稟議書とは
稟議書とは、自身の裁量・権限で決定できない事項について、上層部からの承認を得るための書類です。起案書、立案書と呼ばれることもあります。稟議書には提案する内容が記載され、複数の上層部が回覧して承認を得るというフローです。
稟議書が使われるシーン
主に、事務用品や備品の購入、外部企業との契約、システムやサービスの導入、人事採用、出張申請などで稟議書が利用されます。実行にあたって費用が発生する場合に、稟議が必要とされることが多いようです。
なお、稟議書は日本特有の企業文化であり、海外では意思決定のスピードが重視されるのであまり採用されません。日本では、業務へのかかわりが薄い人も含め、多くの関係者の承認を必要とします。そのため、稟議制度は無駄で面倒な作業だと思われがちです。
稟議と決裁の違い
稟議と似た用語として「決裁」が挙げられます。決裁とは、一人の決裁者が提案の可否を決定することです。対して、稟議は権限をもつ複数の関係者から承認を得ることです。複数人が承認した稟議書でも、最終判断を下す決裁者が承認しなければ稟議はとおりません。
このように２つの用語の違いは明確ですが、企業によっては稟議をあげずに決裁のみを行うケースもあります。ほかにも、部門をまたいで稟議と決裁が行われるケースなど、規模や業務内容に応じてやり方はさまざまです。
稟議と起案の違い
決裁以外にも、稟議と似ている言葉で「起案」が挙げられます。どちらもビジネスプロセスにおいて密接に関連していますが、役割と意味合いには明確な違いがあります。
起案とは、ある提案や計画を最初に考え、文書化する行為です。つまり、アイデアや計画を形にし、具体的な提案として文書化するプロセスです。起案者は通常、その提案に関する詳細な情報や背景、期待される効果などを文書にまとめます。
一方、稟議は起案された内容について、組織内の承認を得るためのプロセス全体を指す用語です。稟議には起案された内容を含む稟議書の作成、提出、承認の流れが含まれます。
両者の主な違いは、まずタイミングにあります。起案は稟議プロセスの最初のステップであり、稟議はその後に続くプロセス全体を指すのが一般的です。範囲の面でも、起案は主にアイデアの具体化と文書化に焦点を当てていますが、稟議はその提案の組織内での承認プロセス全体をカバーします。
また、目的においても違いがあります。起案の目的は提案内容を明確に表現することですが、稟議の目的はその提案に対する組織の合意を得ることです。関与者の面でも差があり、起案は主に提案者個人や小規模なチームで行われますが、稟議には組織内の複数の関係者や決裁者が関与します。
効率的な稟議プロセスを実現するためには、質の高い起案が欠かせません。明確で説得力のある起案文書は、その後の稟議プロセスをスムーズにし、承認を得やすくします。
稟議書の必要性
先述したとおり、稟議書を複数人に回覧して全員の承認を得なければならず、決裁までには時間がかかることもしばしばです。それでも稟議書が廃止されないのは、合議制による意思決定を行ってきた日本企業の慣習が背景にあるでしょう。
稟議書は業界を問わず、プロジェクトの実施、予算の承認、資産の取得、人事の決定など、多くの場面で使用されます。稟議書を正確かつ効率的に管理することは組織にとって不可欠です。稟議書が不適切に扱われたり、適切に承認されなかったりすると、企業の運営に深刻な影響を及ぼす可能性があります。
ほかにも稟議書が必要とされる理由があるので詳しく解説します。
事前にとった合意や調整についての再確認
稟議書を提出する前に、すでに提案書を見せている、またはすでに計画が決まっているケースも少なくありません。いわゆる、根回しを関係各所に行っていることでしょう。いきなり提案されるよりは事前に内容を伝えているほうが、提案に至った経緯などが明瞭で承認されやすくなるのです。
つまり、稟議書は提示した提案や計画について、すでに得た合意を再確認する行為だといえます。組織内での認識のすれ違いや失念を防止し、計画どおりに物事が進んでいるかを確認するための書類だと考えましょう。
会議を開催する手間が省略
上層部の合意を得るためには、提案内容をプレゼンしなければならず、会議を開く必要があります。しかし、複数の関係者を集めて会議を開くにあたり、全員のスケジュール調整、会議室の確保など多くの手間がかかるでしょう。稟議書はその手間を省くための書類でもあります。会議を開くことなく、稟議書を通して関係者の総意を確認できます。
稟議（承認・決裁）の流れ
