【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請・承認・決裁といった業務フローを電子化するためのシステムです。稟議書や報告書の提出、交通費などの経費精算、休暇取得や住所変更の届出など、さまざまな社内手続きを効率化します。「電子稟議システム」「電子承認システム」「電子決裁システム」と呼ばれることもあります。

一方で、紙やExcelを用いた従来のワークフローには、業務効率を妨げる課題が数多くあります。

• ●申請書の作成に手間がかかる
• ●記入ミスが起こりやすい
• ●承認フローを間違えやすい
• ●申請した書類の進捗状況が把握しにくい
• ●文書の改ざんなど不正が行われやすい
• ●申請書の印刷費や郵送費などにコストがかかる

これらの課題を解決する手段として、ワークフローシステムの導入が注目されています。電子稟議や電子承認へ移行することで、申請業務の効率化・ペーパーレス化・内部統制の強化などが実現できます。

ワークフローシステムをお探しの方へ

この記事では、おすすめのワークフローシステムを以下の５つのタイプに分けて紹介します。各サービスの違いがひと目でわかる比較表もあるので、製品選びの参考にしてください。

• ▶おすすめの大企業向けワークフローシステム（カスタマイズ性に強み）をチェック！
• ▶おすすめの中小企業向けワークフローシステム（簡単操作が特徴）をチェック！
• ▶おすすめのExcelフォーマットを利用できるワークフローシステムをチェック！
• ▶おすすめのシステム連携にすぐれたワークフローシステムをチェック！
• ▶おすすめのワークフロー機能つきグループウェアをチェック！

▼製品ごとの価格や機能を一覧表で比較したい方はこちら！
【ランキング】おすすめのワークフローシステム比較一覧

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、主に以下の機能が搭載されています。

■申請書作成機能

テンプレートや既存のExcel・Word・PDFファイルをもとに、申請書フォームを作成できる機能。申請項目のカスタマイズも可能。

■フロー定義機能

申請から承認・決裁までの流れを設定する機能。直列・並列・条件分岐など、自社の運用ルールに沿った承認ルートが構築できる。

■自動振り分け機能

申請内容や申請者の情報にもとづき、承認者やルートを自動で割り当てる機能。運用負荷を軽減し、誤送信も防止できる。

■承認・決裁機能

申請内容をWeb上で確認・承認・決裁する機能。エラーや不足があれば、差し戻しや再申請の指示が可能。

■外部システム連携機能

ERP（統合基幹業務システム）や勤怠管理、会計ソフトなどと連携し、申請情報や承認結果を他システムと自動連携する機能。データの一元管理や入力工数の削減に寄与。

機能についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入すると、業務効率化をはじめさまざまな効果が得られます。代表的なワークフローシステムのメリットは、以下のとおりです。

申請・承認のスピードが上がる

各種申請業務がシステム上で完結するため、申請から承認まで迅速化します。クラウド対応の製品では、責任者が不在がちでも出先から承認・決裁を実行できるため、業務効率化につながります。承認者が出張中などのために、申請フローが滞る心配はありません。

書類管理の負担が減る

ワークフローシステムでは、決裁された書類がデータベースに保管されます。書類をファイリングしたり棚に保管したりする手間が省け、書類の紛失リスクも低減します。書類の保管スペースを確保する必要もありません。また、指定した条件などで書類検索できるため、必要書類を迅速に探し出せるようになります。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムは、事前に設定した申請ルールや承認フローをもとに運用されます。必要項目を記載せずに申請したり、承認者を飛ばしたりするミスや不正を防ぎ、社内規定に則った正しい運用が実現します。また、「いつ誰がなにを申請したのか」「誰が承認したのか」といった記録がシステム上に残るため、改ざん防止にも有効です。

ペーパーレス化できる

各種申請・承認がシステム内で完結するため、ワークフローのペーパーレス化が実現します。用紙やインク代などの印刷コストがかからず、印鑑も必要ありません。また、郵送費やFAX代など書類のやり取りにかかる費用も減らせるため、大幅なコストカットが期待できます。

ワークフローシステムの導入メリットについてさらに深く知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

ワークフローシステムのリプレイスを検討するタイミング

現在ワークフローシステムをすでに導入している企業でも、「操作が使いにくい」「機能が不足している」「テレワークに対応できない」といった理由から、リプレイスを検討するケースが増えています。

特に以下のような場合は、リプレイスによって業務効率化や内部統制の強化が期待できるでしょう。

• ●従業員規模や申請フローが拡大し、現在のシステムでは対応しきれない
• ●承認が滞るなど運用上の不満が多く、利用率が下がっている
• ●クラウド非対応のため、テレワークやスマホ承認ができない
• ●電子帳簿保存法など、法令対応の機能に不安がある

