BPMツールとは
BPMはBusiness Process Managementの略称で、ビジネスプロセス管理とも呼ばれます。BPMツールとは、社内におけるさまざまな業務プロセスを管理・改善し、最適化していくためのツールです。業務プロセスの可視化・自動化によって業務効率を高め、生産性の向上を図ります。
マネジメントの対象は工程がある程度定まっていて、日常的に繰り返される定型業務が中心です。具体例として、受発注業務や請求処理、カスタマーサポート対応などがあげられます。
BPMツールの導入効果
BPMツールの導入による効果・メリットは以下のとおりです。
- ●業務プロセスが可視化され、課題に気付きやすくなる
- ●複数部署にわたる業務改善ができる
- ●分析で改善施策がわかりやすくなる
- ●開発コストが削減する
- ●業務プロセスが標準化され、業務の質が安定する
- ●業務プロセスにおける属人化が解消される
また、業務プロセスの改善を継続的に行うと、外部環境の変化にも柔軟に対応できるようになります。業務全体の透明性が高まることで、現場だけでなく、経営判断のスピードや精度も向上します。さらに、新人教育や引継ぎの負担を軽減できる点も、長期的なメリットです。
【比較表】おすすめのBPMツール
ITトレンド編集部がおすすめするBPMツールを紹介します。適した企業規模・価格・無料トライアルの有無などを比較表にまとめました。製品名をクリックすると製品詳細もすぐに確認できるのでご覧ください。
| 製品名 | 特徴 | 対象企業規模 | 提供形態 | 参考価格 | 無料トライアル | レビュー評価 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Octpath | 煩雑化された業務をフロー形式にまとめて管理 | すべての規模に対応 | クラウド / SaaS | 初期費用300,000円 月額30,000円～ | ◯（15日間） | この製品はまだ口コミが投稿されていません
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| ジョブステ Create!JobStation | 品質均一化・属人化解消・見える化で定型業務標準化をサポート | すべての規模に対応 | クラウド / SaaS | 月額300円/ユーザー | ◯（２週間） | この製品はまだ口コミが投稿されていません
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| BP Logix / BP Director | ワークフロー機能とタイムライン機能で業務プロセスを管理 | すべての規模に対応 | オンプレミス / クラウド | ー | ◯（30日間） | この製品はまだ口コミが投稿されていません
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
属人業務の改善におすすめのBPMツール
業務の標準化は、引き継ぎに便利なだけでなく、組織全体の能力の底上げにも繋がります。
Octpath
- 様々な業務の属人化を防止し、業務改善をサポートするツール
- フロー通りに作業をすればミスを防止し、作業結果も自動チェック
- 作業毎で結果を記録。メンバーの抱える業務・工数も可視化可能
株式会社テクノデジタルが提供する「Octpath」は、担当者ごとのタスクや進捗状況をフロー形式で可視化し管理できるクラウド型プロセスマネジメントツールです。煩雑な業務の手順が明確化され、引継ぎや教育に役立ちます。
チェックリストや入力フィールドの設置を必須にすれば、業務の正確性が向上するでしょう。さらに、作業にあわせたタスク分岐や、担当者の割り当てなどの自動設定も可能です。すべてのページで暗号化通信を採用しているため、セキュリティ面も安心して運用できます。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 参考価格 | 初期費用300,000円 月額30,000円～ | 無料トライアル | ◯（15日間） |
進捗の見える化とミス削減におすすめのBPMツール
業務フローや情報共有が整理されていれば、複数人が関わる日常業務も円滑に進みます。
ジョブステ Create!JobStation
- 手順と作業からなる業務フローの見える化で進捗状況や内容を共有
- 作業内容をチェックリストとマニュアルで管理し作業漏れを防止
- 条件が複雑でも作業内容に応じて適切な手順と作業を自動で判断
インフォテック株式会社が提供する「ジョブステ Create!JobStation」は、社内業務の標準化を実現するクラウド型ツールです。業務の手順やタスクを可視化し、経験にかかわらず誰でも対応できる仕組みを構築します。
複雑な業務もルールに沿って均一に遂行できるため、ミスや対応漏れの削減に貢献。属人化の防止や円滑な引継ぎにも効果的で、日常業務の効率向上を支援します。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 参考価格 | 基本サービス：初期費用無料、月額300円/ユーザー 年額まとめてプラン：年額33,000円～ | 無料トライアル | ◯（２週間） |
