選定ポイント1. オンプレミスかクラウドか
Web請求書発行システムの提供形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。
できることは製品サービスごとに異なり、オンプレミス型だから多機能とかクラウド型だから単機能ということはありません。ただし、オンプレミス型は、一定の構築期間を要すため、利用開始まで時間がかかります。この点クラウド型は契約後、即時利用開始できます。
コストはトータルで見れば、どちらが安いとは言えません。しかし、初期投資は圧倒的にクラウド型が低コストです。また、機能追加や規模拡大も簡単なメリットがあります。 ですので、撤退も容易でスモールスタートに適しているといえます。
選定ポイント2. 郵送業務を残すか
Web請求書発行システムの選定において、郵送業務を残すかどうかは重要な判断です。システム導入することで郵送の手間やコストがかからなくなります。
しかし、請求書はお客様の手元に渡るもので、自社の都合だけで決めて良いかビジネス的な判断も必要になります。中には、Web送付は受け付けていない会社もあったり、請求書のひな形が決まっており、それ以外の形式は使えないケースもあります。
ただ、Web送付だけでなく郵送やFAX送信にも対応しているWeb請求書発行システムも中にはあります。取引先の要求に応じて、送付方法を使い分ける対応もWeb請求書発行システムでは可能になります。
選定ポイント3. セキュリティレベルは十分か
「選定ポイント1」でも説明したように、他社のデータセンターに請求書データを保管する場合は、その安全性を必ず確認しておきましょう。
データセンターの立地はどこか
まずはデータセンターの立地によってもセキュリティレベルが変わってきます。例えば、国内にある場合でも、海外のデータセンターにもバックアップがされていることもあります。このような基準は自社のセキュリティポリシーに左右されるので、確認しましょう。
監視体制は24時間365日体制か
データセンターの監視体制は、重要な選定ポイントになります。以下のポイントは意識して確認しましょう。
- ●24時間365日の監視体制が整っているか
- ●通信データは暗号化されているか
- ●こちらの要求に応じていつでもデータを取り出せるか
- ●セキュリティのための設備は十分か
選定ポイント4. システム連携機能や管理機能があるか
機能の確認も重要なポイントです。自社で必要としている機能が用意されているかをチェックします。
例えば、請求書は会計システムや販売管理システムとデータ連携ができると便利です。顧客管理システムとマスタデータを同期できると、顧客データの二重入力がなくなります。自社で使っているシステムと連携できるか調べておきましょう。
また、請求書を発行するだけではなく、毎月の請求状況・未収金状況確認の一覧を出力できる、入金後の消込、請求漏れ、未収金の催促といった豊富な管理機能が搭載されているシステムやサービスもあります。必要な管理機能が使えるかどうか確認しましょう。
Web請求書発行システムの製品を一括で比較
Web請求書発行システムの選定ポイントがわかったら、製品を比較検討し自社に合った製品を見つけましょう。
Web請求書発行システムを導入し、請求業務を効率的に
Web請求書発行システム導入に失敗しないためにも、導入目的を明確化し、必要な機能を明確化しましょう。その上で、今回解説した選定ポイントを意識しながら製品を比較検討し自社に合った製品を見つけましょう。