運用負荷やセキュリティリスクを感じたら、最新システムへの移行を検討するタイミングです。最新の製品は多機能でありながら操作性も高く、柔軟な承認フローに対応した製品が数多く登場しています。

最新製品の詳細を比較・検討したい方は、ぜひ以下より一括資料請求をご活用ください。

ワークフローシステムの５つのタイプ

ワークフローシステムには、大きく分けて以下の５つのタイプがあります。

• ●大企業向けワークフローシステム（カスタマイズ性に強み）
• ●中小企業向けワークフローシステム（簡単操作が特徴）
• ●Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
• ●システム連携にすぐれたワークフローシステム
• ●ワークフロー機能つきグループウェア

ここでは、各タイプの特徴について解説します。

大企業向けワークフローシステム（カスタマイズ性に強み）

高度なフロー設定や大規模な組織変更に柔軟に対応できるタイプです。条件分岐や多数決承認など複雑な承認経路を設定でき、部門をまたぐ決裁やグループ会社での運用にも向いています。自動更新などメンテナンス機能が豊富な製品が多いのも特徴です。

▶おすすめの大企業向けワークフローシステム（カスタマイズ性に強み）をチェック！

中小企業向けワークフローシステム（簡単操作が特徴）

シンプルな操作性と導入のしやすさが魅力のタイプです。テンプレートの活用や直感的な操作で、誰でも簡単に申請・承認業務を進められます。コストを抑えつつスムーズな業務改善を実現できるため、初めてのワークフロー導入にも適した製品です。

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Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム

既存のExcel帳票をそのまま申請フォームとして取り込めるタイプです。レイアウトを変えることなくWeb化できるため、現場への負担が少なく、導入時のハードルも低いのが特徴です。WordやPDFにも対応する製品なら、より幅広い申請業務に活用できます。

▶おすすめのExcelフォーマットを利用できるワークフローシステムをチェック！

システム連携にすぐれたワークフローシステム

外部システムと連携しやすく、業務全体を効率化できるタイプです。会計ソフトとのデータ連携や、Slack・Chatworkなどのビジネスチャットとの連携により、情報の重複入力やタイムロスを削減可能。周辺システムとの統合運用を重視する企業に最適な製品です。

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ワークフロー機能のあるグループウェア

グループウェアにワークフロー機能が含まれるタイプです。スケジュール管理やファイル共有といった機能とあわせて、申請・承認業務も同じ基盤で運用できます。専用システムに比べ機能は限定的ですが、日常業務と一体化した活用を求める企業に向いています。

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ワークフローシステムの比較ポイント・選び方

自社に合ったシステムのタイプがつかめたら、次は各システムを比較・検討しましょう。以下の４つのポイントに着目してください。

• ●自社の承認フローやセキュリティ要件にあった運用ができるか
• ●利用したい機能が搭載されているか
• ●連携できるシステムやアプリケーションはなにか
• ●無料診断コンテンツを活用してみる

それぞれ詳しく解説します。

自社の承認フローやセキュリティ要件にあった運用ができるか

申請内容や承認ルートが複雑な企業ほど、フローの自由度やカスタマイズ性が重要になります。「A部門とB部門の両方が承認したら進行」などの条件分岐に対応できるかを確認しましょう。

また、セキュリティ面では、証跡管理や権限管理、二段階認証、データバックアップなどが求められます。導入後も安心して運用を継続するために、業務要件と情報セキュリティの双方に対応した製品を選ぶことが重要です。システムに詳しくない担当者でも扱いやすいか、設定のしやすさも確認しておくと安心でしょう。

利用したい機能が搭載されているか

ワークフローシステムの機能は製品によって大きく異なります。例えば、基本的なWeb申請・承認だけでなく、タイムスタンプ対応や文書管理、マルチデバイス対応など、業務の効率化に直結する機能が搭載されているかを確認しましょう。テンプレートの豊富さや帳票編集の柔軟性もポイントです。

また、社内の異なる部署で共通して使えるか、申請種別ごとの柔軟な運用が可能かも大切な視点です。製品比較では、操作性や機能の実用性も含めて、無料トライアルや資料請求で検証しましょう。

連携できるシステムやアプリケーションはなにか

会計システムや人事システム、ビジネスチャットなど、既存の業務システムと連携できるかどうかは非常に重要です。通知の受信だけでなく、チャットツール上で承認操作が可能な製品もあります。

また、APIやCSVなど、データ連携の方法が柔軟かどうかも確認しましょう。連携によって二重入力の手間が削減するほか、リアルタイムで情報を共有可能になるため、業務効率が大きく向上します。自社のシステム環境との相性を確認したうえで、スムーズなデータ連携を実現できる製品を選定しましょう。

jinjer株式会社の調査によれば、ワークフローシステムを利用する企業の約40％が「ほかのシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる」と回答。連携について課題を感じる導入者も多いようなので、特に確認するとよいでしょう。

