ワークフローと業務フローの違いは？
ワークフローと業務フローは、どちらも「業務の一連の流れ」を表すもの。この２つにはどのような意味の違いがあるのでしょうか。
どちらも「業務の流れを図式化したもの」
ワークフローと業務フロー、名称は異なりますが意味に大きな違いはありません。どちらも、業務を構成する手続きや工程といった一連の流れをわかりやすく図式化したものです。業務工程を可視化し、業務を広い視野で見られるメリットがあります。
「業務プロセス」はワークフローの集合体
ワークフローや業務フローと混同しがちな用語として「業務プロセス」が挙げられます。業務プロセスは、ワークフローや業務フローとは意味が異なります。
ワークフローは、業務の一連の流れや手続きの流れを表すものです。対して業務プロセスは、「PDCAサイクル」を円滑に回すことを目的としたワークフローより大規模な業務の流れといえるでしょう。ちなみにPDCAサイクルとは、マネジメントサイクルの一種です。計画（plan）実行（do）評価（check）改善（act）サイクルを繰り返すことで、効果的な生産・品質管理を継続的に行うための手法です。
業務プロセスについてもう少し具体的に解説するならば、受注や製造、販売といった一つひとつの業務がワークフローで、受注→製造→販売という一連の業務の流れが業務プロセスとなります。受注業務には、注文書の受領→注文内容の確認→受注伝票の作成→注文請書の送付、といったタスクがあり、これらの一連の流れがワークフロー、こうした複数のワークフローが連なったものが業務プロセスなのです。
そもそもワークフローとは？
ワークフローとは、発注業務や稟議決裁業務のような、申請→承認→決裁という業務手続きを表すものです。例えば消耗品を購入する場合、購入申請を行い、上司が承認し、決裁するという企業独自のワークフローが存在するでしょう。
また、書類の種類や条件によって、申請や承認、決裁までの流れが複雑に分岐していくワークフローもあります。契約締結にあたっては、◯円以上なら課長のみの承認、△円以上なら課長と部長からの承認が必要など、承認ルートが複数パターンある場合は特に注意しなければなりません。誰に申請書を提出すればよいのかを都度調べる手間が出てくるうえ、どの申請フォーマットを使うべきか迷ってしまうこともあるでしょう。こうした複雑化したワークフローを一元管理し、効率化するのがワークフローシステムです。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムはワークフローをシステムに組み込み、紙や口頭で行われていた業務や作業を電子化・自動化したものです。紙の申請書や稟議書を電子化し、申請から承認、決裁に至るまでの流れが自動化されることで業務の効率化が期待できます。
なお、ワークフローシステムは、単体のシステムとして提供されているものもあれば、グループウェアやERPなどの機能の一部として搭載されている製品もあります。自社に合った製品を選んで導入しましょう。
ワークフローシステムの選び方や、製品の導入を検討している方は以下の記事をご覧ください。
基本機能は申請フォーマット作成・承認ルート設定など
ワークフローシステムを導入すると、申請フォーマットの作成や承認がスピーディーになり、いつ誰が申請・承認したのかを可視化できます。これらのことは以下の機能によって可能となります。
- 申請書のフォーマット作成
- 申請書のフォーマットを作成できる機能です。テンプレートを利用したものや、WordやExcelからデータを出力できる製品もあります。
- 承認ルート設定
- 申請書の種類や条件によってさまざまな承認ルートを設定し、申請相手を間違えてしまうといったミスを減らせます。
- 承認、決裁
- システム上で申請から承認、決裁までの一連の流れを行えます。また、承認済みかどうか、申請状況の把握が可能です。
ワークフローシステムの導入がおすすめなケース
申請業務の電子化・自動化を可能にするワークフローシステムですが、導入を検討すべき４つのケースを紹介します。
業務スピードを上げたい
申請内容により、ワークフローに関わる社員や承認ルートは異なります。従来のワークフローではどの申請書を使えばよいかわからない、承認者が外回りなどで不在がちなどの小さな停滞が発生しがちでした。これが積み重なった状態では、迅速な意思決定を図ることは難しいといえるでしょう。
ワークフローシステムを導入すれば、申請内容にあったフォーマットを探す手間が省け、申請後はその内容に応じて適切な承認者のもとへ自動でリレーされます。スマートフォンやタブレット端末対応の製品なら、承認者は社外からでも承認が可能です。仮に承認が滞っても、通知機能で承認依頼を知らせたり進捗を画面上で確認できたりするので、早期に催促を行えます。稟議に時間がかかっていて次の業務に進めないといったこともなくなり、迅速な意思決定へとつながるでしょう。
社外でも業務可能にしたい
働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワークが急増しており、多様な働き方に対応していく必要があります。しかし、紙ベースのワークフローでは、申請や承認をするためだけに出社しなければなりません。
そんな課題を解決するのがワークフローシステムです。クラウド型であれば在宅で申請業務が行えます。また、出張の多い従業員でも社外からシステムにアクセスできるため、会社に戻らず業務を進められます。
文書管理を楽にしたい
従来のワークフローでは紙ベースで申請を行い、承認・決裁者のもとへ書類を持参していました。この方法だと申請書を印刷しなければならず、書類を紛失するリスクもあり、決裁後の文書管理にも手間がかかるでしょう。
ワークフローシステムを使うことによって、申請書はペーパーレスになり、システム上で保管されるので紛失のおそれもありません。また、決裁後は申請内容に応じて適切なフォルダに仕分けられ、保管期限を過ぎると自動で破棄されるよう設定できます。文書管理にかかっていた手間やコストを削減可能です。
内部統制を強化したい
内部統制とは、業務を適正に行うために全従業員が守るべき社内ルールや仕組みです。法令遵守はもちろん、社内文書の持ち出しを禁止して情報漏えいを防止することも内部統制といえます。
ワークフローシステムは、内部統制の強化を図りたい企業をサポートします。手渡しで申請・承認を行っていると、申請者が勝手に承認印を押して決裁まで進めてしまうなどのリスクがありました。システムの導入により、承認ルートを可視化し、自動でリレーされるため不正が起こりにくく、トレーサビリティの確保が可能です。さらに、見積書や契約書などの証憑書類を電子化することで、改ざん防止につながります。
ワークフローの意味を理解して業務改善に取り組みましょう
ワークフローと業務フローは、一連の業務の流れをわかりやすく図式化したものです。特にワークフローは申請から承認、決裁までの流れを表すものであり、企業運営はスムーズなワークフローによって成り立っています。
昨今、あらゆる働き方が求められており、それらに応えるためにも、自社のワークフローを見直してみてはいかがでしょうか。ワークフローとは何か、今一度、理解を深めるとともに業務フローを見直し、効率化に役立つワークフローシステム導入をおすすめします。
