も期待できます。ここでは、日々の契約管理で役立つ具体的な活用ポイントを整理します。ワークフローや更新管理、バックアップなどの仕組みを適切に使えば、情報漏えいや管理ミスを減らし、安全な運用につながります。
ワークフロー自動化で情報共有の安全性を高める
契約の承認や共有をワークフローで自動化すると、担当者以外へ情報が渡るリスクを抑えやすくなります。手動でメール添付する場合と比較し、誤送信や意図しない共有が起こりにくい運用に変えられます。
さらに、承認の流れが自動で記録されるため、誰がいつ承認したかを追跡しやすく、不正な処理が紛れ込む可能性が低下します。ワークフロー自動化は効率化だけでなく、安全性の確保にも役立つ活用方法です。
契約更新通知で管理精度を高める
契約更新日の自動通知は、管理漏れを防ぎ、トラブルの発生リスクを下げます。更新を失念すると、不要な費用が発生したり、契約終了による業務影響が出たりする可能性があります。
通知機能を活用すれば、担当者の負担を減らしつつ、契約内容の見直しや最適化につながるでしょう。プロセス管理を強化することで、組織全体のガバナンス向上にも寄与しやすくなります。
データバックアップと復旧でトラブル時の対応力を確保する
システム障害や災害に備えてバックアップと復旧機能を活用すれば、契約データの消失リスクを大幅に減らせます。バックアップが適切に保存されていれば、万一の際にも迅速な復旧が可能です。
バックアップの保存場所や暗号化の有無、復旧手順の明確さは、ISO27001が求める事業継続管理にも関係します。定期的に状況を確認し、復旧テストを行うことで、緊急時の対応力を高められます。
まとめ
契約情報をデジタルで管理するCLMでは、技術的なセキュリティ機能と、いかに組織として守るかという運用管理の両面を整えることが鍵です。アクセス権限管理やログや監査証跡、通信と保管の暗号化といった基本機能に加えて、組織内ルールの整備や定期レビューの実施が安全な運用につながります。
効率化とセキュリティの両立を目指すなら、複数のCLM製品を比較検討し、自社に最適な仕組みを選ぶことが大切です。ITトレンドでは各CLMツールの資料をまとめて請求できます。ぜひ比較検討の第一歩としてご活用ください。