参考：ワークフローシステム利用における実態調査｜jinjer株式会社

無料診断を活用してみる

比較検討のポイントを把握しても、自社に合った製品をすぐに見つけるのは難しいと感じる方もいるでしょう。そんなときに便利なのが、ITトレンドが提供する「無料診断」の活用です。

いくつかの質問に答えるだけで、過去の資料請求データや導入傾向をもとに、自社に合うワークフローシステムの候補を提案してくれます。「製品数が多すぎて選びきれない」「要件に合う製品が見つからない」といった悩みを抱える方におすすめです。

▶ワークフローシステム おすすめ比較・無料診断

比較ポイントを確認したあとは、実際の製品をチェックしてみましょう。下記から一括で資料請求が可能です。

【ITトレンド編集部調査】ワークフローシステムの導入傾向と製品の特徴

ITトレンド編集部では、実際に資料請求された企業のデータや掲載製品の特徴をもとに、ワークフローシステムの導入傾向と製品の共通点を調査しました。ここでは「どのような企業が導入・リプレイスを検討しているのか」「製品にはどのような傾向があるのか」といった観点から、選定時に役立つ情報をまとめています。

ワークフローシステムの資料請求傾向まとめ

ITトレンドでワークフローシステムの資料請求を行った企業（2024年３月～2025年３月）のうち、新規導入は63.1％、リプレイスは36.9％でした。新規導入の理由には、「紙での稟議申請が煩雑なため、システム化して効率化したい」「テレワーク促進のため、ペーパーレス・ハンコレスに移行したい」などが挙がっています。

リプレイスを検討する理由としては、「操作性や機能面に不満がある」「既存システムの更新時期にあわせ、継続利用かリプレイスかを検討したい」といった声がありました。

また、資料請求した企業のうち、従業員規模数100名未満の中小企業が43.9％と最多。次いで100名以上250名未満が17.3％、250名以上500名未満が13.4％、1,000名以上の大企業が12.1％となっています。中小企業を中心に、幅広い企業がワークフローシステムの導入を検討していることがわかります。

ワークフローシステムの製品傾向まとめ

上記のように多様な企業が導入を検討するなかで、どのような製品が選ばれているのでしょうか。この記事で紹介している主要なワークフローシステムの共通点や、機能傾向を以下にまとめました。製品比較の際の参考にしてください。

• ●大半の製品がマルチデバイスに対応し、スマホやタブレットから申請・承認が行える。
• ●Excelフォーマットや申請テンプレートを活用できるシステムは、約半数に限られる。
• ●エラーチェック・入力補助機能はどのシステムも対応している。
• ●承認時などにコメントを入力できる機能は、ほぼすべてのシステムに搭載されている。
• ●多言語対応しているシステムは約４割。英語が主で、中国語や韓国語に対応した製品も見られる。
• ●申請時や決裁完了時などに、メールやビジネスチャットなどで自動通知を受け取れるシステムは約半数。有償オプションの場合もあり。
• ●文書管理機能や社内掲示板機能を有したシステムもあるが、グループウェアの一部機能として搭載されているケースが多い。
• ●経費精算に標準対応したシステムは複数あるが、勤怠管理や有給申請など人事・労務業務をカバーするシステムは少ない。ただし、システム連携によって対応業務の幅は広げられる。
• ●クラウド型が大半で、オンプレミス型を提供している製品は約３割。

【ランキング】おすすめのワークフローシステム比較一覧

ワークフローシステムのおすすめ製品を一覧にまとめました。ITトレンド年間ランキング2024（ワークフローシステム）の上位製品から順番に紹介しています。

以下では最新の月間ランキングが確認できます。

ワークフローシステムの料金相場

ワークフローシステムの費用相場は、提供形態によって異なります。クラウド型とオンプレミス型の相場は以下のとおりです。

■クラウド型

初期費用：無料～50万円程度、月額利用料：250円～500円程度（１ユーザー）

■オンプレミス型

初期費用：100万円～500万円程度、月額利用料：無料
保守サポート費用：月額５万円～50万円程度

クラウド型は初期費用が無料の場合も多く、１ユーザーあたり月額250円ほどで利用できる製品があります。オンプレミス型はカスタマイズの有無によって導入コストが大きく変動します。具体的な費用が知りたい方は、資料請求や見積もり依頼を積極的に活用してみましょう。

