賃貸管理とは
賃貸管理とは、不動産の出入居に関わる管理のことで、賃貸経営をするうえで欠かせない業務です。大きく分けて建物などのメンテナンス管理と、契約者・テナントに対する管理業務を指します。家賃の回収など集金に関する業務や、クレーム・近隣トラブルへの対応、修理の手配や退居後のリフォームなども賃貸管理業務の一部です。
不動産を所有するオーナー（大家）自身が賃貸管理を行う場合もあれば、不動産の管理会社や仲介会社に委託する場合もあります。不動産を複数所有している、所有している物件が遠方にある、本業が忙しいなどの理由から、管理委託を利用するオーナーも少なくありません。
賃貸管理業務の内容
賃貸管理業務は、入居者への対応業務と建物管理業務に大別できます。具体的な業務内容は次のとおりです。
入居者への対応業務
入居者に対する管理業務は人と人とのやりとりであることに加え、お金のやり取りが生じます。トラブルに発展しやすい業務でもあるため対応には注意が必要です。
- ■空室募集活動
- 空室物件への入居者を募集する仕事です。近隣物件の価格や募集状況などを調査し、募集条件を作成します。不動産仲介業者へ物件紹介を後押しするメール・ファックス・DMなどを送るほか、ときにはニーズにあわせた魅力的なリノベーションや共用部分の改修提案なども行います。
- ■賃貸契約の手続きや更新
- 契約書や重要事項説明書の作成が必要です。鍵の受け渡しなども含まれます。また契約期間が決まっており契約満了が迫っているときは、入居者に通知し、必要に応じて更新手続きを進めます。
- ■家賃の集金や督促
- 家賃は入居者とトラブルになりやすい要素でもあるため、入金状況の把握・管理を適切に行わなければなりません。未納者がいる場合は滞納者リストを作成し督促します。基本的に管理会社・大家が家賃を回収しますが、家賃保証会社が対応するケースもあります。
- ■解約の精算
- 退居時の手続きや解約の精算も賃貸管理の業務のひとつです。物件を解約する際は原状回復が基本であり、修繕が必要な場合は費用を請求します。クリーニングや修繕の手配も必要です。
- ■クレーム・トラブル対応
- 賃貸経営において不可避なのがクレーム対応です。騒音、マナー違反など住民間のトラブルや、設備不良に関する苦情などに早急に対応しなければなりません。クレームを未然に防ぐための対策やクレームに対応できる体制作りが求められます。
建物管理業務
建物や周辺設備を適切に維持管理することで、安定的な賃貸経営を実現できます。
- ■設備点検や交換・工事
- 賃貸物件の資産価値を維持するために点検や修繕は欠かせません。管理組合が自主的に行う任意点検のほかに、法律で義務付けられている法定点検（消防用設備やエレベーターの点検、簡易専用水道の検査などが該当）があります。法定点検は専門的知識が必要なため、管理会社は専門業者に委託し、結果にもとづき補修や修繕工事も手配します。
- ■長期修繕工事の計画
- 経年劣化による空室リスクの上昇や物件価格の下落を防ぐために、長期修繕計画の策定が必要です。10～30年の長期的な展望に立って修繕箇所や費用をまとめ、定期的に見直します。
- ■清掃業務やゴミの管理
- ゴミ捨て場のルール周知や管理、共用部分の清掃も賃貸管理の仕事です。日常的な清掃以外に、廊下や高所外壁の高圧洗浄などの特別清掃もあります。
賃貸管理の形態
賃貸物件の管理には、オーナー自身が管理する方法もしくは管理会社に委託する方法があります。それぞれの特徴や違い、メリット・デメリットについて紹介します。
自主管理
賃貸管理業務を自己（大家）で行う管理方法です。管理委託費が発生しないためコストを抑えられる点が最大のメリットでしょう。入居者や建物の状況を自身で把握でき、賃貸経営のノウハウを学べるなどの利点もあります。
一方で、賃貸管理の業務内容は多岐にわたるため管理に手間がかかることや、家賃督促やクレーム対応による心理的負担が大きい点はデメリットといえます。本業がある場合や賃貸経営の経験が少ない場合、自主管理は容易ではないでしょう。
委託管理
