ダッシュボードとは？BIツールでの役割と基本機能
まずは、BIツールにおけるダッシュボードとはどのような機能なのか、メリットも含めて見ていきましょう。
グラフや集計表を１画面にまとめて表示したもの
BIツールでは、企業内に蓄積された大量のデータを分析し、その結果をグラフや表などの形式で視覚的に表示できます。なかでもダッシュボード機能は、これらの分析結果を１画面に集約して一覧表示するため、複数のデータを確認する手間を省けます。
関連する指標を並べて表示できるため、比較や傾向の把握も容易になり、ひと目で全体像を把握できるのが特徴です。
例えば販売管理システムでは、上図のように「顧客別売上」、「商品別売上」、「支店別・月別売上」などのレポートを１か所にまとめて表示できます。表示期間を変更すれば、すべてのレポートが自動で更新されます。また、特定の月のデータをクリックすることで、その内訳（商品別売上など）をさらに詳しく確認することも可能です。
このように、直感的な操作で必要な情報にすぐアクセスできる点も、ダッシュボードの大きな利点です。
メリット：リアルタイムの分析結果を常に可視化できる
ダッシュボード機能の一番の特徴は、グラフィカルにひと目で分析結果がわかることでしょう。企業では仕入れや売上、生産など日々さまざまな活動が行われ、それぞれの数字もリアルタイムに更新されます。それらの数字を毎日分析し、追い続けるのは一苦労でしょう。
ダッシュボードは最初に設定しておけば、リアルタイムの分析結果を常にわかりやすく表示し続けてくれます。忙しい業務のなかでも状況が常に可視化され、後述のアラート表示機能とあわせて問題や異常の発見もしやすくなるといえるでしょう。
ダッシュボードとレポートの違い
BIツールは主にレポート作成、OLAP分析、データマイニング、プランニングの４つの機能で構成されています。そのうちの１つであるレポート作成機能はダッシュボード機能と何が違うのでしょうか。
レポート機能は、分析結果をレポートとして出力する機能です。企業内のシステムから得られたデータを定型化してまとめます。販売管理システムのデータであれば顧客別売上、商品別売上、前期比・前年度比、目標管理、予実管理などの一覧を出力し、表にまとめられます。
ダッシュボード機能との違いは、「１画面で直感的にわかりやすく表示する」ことに特化しているか否かといえるでしょう。分析結果をもとに会議資料などをまとめたい場合はレポート機能を活用しますが、日々のデータをパソコンの画面内でチェックするだけならダッシュボード機能のほうが適しています。
多くのBIツールにはダッシュボード機能とレポート機能が両方搭載されているため、必要に応じて使いわけましょう。以下の記事ではBIツールの機能についてより詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
ダッシュボードの便利な４つの機能
ダッシュボードには、レポートにはない便利な機能があります。ここでは、代表的な４つの機能を紹介します。
データの絞り込み機能
フィルター機能などを使用し、表示されるデータの期間や商品名でデータを絞りこむことが可能です。直感的な操作で、不慣れなユーザーでもより詳しい分析が行えるでしょう。
異常値のアラート表示機能
BIツールによっては、レポート内の数値があらかじめ定めた制限を超えた場合にアラート通知できる機能を備えています。異常値が点滅表示したり、赤字で示されたりすることによりひと目で確認すべき項目がわかるので、スムーズな対処が可能になるでしょう。
集計結果の項目ごとの詳細表示機能
集計結果の項目ごとに詳細を確認できます。都道府県→市区町村→各店舗のように掘り下げていくドリルダウン機能や、狭い視野から広い視野に目線を移していくドリルスルー機能が搭載されていれば、ダッシュボードを最大限に活用できるでしょう。
情報を一画面で把握できる画面表示機能
一般的なダッシュボード画面には、折れ線グラフ・円グラフ・棒グラフ・KPIメーター・数値ウィジェットなどが１画面にまとめられています。データフィルターや期間指定ボタンが配置されており、ユーザーは直感的な操作で必要な情報を即座に確認できます。最近では、レスポンシブ対応でスマホ・タブレットからの閲覧も可能です。
BIツールによってダッシュボードの機能性は異なるため、複数製品を比較しそれぞれにどのような特徴をもつか把握することが大切です。以下のボタンよりBIツールの一括資料請求が可能なため、導入を検討している方はご利用ください。
ダッシュボード構築のステップ
ダッシュボードを効果的に活用するには、以下のステップで構築プロセスを進めることが重要です。
- 1．目的と閲覧者の明確化
- 2．必要指標とデータソースの整理
- 3．KPIやグラフの構成を決定
- 4．実装・テスト・運用
この流れを押さえることで、見やすく・活用されやすいダッシュボードを構築できます。
ダッシュボード機能が使いやすいBIツールを活用するメリット
数あるBIツールのなかでも、特にダッシュボードが優れているツールを使うことで、次のようなメリットが授受できます。BIツールを最大限活用するためにも、使いやすいダッシュボード機能があるBIツールを選びましょう。
誰でもデータを見える化できる
