メールマーケティングシステムの使い方を配信の流れに沿って解説

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■配信方法別

• 一斉配信を手軽に行える：Cuenote FC、さぶみっと！メール配信、楽楽メールマーケティング(旧:配配メール)
• 条件を絞ったセグメント配信ができる：Repro Mail、アララ メッセージ、楽楽メールマーケティング(旧:配配メール)、さぶみっと！メール配信
• ステップ配信を設定できる：Repro Mail、アララ メッセージ、楽楽メールマーケティング(旧:配配メール)

■メールの作成方法別

• テンプレートから作成できる：アララ メッセージ、さぶみっと！メール配信、Zoho Campaigns
• HTMLメールをエディタで作成できる：楽楽メールマーケティング(旧:配配メール)、Cuenote FC、さぶみっと！メール配信、Zoho Campaigns

配信を始める前の初期設定

メールマーケティングシステムは、契約しただけでは配信できません。送信元の設定や配信停止の仕組みなど、最初に整えておく項目があります。ここでの設定の漏れは、到達率や法令対応にも影響するため、一つずつ確認しながら進めます。

送信元の登録と認証設定

まず、メールの差出人名と送信元のメールアドレスを登録します。差出人名は、受信者が誰からのメールか分かる名称にします。会社名や部署名を入れておくと、見覚えのない送信者と受け取られにくくなるでしょう。

あわせて、送信ドメイン認証の設定を行います。SPFやDKIMなどの認証は、自社ドメインのDNSで設定する場合が多く、情報システム部門や提供会社の案内を確認しながら進めます。

配信停止の導線と表示事項の設定

広告宣伝メールでは、特定電子メール法により、原則として受信者の事前同意が必要です。また、送信者の名称や配信停止のための連絡先など、法令で定められた事項を表示する必要があります。本文の末尾に、配信停止の手続きへのリンクや送信者情報を記載するよう、テンプレートを設定しましょう。

法令の詳細は、総務省や消費者庁の公表資料で確認できます。判断に迷う場合は、社内の法務担当や専門家に相談しましょう。

参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律｜e-Gov法令検索

利用者の権限と承認の設定

複数人で運用する場合は、メールを作る人、内容を確認する人、配信を実行する人を分けます。ツールの権限設定で、配信の実行ができる人を限定すると、誤送信のリスクを下げられます。

担当者が替わったときに、アカウントを追加や削除する手順も決めておきます。退職者のアカウントを残さない運用も、情報管理の面で大切です。操作の履歴を確認できる製品なら、誤りが起きたときの原因の確認にも使えます。

配信リストの作り方と管理

配信の成果は、誰に送るかで大きく変わります。リストの準備と管理のしかたを押さえておきます。

アドレスの取り込みと項目の設定

配信リストは、表計算ソフトで作ったファイルを取り込む方法や、顧客管理システムとの連携で作る方法があります。取り込む際は、メールアドレスのほか、氏名や会社名、購入履歴などの項目も一緒に設定します。

取り込み前に、重複や入力ミスを整理しておきます。文字コードやファイルの形式が合わないと、文字化けやエラーが出る場合があるため、少数で試してから本番の取り込みに進みましょう。取り込み後は、件数や項目の対応が合っているかを、画面で確認しておきます。

同意の取得状況の管理

広告宣伝メールは、原則として受信者の事前の同意を得て送ります。いつ、どの方法で同意を得たかを、リストに記録しておくと、確認が必要なときに役立ちます。

配信停止を希望した人には送らない管理も必要です。配信停止の受け付けが自動で反映される製品なら、手作業のミスを減らせます。反映の仕組みは、試用で確かめておきます。反映までに時間差がある製品では、配信の直前に停止の依頼が届いた場合の扱いも、確認しておくと安心です。

セグメントによる配信対象の絞り込み

全員に同じ内容を送るより、関心や行動に応じて対象を分けたほうが、反応を得やすい場合があります。購入の有無、地域、資料請求の履歴など、リストの項目を使って条件を設定します。

条件を細かくしすぎると、対象が少なくなりすぎます。最初は二つか三つの区分から始め、結果を見ながら調整する進め方が現実的です。条件の名前は、誰が見ても内容が分かるものにしておくと、引き継ぎもスムーズです。

メールマーケティングシステムでの作成とテスト配信

メールは、作って終わりではなく、届いた状態で正しく見えるかを確認します。作成から確認までの手順を整理します。

テンプレートと差し込みの利用

メールのひな形となるテンプレートが用意された製品があります。テンプレートを使うと、デザインの統一と作成時間の短縮につながります。自社のロゴや色を設定して、共通のひな形を作る方法もあります。パソコン向けとスマートフォン向けで表示が変わる形式かどうかも、見ておきたい点です。

受信者の氏名や会社名を本文に差し込む機能も使えます。差し込む項目が空の場合に、どう表示されるかを事前に確認しておかないと、不自然な文面になるおそれがあります。

テスト配信での表示確認

配信の前に、自分や関係者へテスト配信を行いましょう。件名、差出人、本文、リンク先、画像の表示を一通り確認します。パソコンとスマートフォンの両方で見ておくと、表示の崩れに気づきやすくなります。