賃貸管理業務全般を管理会社に委託するやり方です。入居者対応から物件管理までを不動産の専門家に任せられるため、賃貸経営の煩わしさから解放される点が最大のメリットでしょう。複数の物件や遠距離の物件管理にも最適です。
しかしコストがかかることや、管理会社によって対応品質に差が生じてしまう点などはデメリットといえるでしょう。
また、賃貸管理を担う会社として、不動産管理会社と不動産仲介会社とがあります。管理会社は主に賃貸物件の管理がメインですが、入居者募集など仲介業務を担うケースもあります。一方、仲介会社は、その名のとおり大家と入居希望者との間を仲介するのが主な業務です。それぞれの主な役割は次のとおりです。
- 【管理会社の業務】
- ●入居後の対応を行う
- ●契約者の代わりに物件を管理・維持する
- ●家賃の回収や退居時の手続き
- ●トラブル対応
- 【仲介会社の業務】
- ●物件を契約して入居するまでの対応を行う
- ●入居者募集の広告作成
- ●内見の立ち合い
- ●契約時に重要事項を説明し賃貸借契約の締結、鍵の受け渡しを行う
賃貸管理の業務内容は非常に広範囲です。賃貸物件や顧客情報を一元管理できる「賃貸管理ソフト」を活用する場合も増えているため、興味がある方は次のページから最新の人気製品をチェックしてはいかがでしょうか。
不動産管理会社の選定ポイント
不動産管理会社に賃貸管理を委託したいと考えた際に、どのような基準で管理会社を選べばよいのかわからない人も多いでしょう。ここからは選定のポイントを紹介します。
- ■業務内容の幅
- 賃貸管理業務は煩雑です。物件管理だけを委託するのか、仲介業務も依頼するのかなど、委託する業務範囲を明確にしたうえで最適な会社を選定します。会社によってカバーできる業務範囲は異なるため、業務内容は必ず確認が必要です。
- ■集客力
- 空室を埋めるためには集客力が求められます。入居率や平均空室期間などの実績をひとつの判断材料にするのもよいでしょう。なお、大手の不動産管理会社は知名度が高く管理実績もある点で集客力に強みがあります。地域密着型の管理会社の場合、アパートやマンションのあるエリアの情報や客層に詳しいため、地域特性を生かした入居率の改善提案が可能です。
- ■賃貸管理委託費
- 管理委託費は委託する管理会社によって異なります。相場（家賃収入の５％前後）と比較して問題ない金額か、業務内容は見合っているかなどを確認します。
- ■対応力
- 設備不良などのトラブル対応にはスピードが求められます。コールセンターや窓口の有無、対応可能な時間や対応品質なども重要なチェックポイントです。入居者の満足度は、退去率にも影響を与えかねないため注意しましょう。
不動産管理会社に頼らずに賃貸管理するには
オーナー自身が賃貸管理を行う場合、効率的な管理方法の選択が重要です。次に、不動産管理会社に頼らずに賃貸管理を行うための具体的な方法をご紹介します。
エクセルを活用した管理方法
最も手軽な方法の一つがエクセルを使用した管理です。例えば次のようなシートを作成することで、基本的な管理が可能になります。
- ●物件情報シート：各物件の詳細情報を記録
- ●入居者情報シート：入居者の連絡先や契約内容を管理
- ●家賃管理シート：毎月の家賃入金状況を追跡
- ●修繕履歴シート：各物件の修繕履歴を記録
エクセルの利点は柔軟性が高く、自身のニーズにあわせてカスタマイズできることです。ただし、データのバックアップや情報セキュリティには十分注意が必要です。
クラウドストレージサービスの利用
Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスを利用することで、重要書類のデジタル保管と共有が容易になります。契約書のスキャンデータや物件の写真なども安全に保管でき、必要なときすぐにアクセス可能です。
しかし、クラウドストレージサービスもエクセルと同様、賃貸管理に特化した機能をしているわけではありません。オーナー自身で使いやすい使い方を模索したり、場合によっては環境構築をしたりする必要があります。
賃貸管理ソフトの導入
