【テンプレ付き】入金遅延を防ぐには？営業が実践すべき対策や対応方法を解説

なぜ入金遅延が起こるのか？よくある原因を解説

入金遅延にはさまざまな原因がありますが、営業部門の初動や管理体制次第で防げるケースも少なくありません。ここでは、入金遅延の主な原因を紹介します。

顧客との支払条件の認識ズレ

「月末締め翌月末払い」などの支払条件が契約書や発注書に明記されず、営業側が口頭で伝えているのみだった場合、顧客との間で認識のズレが生じやすくなります。

例えば、顧客は「検収完了日から30日以内の支払い」だと認識していたが、社内では「納品日を起算日」と把握していた、といった例です。こうしたズレがあったにもかかわらず、一方的に入金遅延と判断し催促してしまうと、自社の信用を落とすことにもつながります。

請求情報の不備

請求書の誤記、宛名の間違い、送付タイミングの遅れなどの「うっかりミス」は、社内の営業と経理の連携不足や確認漏れが原因であることが多く、経理部門での処理がストップする要因となります。

特に営業担当が請求業務を兼任していたり、請求作業が属人化している企業では、こうしたミスが発生しやすく、入金遅延に直結する可能性があります。

顧客の資金繰り悪化

入金遅延のなかでも特に影響が大きいのが、顧客側の資金繰り悪化による支払停滞です。例えば、支払日の延期要請や請求書への返信遅れ、担当者の急な変更など、日常的なやり取りのなかで異変が見えることがあります。

これらの兆候を営業がいち早く察知し、社内で共有・対応を検討することが重要です。軽視されがちな変化でも、入金遅延や最悪の場合の貸倒につながる可能性があるため、リスクの芽を早期に摘む意識が求められます。

入金トラブルを未然に防ぐためには、取引前後を通じた与信管理の意識が欠かせません。次に、営業担当者が押さえておきたい与信管理の基本について解説します。

営業が押さえるべき与信管理の基本

営業担当者が新規アプローチから契約の段階で与信管理を意識しておくことで、未回収リスクは大きく下がります。

初回取引時に確認すべきポイント

新規顧客との取引開始時は、信用リスクを見極める最初の重要なポイントです。取引金額や企業規模にかかわらず、初期の確認を怠ると、後々の入金トラブルにつながる恐れがあります。

特に新規開拓ではスピードを優先させてしまったり、紹介案件では信頼関係を前提に判断してしまったりしがちですが、客観的な情報をもとにした与信判断が不可欠です。以下のような観点を参考に、取引開始前にリスク確認を行いましょう。

• ●商業登記簿・法人番号の確認
• ●過去の支払い履歴（既存取引先・社内履歴）
• ●同業者や紹介元からの評判・取引実績
• ●帝国データバンクや東京商工リサーチなどの信用調査
• ●クレジットスコア・外部スコアリングツールの活用
• ●自社内での与信スコア・ランク付け基準の適用
• ●支払条件（締め日・支払日・遅延時の対応など）の事前確認
• ●顧客側の請求処理フローの把握（担当者・決裁ルートなど）

与信管理の方法や流れ、必要性などについては、以下の記事でも詳しく解説しています。

継続取引中の注意点

取引を継続している顧客であっても、状況は日々変化します。過去に問題がなかったからといって、常に安全とは限りません。特に以下のような兆候が見られた場合は、信用状態の変化を疑い、必要に応じて与信見直しや社内共有を行いましょう。

• ●支払い遅延や変更申し出が増えた
• ●担当者が頻繁に変わる
• ●電話・メールのレスポンスが悪化

こうした兆候を、営業部内で即時共有できる体制を整えることが重要です。定例ミーティングやチャットでの報告を習慣化すれば、初動スピードが大きく向上し未回収リスクを抑えることにつながります。

入金遅延が発生したときの対応フロー

顧客からの入金遅延が発生したとき、営業担当や営業サポート担当が行う入金遅延対応のフローを紹介します。

ステップ１：状況確認と丁寧なフォロー

入金が確認できない場合、まずは催促というよりも“確認”の姿勢で連絡を入れましょう。初動で即時支払いを強く迫ると、関係性を損ねてしまう可能性があります。

「行き違いがありましたら恐縮ですが、請求書は届いておりますでしょうか。」
「経理ご担当者様とご確認いただけないでしょうか。」

上記のような柔らかい表現で、状況の把握を目的とした会話を心がけましょう。

ステップ２：催促メールでの対応

初回の確認で解決しない場合は、文書ベースでの催促に移行します。書面で記録を残すことで、相手先の社内決裁が進みやすくなる場合もあります。丁寧かつ事実に基づいた文面が効果的です。

初回催促メール例

必要に応じて、２回目・３回目の文面も段階的に準備しておくとスムーズです。

営業負担を減らすためのツール活用術

今回紹介したような請求や与信、回収といった業務は、ツールを活用して効率化できます。特に以下２つのツールをおすすめします。

決済代行サービス：「売上＝即入金」が実現

入金リスクを外部に委ねることができる決済代行サービスは、回収の不安がなくなります。加えて、売上増加の可能性もあります。

• ●クレジット・後払いなど多様な決済手段に対応
• ●取引リスクを決済代行会社が吸収し、安心して受注できる

さらに、与信審査や請求業務も任せられるケースが多く、営業リソースを本来の業務に集中させられるメリットもあります。

以下の記事では、決済代行（請求代行）に依頼できることやおすすめサービスを詳しく紹介しています。

与信管理ツール：営業も与信判断が楽に

与信管理ツールを導入することで、誰でも均一な判断基準で評価が可能になります。これにより、属人化の排除にもつながります。

• ●顧客の信用スコアを即時確認できる
• ●営業の勘頼りから脱却し、誰でも同じ判断が可能に

リスクのある取引を事前に防ぐことで、入金遅延も大幅に減少します。特に人手不足の企業や取引先が多い企業ほど、システム導入の価値は大きいでしょう。

以下の記事では、与信管理システムの機能やメリット、おすすめ製品を詳しく解説しています。

まとめ

入金遅延は、営業活動の成果を台無しにするだけでなく、企業のキャッシュフローにも大きな影響を与えます。しかし、原因を理解し、与信管理や丁寧な対応フロー、適切なツールの導入によって、回避や改善が可能です。

特に営業部門が主体的に関与することで、未回収リスクの軽減や顧客対応力の向上が見込まれます。まずは現状を見直し、できるところから対策をはじめてみてください。

記事内で紹介した決済代行サービスは、以下からまとめて資料請求が可能です。営業部門の業務効率化・リスク管理にぜひご活用ください。