▶おすすめの大企業向けワークフローシステム（カスタマイズ性に強み）

ここからは、タイプ別におすすめのワークフローシステムを紹介します。まずは、複雑な承認フローの設定や、大規模な組織改編にも柔軟に対応できる大企業向けの製品をまとめました。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。

下のボタンから複数のワークフロー製品をまとめて資料請求できます。柔軟なカスタマイズ性やシステム連携、管理機能の比較にお役立てください。

▶おすすめの中小企業向けワークフローシステム（簡単操作が特徴）

次に、操作性にすぐれた中小企業向けのワークフローシステムを紹介します。低コストで利用できる製品が豊富です。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

操作が簡単でコスパに優れた製品をまとめて比較したい方は、下のボタンより一括資料請求をご活用ください。料金・機能・使いやすさを一覧で確認できます。

▶おすすめのExcelフォーマットを利用できるワークフローシステム

ここからは、ExcelデータやファイルをWeb上で活用できる製品を紹介します。現行の申請書をExcelで作成している企業や、申請フローを大幅に変更したくない企業におすすめです。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

下のボタンから、Excel対応ワークフローシステムの資料をまとめて請求できます。導入の手間を抑えながら、申請業務の効率化を進めましょう。

▶おすすめのシステム連携にすぐれたワークフローシステム

ワークフローシステムは、Google WorkspaceやSlack、ChatWorkやWebサービスなどほかのシステムやアプリケーションとの連携によって、利用効果を高められます。ここでは、さまざまなシステムと連携して利用できるワークフローシステムを紹介します。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

連携機能や価格を詳しく比較したい方は、下のボタンより一括資料請求をご活用ください。SlackやGoogle Workspaceとの連携可否、導入費用などをまとめて確認しましょう。

▶おすすめのワークフロー機能つきグループウェア

ワークフローは内部統制を目的とし、グループウェアはコミュニケーション活性化や業務効率化を目的とするシステムです。ワークフロー以外の業務も幅広く改善したい場合、ワークフロー機能のあるグループウェアがおすすめです。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

ワークフローシステムに関するよくある質問（FAQ）

ワークフローシステムの導入を検討するにあたって、よく寄せられる疑問をQ&A形式でまとめました。導入の不安を解消し、自社にあったシステム選びの参考にしてください。

■Q１：中小企業でもワークフローシステムを導入するメリットはありますか？

はい、あります。特に中小企業では、テンプレートや簡単な設定で使える製品を導入すれば、申請業務の手間やミスを大幅に削減可能。システムによっては月額数百円〜と低コストではじめられるため、コストを抑えつつペーパーレスや業務効率化を実現できます。
▶中小企業向けワークフローシステムをチェック

■Q２：現在使っているワークフローシステムが古くなってきたのですが、リプレイスのタイミングは？

以下のようなケースではリプレイスを検討するとよいでしょう。
・操作性が悪く利用率が下がっている
・クラウド非対応でテレワークに不向き
・法改正（電子帳簿保存法など）に対応していない
・システム更新時期が迫っている
最新の製品では操作性や連携性が向上しているため、業務の見直しを含めた検討がおすすめです。
▶ワークフローシステムのリプレイスを検討するタイミングをチェック

■Q３：クラウド型とオンプレミス型はどちらを選べばよいですか？

多くの企業ではクラウド型が選ばれています。導入が容易で、出張先や在宅勤務中でも申請・承認が可能になるため、テレワークにも適しています。一方、セキュリティ要件が厳しい企業や、既存の社内システムと連携したい場合にはオンプレミス型が適していることもあります。

まとめ

社内申請や承認業務に煩わしさを感じている企業には、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ワークフローシステムは製品によって機能や操作性に大きな違いがあるため、自社の業務フローや運用体制にあった製品を選ぶことが重要です。比較・検討の際は、次のポイントに注目して選定を進めましょう。

• ●自社の承認フローやセキュリティ要件にあった運用ができるか
  条件分岐を含む複雑な承認ルートや、証跡管理・二段階認証などのセキュリティ対策に対応できる製品を選びましょう。
• ●利用したい機能が搭載されているか
  Web申請・承認に加えて、タイムスタンプ・文書管理・モバイル対応・テンプレート編集など、業務効率化に直結する機能の有無を確認しましょう。
• ●連携できるシステムやアプリケーションはなにか
  会計・人事・チャットなどの既存システムとスムーズに連携できるかを確認し、API・CSV連携の柔軟性もあわせて検討しましょう。
• ●無料診断コンテンツを活用してみる
  製品数が多く選定に悩む場合は、ITトレンドが提供する「無料診断」ツールを活用し、自社に合う製品候補を絞り込むのもおすすめです。

まずは気になる製品の資料を取り寄せて、機能や連携性、操作性などを比較してみましょう。下のボタンより一括資料請求が可能です。