【図解】Web会議システムの機能を10秒で理解！
まずは以下の図でWeb会議システムの機能をざっと確認しましょう。
では、以下でそれぞれの機能について詳しく解説します。
１．リアルタイムでの音声・映像共有機能
Web会議システムの最も基本的な機能は、音声と映像の共有によって、離れた相手ともリアルタイムのコミュニケーションを可能にするというものです。Web会議システムの定義とも言える機能ですが、システムによってその品質は異なります。
製品を選ぶ際は使用目的に見合う品質が確保されているか、音声が途切れたり、映像が乱れたりしないか、この点を確実にチェックしておくことが大切です。
なおWeb会議システムは、ネットワークの環境や混雑状況などによって音声・映像の品質も大きく左右されます。そのため、導入にあたっては、IT部門の担当者なども交えて検討を行う必要があるでしょう。
２．ファイル共有機能
会議資料を共有する際には、ファイル共有機能を使うと便利です。会議中に話題に上った資料について、参加者全員を宛先に選んでからファイル添付したメールを送信するのは手間がかかります。ファイル共有機能を使えば、Web会議システムを開いたまま、その場で簡単に追加配布できるのです。
３．ホワイトボード機能
参加者全員で同じ画面を見ながら、テキストや図形を使ってコミュニケーションをしたい場合は、ホワイトボード機能が便利です。入力には使い慣れたマウスやキーボードのほか、ペンタブレットなども利用できます。
机を囲んで図やフローチャートを書きながら議論するのと同じように、目に見える形で情報を共有し、会議を進めていくことができます。このほか、ショートメールのように文字情報をやり取りできるテキストチャット機能もあります。
４．デスクトップ共有機能
相手が見ている画面を自分のパソコンに表示できる機能です。また、許可を得れば相手の画面をリモート操作することもできます。アプリケーションの操作方法を教えたり、トラブルの状況を説明したりするときに便利です。
また、この機能を社内のヘルプデスクなどに応用すれば、新しいアプリケーションの導入がスムーズに行えるほか、トラブル時の対応も容易になり、サポートに関するIT管理部門の業務負荷を大幅に軽減することが可能になります。
５．録音・録画機能
Web会議上でのやり取りを録音・録画することも可能です。この機能を利用すれば、会議を欠席した人でもどのようなやり取りが行われたのか後から確認できるほか、Web会議システムを通して録画した映像を配信することで新人研修やセミナーを行うこともできます。
ホワイトボード機能やデスクトップ共有機能などに関しては、搭載している製品と、搭載していない製品があります。どの製品にどのような機能があるのかという点は具体的に製品例を見ていかなければわかりません。
以下の記事ではWeb会議システムを多数紹介していますので、機能の有無について知りたい方はぜひご覧ください。
６．セキュリティ機能
Web会議システムでは、ネットワークを通じて手軽に会議が行えますが、セキュリティ対策が不十分だと重要な会議には使えません。Web会議システムは、会議の内容を暗号化する機能がある製品がほとんどです。
オンプレミス型の場合は導入する企業・組織のポリシー（方針）に沿った柔軟なセキュリティ対策がしやすい傾向にあります。一方で、クラウド型の場合は提供事業者によってセキュリティのレベルが異なるため、導入前によく確認しておくことが大切です。
Web会議システムのセキュリティについては以下の記事でも詳しく解説しています。
必要な機能を整理してWeb会議システムを活用しよう！
1対1の面談、資料中心の報告会、ディスカッション中心で意思決定をするなど、Web会議をする場面によって重視すべき機能や要素は異なります。
必要な機能を洗い出さないまま導入を進めてしまうと、導入後に必要機能がない、余計な機能が多すぎて使いにくいという結果に終わってしまうでしょう。これを防ぐためにも、一度Web会議システムの資料をまとめて請求し、製品例を見た上で必要な機能を洗い出す作業から始めましょう。