可能であれば、複数のメールサービスで受信して確かめます。迷惑メールのフォルダに入っていないかも、確認したい点です。届き方は、複数の要因で変わるため、一度の確認で安心せず、継続して見ていきます。

リンクと計測の設定

本文のリンクに、クリックを計測する設定をします。リンク先のページが正しく開くか、スマートフォンで見やすいかも確認します。リンク切れは、受信者の信頼を損なう原因となるため注意が必要です。

誰がどのリンクをクリックしたかを記録できる製品もあります。計測の方法や、記録する情報の範囲は製品で異なるため、個人情報の取り扱いにも注意します。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメールマーケティングシステムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

メールマーケティングシステムでの配信と結果確認

配信の実行から、結果を見るまでの操作です。配信の時間帯や、結果の見方にも注意点があります。

配信日時の指定と予約配信

配信は、すぐに送る方法と、日時を指定して予約する方法があります。受信者がメールを読みやすい時間帯を想定して、予約を設定します。業種や配信の内容によって、反応のよい時間帯は変わります。

予約後に内容を直したい場合は、予約を取り消せるかを確認します。配信の直前に最終確認を行う担当者を決めておくと、誤りの見落としを防げます。宛先の数や件名の誤字など、見るべき項目を決めておくと、確認がぶれません。

配信結果の確認項目

配信後は、配信数、エラー数、開封、クリックなどを確認します。エラーとなったアドレスは、恒久的なエラーと一時的なエラーを区別し、必要に応じて配信対象から除外します。エラーが多い場合は、リストの状態や送信設定を見直しましょう。

開封の数値は、受信側の機能の影響で、実際の閲覧と異なる場合があります。開封だけで判断せず、クリックや問い合わせなど、他の行動もあわせて見ると、成果を判断しやすくなります。

配信停止や苦情への対応

配信後に、配信停止の希望や問い合わせが届くことがあります。停止の希望には速やかに対応し、以降は送らないよう、リストに反映します。

配信停止が急に増えた場合は、内容や頻度、対象の選び方を見直す手がかりとして使えます。結果を記録し、次の配信に生かしましょう。苦情の内容も記録に残し、似た事例が起きないよう、手順の改善に結びつけます。

結果を次の配信に生かす方法

配信を重ねるほど、データが蓄積されます。結果を振り返る習慣を作ると、配信の質が少しずつ上がります。

件名や本文の比較テスト

件名や配信時間を変えた二つのパターンを、一部の対象に送って反応を比べる方法があります。結果のよかったパターンを、残りの対象へ送ります。

一度に変える要素は一つにします。複数を同時に変えると、どの要素が影響したのか分からなくなります。テストの機能がない製品でも、配信を分けて手作業で比べることができます。結果の差が小さい場合は、偶然の範囲の可能性もあるため、続けて試して傾向を見ます。

配信頻度と内容の見直し

配信の回数が多すぎると、配信停止につながる場合があります。逆に少なすぎると、受信者に忘れられるおそれがあります。反応の変化を見ながら、頻度を調整します。

受信者の関心にあう内容かも確認します。反応の低い配信は、対象や題材を変えて試し、記録を残しておきましょう。記録が残っていれば、同じ失敗を繰り返さずに済みます。

運用ルールの文書化

配信の手順や確認項目、結果の見方を、文書にまとめておきます。担当者が替わっても、同じ水準で運用を続けられます。

チェックリストを作り、配信前の確認に使うと、誤送信の防止にも役立ちます。運用の経験を踏まえ、定期的に内容を更新しましょう。

配信の流れに沿って選ぶ製品一覧

一斉配信やセグメント配信、ステップ配信、メールの作成方法といった実際の使い方にあわせて、特徴を一覧にしました。

使い始めやすいメール配信の製品

リスト登録から配信、結果の確認まで、使い方の違いが分かる製品を紹介します。操作画面の使いやすさは、試用で確かめてください。

楽楽メールマーケティング(旧:配配メール)

株式会社ラクス

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製品・サービスのPOINT

1. kintoneやSalesforceと開発いらず/低コストで連携可能！
2. シンプルな機能・操作で誰でもカンタンにメール配信ができる
3. 楽楽メールマーケティング独自の機能で分析・改善業務を自動化

アララ メッセージ

アララ株式会社

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《アララ メッセージ》のPOINT

1. 9,980円/月！効果測定やステップメールなど豊富な機能が標準搭載
2. 150種類以上のテンプレートで誰でも簡単にHTMLメールを作成可能
3. 15年以上のノウハウを活かした、充実したサポート体制

Repro Mail

Repro株式会社

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《Repro Mail》のPOINT

1. 顧客属性や行動に応じたセグメント配信
2. 条件に応じてメールを送るトリガー配信
3. ステップ・シナリオ配信に対応

まとめ

メールマーケティングシステムの使い方は、初期設定、配信リストの準備、メールの作成とテスト、配信、結果の確認という流れです。配信停止の導線や同意の管理を整え、結果を次の配信に生かすことが大切です。自社にあう製品を探すため、資料請求で複数のメールマーケティングシステムを比較してみてください。