ダッシュボードは、複雑な数値データや分析結果をグラフやチャートにより見える化し、直感的に理解できるようにします。部署別のKPIや売上、稼働率などを一目で把握できるため、報告・分析にかかる時間を大幅に短縮可能。業務に必要な情報を瞬時に共有する手段として、見える化の観点でも非常に有効です。
売上状況を即時に把握できる
売上ダッシュボードを活用することで、店舗別・商品別の売上推移や前年比などの重要指標を即時に確認できます。シーズンごとの需要変動や異常値の検知もスムーズに行えるため、販売戦略の迅速な立案・修正に貢献します。
即時性のある意思決定をサポートする
使いやすいダッシュボード機能をもつBIツールは、リアルタイムでのデータ更新と表示を可能にします。この即時性は、ビジネスの迅速な意思決定に不可欠です。
例えば、小売業で在庫管理を行う場合、リアルタイムで在庫状況が更新されるダッシュボードを利用することで、商品の欠品や過剰在庫を防ぐための迅速な対応が可能になるでしょう。
直感的にデータを理解しやすい
直感的に操作できるダッシュボードは、複雑なデータをわかりやすいグラフやチャートで表示し、ビジネスにおける洞察が簡単に把握できるようになります。
例えば、売上データを色分けされた棒グラフで表示することで、どの商品がよく売れているか、どの時間帯に売上がピークに達するかなど、重要な情報を一目で理解できるでしょう。
カスタマイズ性の高いレポーティングができる
ユーザーのニーズにあわせてダッシュボードをカスタマイズできるBIツールは、異なる部門や役割のユーザーにとって、それぞれに最適な情報を提供します。
例えば、マーケティング部門はキャンペーンの効果を測定するためのダッシュボードを、財務部門は収益性分析に特化したダッシュボードを、それぞれカスタマイズして使用できます。
ユーザーに定着させやすい
BIツールの強みは、組織内のあらゆるメンバーが同じデータにもとづいた意思決定ができる点です。
ダッシュボードが使いやすければ、その分ユーザーがBIツールを効率的に使いこなすまでの時間を大きく短縮するでしょう。初心者でも簡単に操作できる設計は、組織内でのBIツールの普及を促し、データドリブンな文化の醸成を支援します。
以下の記事では、おすすめのBIツールを従来型とセルフサービス型のタイプ別に比較しています。機能や製品選定のポイントも紹介しているので参考にしてください。
無料でダッシュボードを作成できるBIツールとは
初めてBIツールを導入する企業には、無料でダッシュボード作成ができる製品を試すのがおすすめです。多くのBIツールにはフリープランが用意されており、ドラッグ＆ドロップで簡単にダッシュボードを構築できるテンプレート機能が備わっています。コストを抑えながら、機能や操作性を確かめる手段として有効です。
無料のBIツールは以下の記事で紹介しているので、興味のある方はご覧ください。
ダッシュボード活用の４つのポイント
ダッシュボードは、単にデータを表示するだけでなく、目的に応じた設計や表現方法により、情報の価値を最大限に引き出せます。ここでは、BIツールのダッシュボードをビジネスに役立てるための４つの活用ポイントを紹介します。
ダッシュボードの目的を明確に定める
ダッシュボードでは、BIツールに蓄積された膨大なデータを表示できます。しかし、だからといって何もかも表示しようとすると、一見して何の情報かわからないボードになる可能性も高いでしょう。
そのため、まずは何を知りたいのか明確にする必要があります。例えば、「営業担当者別の行動量の実績を日次で確認する」「月間の売上予測と前年比の進捗を確認する」といった目的にあわせてダッシュボードを作成しましょう。目標数値も設定すれば、達成までの進捗も確認できるようになります。
必要なKPIを絞り込む
ダッシュボードの利用目的がはっきりしたら、目的を達成するために必要な指標は何かを考えましょう。ダッシュボードはひと目で分析結果がわかるように、シンプルにしておくのがベストです。
担当者ごとの売上や部署全体での粗利率など、気になる指標はたくさんありますが、画面が見づらくならないように必要最低限の指標のみ表示させるのがよいでしょう。
データにあった可視化方法を選ぶ
それぞれの指標には、適したグラフの形式を使用しましょう。例えば、個人別売上成績など比較が必要なものは棒グラフ、来店客の推移など時系列で分析したいものは折れ線グラフを利用します。場合によっては地図などで、拠点別の状況を表示するのもよいでしょう。
「誰が・いつ・どのようにデータを使うか」という具体的な活用イメージをもち、表示の細部にこだわりましょう。
経営判断に活かせる情報を可視化する
ダッシュボードは現場だけでなく、経営層の迅速な意思決定にも活用されています。売上推移やKPIの進捗、財務指標など、重要な経営情報をリアルタイムに見える化することで、会議や経営判断の場で即座に状況を把握できます。また、グラフやチャートの可視化により、データに基づいた戦略立案が可能になります。
ダッシュボード機能でBIツールを最大限に使いこなそう
ダッシュボード機能は、BIツールの分析結果をわかりやすく視覚化し、迅速な意思決定を支援する重要な機能です。目的にあった指標を整理し、見やすい形式で表示することで、情報の価値を最大限に引き出せます。BIツールを導入・比較する際は、操作性やカスタマイズ性など、ダッシュボード機能の使いやすさにも注目して選びましょう。