稟議のプロセスは企業によって異なりますが、一般的な流れを理解することで、より効率的に稟議を進められます。ここでは、標準的な稟議の流れをステップバイステップで解説します。
１．起案・作成
稟議プロセスは、提案者が稟議書を作成することから始まります。この段階で、提案内容、目的、予算、期待される効果などを明確に記載しましょう。正確で説得力のある稟議書を作成することが、スムーズな承認につながります。
２．事前確認（根回し）
多くの場合、正式な稟議書提出前に、関係者への根回しが行われます。ビジネスにおける根回しとはマイナスイメージではなく、物事を進める際、事前に関係者の了承を得ることを指す用語です。この段階で関係部署や上司からの意見を集め、必要に応じて内容を修正します。根回しにより、正式な稟議プロセスでの承認がスムーズになります。
３．提出
根回しが無事に終わったら、稟議書を正式に提出しましょう。多くの企業では、直属の上司に提出することから始まります。ここで再度内容のチェックが行われ、必要に応じて修正が加えられることもあります。
４．承認プロセス
提出された稟議書は、定められた承認ルートに従って回覧されるのが一般的です。主に次のような順序で承認が行われます。
- ●部門長・課長級の承認
- ●関連部署の承認（必要に応じて）
- ●役員級の承認
各承認者は内容を確認し、承認、却下、または修正要求を行います。もし修正要求がある場合は、提案者に差し戻しされるため、迅速に修正しましょう。修正後に再度承認プロセスが始まります。
５．最終決裁
すべての中間承認者の承認を得た後、最終決裁者（多くの場合、社長や役員）による決裁が行われます。ここで最終的な承認、または却下が決定されます。
６．結果通知と実行
稟議が承認された場合、提案者に結果が通知され、提案の実行が可能となります。却下された場合は、その理由が提案者に伝えられ、必要に応じて再検討や再提案の機会が与えられることもあります。
７．記録と保管
承認された稟議書は、のちの参照や監査のために適切に記録・保管されます。これは法的要件を満たすためにも重要なステップです。
この一連の流れを効率的に管理するには、ワークフローシステムの導入が有効です。システムを活用することで、各ステップの進捗状況をリアルタイムで把握し、承認プロセスを大幅に迅速化できます。また、すべての記録が電子的に保存されるため、後の参照や監査も容易になります。
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稟議書の書き方
稟議書はどのように書けばよいのでしょうか。２つのポイントを見ていきましょう。
例文やフォーマットを利用する
まず、フォーマットを用意しましょう。会社や部署によって定まっている、また慣例的に使われている様式があれば、それを用いましょう。承認者も見慣れたフォーマットのほうが読み進めやすく、スムーズに承認を得られるはずです。
稟議書の記入必須項目を抜け漏れなく書く
稟議書を作成する際には、いくつかの重要な項目を必ず記入する必要があります。これらの項目は、提案の内容を明確に伝え、承認プロセスをスムーズに進めるためにも欠かせません。
次に、稟議書に含めるべき主要な記入必須項目を説明します。
- ■作成日
- 稟議書の基本情報として重要です。提案がいつ行われたかが明確になり、承認の緊急性も判断しやすくなります。
- ■起案部署・起案者氏名
- 提案の責任者を明確にし、必要に応じて追加情報を求める際の連絡先にもなります。起案者の役職も併記すると、提案の重要性や権限の範囲がわかりやすくなります。
- ■件名
- 提案の内容を端的に表現するもので、承認者が一目で提案の概要を把握できるよう、簡潔かつ明確に記述します。どの部門の人が見ても通じるよう、自部門内での専門用語や略称は避け、共通言語で書くことを意識しましょう。
- ■提案理由・目的
- なぜこの提案が必要なのか、どのような効果を期待しているのかを具体的に説明します。ここでは数値やデータを用いて客観的に記述することが重要です。
- ■用途の説明
- その物品がなぜ必要なのか、新たに契約を結ぶことでどのようなメリットがあるのか、接待により見込める効果など、承認者が納得できるような説明を書きます。具体的なデータやリスクファクターへの対策などを記載し、承認者が安心して承認できる内容を心がけましょう。
- ■実施内容
- 提案の具体的な内容や実施方法、スケジュールなどを詳細に記載します。承認者が提案の全体像を理解しやすいよう、できるだけ明確に記述しましょう。
