BIツール導入の失敗例と原因
BIツールを導入しても、必要な分析結果が出せなかったり、使われずに放置されていたりといった場合が多くあります。BIツール導入前の準備が不十分であることが原因です。
ここでは、ビジネスインテリジェンス（BI）ツール導入時にありがちな失敗例とその原因を紹介します。
利用目的が漠然としている
BIツールは利用方法が多岐に渡ることから、利用目的や業務での活用イメージが不明確なまま導入して失敗してしまうケースがあります。BIツール以外の多くの業務用システムは、利用目的が比較的明確であり、できることの範囲も限られています。導入後の活用イメージをもちやすく、使用するだけで導入目的の達成につながる場合が多いでしょう。
一方、BIツールはデータ分析した情報を経営や戦略に役立てることを目的としたツールです。さまざまなデータを分析し可視化できるため用途は幅広く、どのように活用するのか自社で設定する必要があります。導入目的が曖昧なまま製品選定をしてしまうと、自社の目的達成・課題解決に適していない製品を選択してしまう恐れがあります。導入しても効果的に活用できず、結果として使いこなせない状態になってしまうでしょう。
使えないシステムと判断される
多くの業務用システムは比較的用途がわかりやすく、現場の業務効率化に直結しています。そのため一度業務に最適化して使い方が定まると、常に同じ操作方法で活用される傾向が強く、システムの必要性が認識されやすいでしょう。
一方でBIツールは分析ツールという性質上、現場の業務に直結しているシステムではないため、利用されなくても業務遂行における支障は見えにくい面があります。その結果、BIツールを活用する従業員がいなくなり「使えないシステム」という印象をもたれてしまうようです。
BIツールが扱う業務は多岐に渡り、使い方も外部環境の変化などに応じて変わります。そのため、導入担当者と利用者が異なっていたり、使い慣れた従業員が異動や退職などで不在になったりすると、誰も利用しないシステムとして放置されてしまいがちです。
投資コストに見合わない
BIツールの多機能性と柔軟性が理解されず、一部のレポート作成でしか利用されないと、BIツールが特定のレポート作成システムとして認識されてしまうことがあります。さまざまな機能をもつBIツールは高額になる傾向があるため、一部の目的にしか活用されないと、高額な割には用途が少ないシステムだと判断されるでしょう。その結果、システムの導入自体が失敗だったとの評価につながってしまうのです。
また、目的や課題・利用イメージが明確になっていても、そのイメージ実現には何のデータが必要なのかがわかっていなければ効果的な活用はできません。イメージを明確化することと同じくらい、どの機能を活用し、どのようなデータを分析すれば利用イメージを実現可能になるのかを明確にしておくことが重要です。
BIツールを使えるツールにするには
導入しただけでは効果が出にくいBIツールも、活用方法を工夫し、現場に浸透させることで本来の価値を発揮します。BIツールを使いこなすためには、以下のようなポイントに着目してツールを導入・活用するとよいでしょう。
- ●BIツール導入の目的を明確にする
- ●データベースとの連携設定を確認しておく
- ●運用ルールを具体的に決めておく
- ●PDCAを回しながら改善を続ける体制を作る
- ●ユーザー研修を開催し活用方法を周知する
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
BIツール導入の目的を明確にする
BIツール導入において最初に取り組むべきことは、「どの業務課題を可視化・改善したいのか」を明確にすることです。目的があいまいなまま導入すると、要件定義やツール選定で齟齬が生じ、導入効果が得られない可能性があります。
例えば、営業部門では売上の進捗を可視化したい、経営層では部門横断の経営指標を把握したいといったように、部門や役職によって必要な情報は異なります。「誰が」、「何のために」、「どんな情報を得たいのか」を整理し、目的に沿った機能や可視化のゴールを設定しましょう。