既存システムとの柔軟な連携におすすめのBPMツール
既存のシステムとの連携が容易であるほど、今までの利用スタイルを活かせるため、導入後もスムーズに定着します。
BP Logix / BP Director
- 業務の流れを様々な形式で管理
- 業務の進捗をリアルタイムで確認ができる
- 既存のシステムとの連携が可能
アシストマイクロ株式会社が提供する「BP Logix / BP Director」は、ワークフロー形式とガントチャート形式で業務プロセス管理ができるBPMツールです。複数部門ですすめるプロジェクトにおいて、業務プロセスの可視化や課題の洗い出しが行えます。
また、進捗が遅く後続の業務に影響を及ぼしそうな場合は、それを自動検出してアラート通知します。既存で使用している業務システムとデータを連携すれば、さらなる業務の効率化や最適化が実現するでしょう。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | オンプレミス / クラウド |
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
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BPMツールの選び方
ここでは、BPMツールの選び方を紹介します。自社に適したBPMツールを導入すると、業務効率化などさまざまな効果を得られるでしょう。
業務プロセスを柔軟に変更できるか
業務プロセスの変更に際して、素早く柔軟な対応が可能である製品を選びましょう。自社で業務プロセスを変更しても、ベンダー側がすぐに対応できず足踏みする状態が発生すれば、事業遂行上で問題が生じてしまいます。プロセスの変更がリアルタイム、あるいはタイムラグなく状況把握できるBPMツールがよいでしょう。
操作しやすいか
BPMツールは操作性も重要です。BPMによる業務プロセスの改善は事業に大きな影響を与えます。そのため、正確かつ迅速にシステムの改善を行えるBPMツールが必要です。
システムの扱いに慣れているエンジニアだけでなく、現場の社員レベルでも扱えるようなBPMツールを選ぶことが大切です。BPMツールの中には現状の業務フローを分析し、プログラミングなしでシステムを構築できるものもあります。
価格が予算に適しているか
企業によっては、BPMツールの導入は大きな出費です。まずは、BPMツールを複数比較して製品の価格相場を確認しましょう。予算に応じた製品を導入した場合、どのくらい費用対効果が見込めるかを検証して選ぶことが重要です。
BPMツールを運用するポイント
BPMツールの導入効果を最大化するためには、適切に運用できるかが明暗をわけます。ここでは、BPMツールを適切に運用するためのポイントを解説します。
BPM導入の目的を見失わないこと
BPMツール導入・運用の目的を明確にしましょう。
BPM運用で失敗する原因には、導入目的が曖昧なためにツールを使いこなせないことがあげられます。目的とそれを解決する機能が結びつかず、ツールが本来発揮できる成果を無駄にしていたり、ツールを使いこなすこと自体が目的になっていたりするケースがあります。
BPMは業務プロセスを変革するツールですが、決して万能ではありません。すべての業務に当てはめることはできないため、優先順位を決めたうえで正確に運用しましょう。
人とシステムでできることをわける
BPMを運用するときには、人とシステムが行う業務をわけることが大切です。BPMによって業務プロセスを効率化すれば、業務の負担は軽減できます。しかし、すべての業務で適用することは不可能です。
BPMが介入しにくい業務は、人の手で改善していく必要があります。まずは、BPMツールでできること・できないことを整理することが大切です。
BPMの機能や実施可能な内容については、下記の記事も参考にしてください。
部門間の協力体制を整える
業務プロセスの改善は１つの部署だけで行われることではないため、部門間の協力体制を整えることが重要です。特に企業にとって重要度が高い業務プロセスを改善する際は、影響が大きいため慎重に実施しなければなりません。
例えば、複数の部署にまたがるプロセス改善をするときは、各部署の責任者の意見を交換しましょう。メンバーが一体となってBPMの意義や改善するプロジェクトを認識することで、BPMの導入は成功します。
まとめ
BPMツールを導入すれば、現状の業務プロセスの可視化・分析・改善ができるでしょう。しかし、高機能なシステムを導入すれば効果を得られるわけではありません。まずは自社に最適なBPMツールを見つけるため、複数の製品を比較検討しましょう。
BPMツールは業務全体のプロセスを最適化するのに有効ですが、特に「申請・承認・決裁」などの定型フローの効率化に課題がある場合は、ワークフローシステムもおすすめです。以下の記事では人気のワークフローシステムの機能や価格、独自の口コミをまとめて紹介しているので、あわせて参考にしてください。