より効率的で安全な管理を行いたい場合は、賃貸管理ソフトの導入をおすすめします。主な機能と利点は次のとおりです。
- ●一元的な情報管理：物件情報、入居者情報、契約情報などを一括管理
- ●家賃の自動請求と入金管理
- ●契約書や重要事項説明書の自動生成
- ●修繕依頼の管理と履歴の記録
- ●クラウド型の場合、どこからでもアクセス可能
賃貸管理ソフトを使うには初期費用と月額利用料がかかるものの、管理の効率化と正確性の向上が大幅に期待できます。
賃貸管理ソフトのおすすめ製品は以下の記事でご覧いただけます。
エクセルやクラウドストレージによる賃貸管理のデメリット
エクセルやクラウドストレージにより個人での賃貸管理は可能ですが、賃貸管理業務においてはデータ管理の限界があります。ここからは、エクセルやクラウドストレージによるデメリットについて紹介します。
データ管理が複雑化する
エクセルやクラウドストレージを使用すると、物件情報や入居者情報を手動で入力・管理する必要があります。賃貸管理で管理すべきデータは多いだけでなく、データが増えるにつれて管理がさらに複雑化してしまいます。結果として、情報の整合性を保つことが難しくなりかねません。また、誤入力やデータの重複が発生しやすく、管理効率が低下する恐れもあります。
セキュリティリスクが生じる
個人のクラウドストレージを利用する際には、セキュリティ対策が重要です。データが外部に保存されるため、不正アクセスやデータ漏えいのリスクが伴います。特に個人情報を扱う賃貸管理においては、セキュリティの強化が必要不可欠です。しかし、コストや技術的な知識が要求されることが多く、場合によっては対応しきれない可能性も考えられます。
バックアップとデータの紛失リスクがある
エクセルファイルやクラウドストレージ上のデータは、定期的にバックアップを行わないとデータ紛失のリスクが高まります。特にエクセルファイルはローカルに保存されるため、ハードディスクの故障や誤ってファイルを削除してしまった場合、重要な情報が失われるかもしれません。
また、クラウドストレージサービスも100％の信頼性を保証するわけではないため、バックアップの重要性は変わりません。
拡張性に限界がある
エクセルやクラウドストレージは、基本的な管理には適しているものの、賃貸管理業務が拡大するにつれて限界が出てきます。物件数が増加したり、複雑な管理が必要になったりした場合、これらのツールでは対応しきれなくなるでしょう。そのため、長期的な視点では専用の賃貸管理ソフトの導入が検討されます。
課題解決に役立つ賃貸管理ソフトとは
エクセルやクラウドストレージによる賃貸管理の課題を解決するためには、賃貸管理ソフトの活用がおすすめです。賃貸管理ソフトには業務を効率化する次の機能があります。
- ●物件情報管理
- ●契約者管理
- ●契約更新業務
- ●解約精算業務
- ●各種契約書作成
- ●クレーム・修繕依頼管理
ひとつのシステムで上記の内容すべてに対応できるため、業務効率が向上するだけでなく情報共有もスムーズです。膨大な物件情報を入力しても、エクセルと違ってスムーズに操作できるでしょう。
ほかにも過去の対応履歴を残せるため、賃貸管理を委託したり、別のオーナーに引きついだりした場合でも対応できます。また、クラウド型のシステムは、ネット環境があればスマートデバイスからでも操作可能です。そのため、移動時間などの隙間時間を活用して賃貸管理の情報を更新できます。さらに、契約書作成機能など一部業務を自動化することで、対応戸数を増やせます。
個人のオーナーなど、ソフトの導入コストがネックになりIT化が進まないという方へは無料の賃貸管理ソフトの導入もおすすめです。以下の記事を参考にしてください。
まとめ
賃貸管理の主な業務には、入居者への対応と物件管理があります。契約者や家主、物件情報は適切な管理が求められる一方で、エクセルやクラウドストレージでの管理は難しく、データを失うリスクもあるでしょう。賃貸管理の課題を解決し業務を効率化するためにも、適切な管理方法を検討してください。業務改善には、賃貸管理ソフトの導入もおすすめです。