データベースとの連携設定を確認しておく
BIツールの利点は、複数の業務データを横断的に分析できる点です。しかし、その効果を得るには、既存の業務システムやデータベースと適切に連携できることが前提になります。導入前にETLツールやDWHとの相性を確認し、連携がスムーズに行えるかを把握しておきましょう。
連携に問題があると、ツールの乗り換えや再構築が必要になるケースもあります。比較検討の段階で、既存システムとの親和性を意識して製品を選ぶことが、導入後のトラブル回避につながります。
運用ルールを具体的に決めておく
BIツールを有効活用するには、利用ルールや運用体制の明確化が欠かせません。特に最近のBIツールは、ユーザーごとに求める分析レベルや操作性が異なるため、無料トライアルなどを通じて実際の運用イメージを確認し、導入前に運用方針を固めておくことが重要です。
また、導入後も部門間で「どんな分析を誰が行い、どう共有するのか」といった連携ルールを定めることで、活用のばらつきや属人化を防げます。人事異動や引き継ぎにも対応できるよう、ドキュメント化も推奨されます。
PDCAを回しながら改善を続ける体制を作る
BIツールは、業務データをもとに改善ポイントを見出し、施策の実行と評価を繰り返すことで業務改善を支援します。例えば、販売実績から在庫ロスや作業の非効率性を把握し、具体的な改善策を講じるといった活用が可能です。
業務改善に活かすには、経営陣や現場間で綿密に連携し、「どの指標を見て」、「どのように改善を図るのか」といったPDCAのサイクルを明確にしましょう。現場で即時修正できる柔軟なツール設計も、継続的な改善体制づくりに役立ちます。
ユーザー研修を開催し活用方法を周知する
BIツールを導入しても、現場で活用されなければ効果は得られません。特に操作に不慣れな社員が多い場合、研修や事例共有によって不安を払拭することが重要です。
操作性の周知に加え、「どのような情報をどのように使えば業務に活かせるか」という観点を持たせることで、BIツールの利用が単なるレポート作成に留まらず、意思決定支援につながります。
ITに慣れていない社員にも配慮し、操作研修やマニュアル配布を通じて、全社的な活用定着を図りましょう。継続的な研修体制を整えることが、ツールの浸透と活用レベルの向上に直結します。
以下の記事では、ITトレンド編集部がおすすめするBIツールを比較紹介しています。実際の製品を見てBIツールの導入検討をはじめたい方は、ぜひ参考にしてください。
セルフサービスBIという選択
利用イメージが明確で、現場とのコミュニケーションも取れているという場合におすすめしたいのがセルフサービスBIです。セルフサービスBIは専門知識がなくても分析レポートを作成できるBIツールで、「現場による現場のためのBIツール」と称されることもあります。
従来のBIツールはシステム部門主導のツールであり、分析のリソースとなるデータの管理はシステム部門に依存しているものでした。そのため、現場のリクエストへの対応が遅れてしまい、すぐに分析結果が見たい現場にとっては不便さを感じるものでした。
そこで登場したのがセルフサービスBIです。セルフサービスBIは現場主導のツールであり、現場担当者が欲しいデータを自分で選んで分析できるようになります。これにより、課題であった現場のリクエストに対するタイムラグが解消できるようになるでしょう。
以下の記事では、セルフサービスBIについてより詳しく解説しています。セルフサービスBIについて理解を深めたい方は、あわせて参考にしてください。
目標をもった運用でBIツールを効果的に使おう
BIツールは単なる分析ツールではなく、業務改善のための意思決定支援ツールとして活用することが重要です。
導入しても使いこなせないのは、多くの場合、目的とツールのミスマッチや運用体制の不備が原因です。そのため、導入前の段階から活用イメージや体制を明確にしておくことが成功のカギとなります。
自社に最適なBIツールを導入するためにも、まずは各製品の特徴や機能を十分に比較しましょう。以下のボタンから各社製品の資料を一括で請求できるので、導入の第一歩としてぜひご活用ください。