- ■予算
- 提案の実施に必要な費用を明記します。可能であれば、複数の見積もりや費用の内訳も添付するとよいでしょう。費用の変動が予想される場合にはその旨も記載しておくことで、後々のトラブルを回避できます。
- ■添付書類
- 提案を裏付ける資料や詳細な説明資料などの添付書類のリストを記載します。これにより、承認者は必要に応じて追加情報を確認できます。
- ■決裁者所見
- 各承認者が承認や却下の理由、条件付き承認の場合の条件などを記入するスペースです。この欄があることで、承認プロセスの透明性が高まり、後の参照も容易になります。
これらの必須項目を漏れなく、かつ適切に記入することで、承認者は提案の内容を正確に理解し、迅速な意思決定ができます。
また、上記以外でも稟議書に必要な項目は提案内容によって異なります。物品の購入やサービスの導入、接待、雇用契約など、それぞれ必要な情報を記入しましょう。
稟議書の詳しい書き方やコツについては、次の記事で解説しています。具体的な例文も紹介しているので、参考にしてください。
スムーズに承認を得るためのポイント
必ずしも稟議が通るとは限りません。せっかく書いた稟議書が通らなければ、時間の無駄になったと感じてしまうでしょう。できる限り効率よく稟議業務をこなすために、承認をスムーズに得るためのポイントを紹介します。
承認に必要な情報を収集する
承認者を説得するには十分な情報や根拠が必要となります。コストが３％カットできる、業務に必要な日数が２日短縮できるなど、数値で示せる情報であれば、より説得力が高まるでしょう。見積書などがあるなら稟議書に添付して提出するのもおすすめです。
情報の収集・発信を通して信頼関係をつくる
稟議書が承認されるかどうかは、関係各所との信頼関係が鍵となります。日ごろから提案内容の重要性や正当性を主張し、賛同者を増やすために積極的に主張や情報発信をしましょう。「この人の提案ならいい加減な内容ではないだろう」と思ってもらうことが大切です。
ワークフローシステムの導入メリット
システムを使わずに現在のフローを効率よく行うには、上述してきたポイントを社員一人ひとりが押さえられるよう、ナレッジ共有などが必要です。
ワークフローシステムを導入すれば、作成と承認プロセスを劇的に改善できます。電子化により紙の文書を扱う手間が省かれ、文書の紛失の心配もありません。さらに、リアルタイムのトラッキングが可能なため、どの段階においても進捗状況を把握できます。承認者の意見を素早く収集し、迅速な決定をサポートします。これにより、プロジェクトの停滞や遅延を最小限に抑え、組織の生産性向上につながるでしょう。ほかにも次のようなことが実現します。
- ●承認者への通知
- ●承認の記録
- ●稟議のフェーズ可視化
- ●締め切りの管理
- ●アクセス権限の制御
また、ワークフローシステムの導入メリットは、活用範囲の広さも挙げられます。さまざまな役割で得られるメリットを紹介します。
- ■経営幹部
- 経営幹部は組織全体の戦略的な意思決定を行います。ワークフローシステムにより、重要なプロジェクトや投資に関する承認プロセスを迅速化し、組織の成果を最大化できます。
- ■財務担当者
- 財務担当者は予算と資金の管理を行います。ワークフローシステムは予算の承認プロセスを改善し、予算の効果的な運用を支援します。
- ■人事担当者
- 人事担当者は採用、昇進、給与変更などの人事決定を行います。ワークフローシステムは人事プロセスの効率化に貢献し、人材の管理をスムーズにします。
- ■プロジェクトマネージャー
- プロジェクトマネージャーはプロジェクトの計画・実施・監視・制御を担当します。ワークフローシステムはプロジェクトの承認プロセスを合理化し、プロジェクトのスケジュールを守るのに役立ちます。
ワークフローシステムの導入メリットをさらに知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
稟議書を通してビジネスを円滑に進めよう
稟議書は物品の購入やサービスの導入などについて、上層部の総意を得るための書類です。提案の実行によって会社に利益があることを承認者に理解させられなければ、スタートラインにすら立てません。
稟議書の重要性とワークフローシステムの導入メリットを理解し、最適なシステムを選定するには複数の製品を比較するとよいでしょう。具体的な製品をまず見てから資料請求をしたい方は、以下の記事からも可能です。社内稟議に便利な比較表作成特典もあるので、ぜひ活用ください。
