グループウェアの運用を浸透させる５つのポイント
グループウェアをうまく運用するには、グループウェアを社員に浸透させることが不可欠です。そのために必要なポイントを５つ、紹介していきます。
１．グループウェアは「経営資源」であると説明する
グループウェアを運用していくうえで、重要なのは、グループウェアが「経営資源」であることを社員に理解してもらうことでしょう。
ただ単に自身のToDoを管理するだけでなく、全社員的にかかった工数をはじき出し、今後のリソース配分に使うことができます。すなわちグループウェアは導入によって、社内の経営資源になり得るのです。
２．現場の意見を反映する
グループウェア導入で社内稟議を通す際に、現場の意見を聞かずに、情報システム部門だけで決定してしまうことがあります。これは後々のトラブルのタネとなるため、現場である工場や営業部門などの声を聞いて、現場が使いやすいグループウェアを導入するようにしましょう。
自分で決めたものに対しては高いモチベーションを保つことを心理学では「自己決定理論」といいますが、グループウェアの導入においても、利用する社員が自分たちで使いたいシステムを選ぶことで、より社員に浸透していくでしょう。
自社にあったシステムを選ぶには無料トライアル期間を利用して使い心地を試すのが効果的です。以下の記事では無料トライアル付きのグループウェアを紹介していますので、参考にしてみてください。
３．デザインも重視する
毎日使うため、見やすく、飽きないようなデザインやレイアウトも大事です。デザインやレイアウトが自由にカスタマイズできたりする機能を持ったグループウェアを選ぶのもひとつでしょう。
レイアウトが自由に変えられることで、使っている現場の社員が、ログインするたびにモチベーションが上がるような使い勝手のいいグループウェアを導入することが大事でしょう。
以下の記事では、画面のレイアウトを含め、グループウェア製品を詳しく紹介しています。
４．機能を欲張りすぎない
グループウェアを運用していくにあたって、使わない複雑な機能を搭載しているグループウェアを導入しても、使い勝手を悪くするだけでしょう。選定の際に、捨てる機能も必要になってきます。思い切って、使えない機能がでてくることも念頭において、グループウェアを選んでください。
グループウェアの基本機能については以下の記事を参考にしてみてください。
５．運用ルールを策定する
運用ルールを決めることは、グループウェアの運用で最も重要といっても過言ではありません。各自が勝手に使っていては、スムーズで効率的な情報共有につながりません。しっかりと運用ルールを策定し、社内に告知することが重要でしょう。
グループウェア運用ルールの策定方法
では、どのようにグループウェアの運用ルールを策定していけばよいのでしょうか。
１．システムの責任者を決める
グループウェアを上手に運用していくためには、まずシステムの責任者を決めましょう。基本的には情報システム部門が責任者を担当することになります。システムの責任者を決めておくことで、システム関連の疑問が責任者に集約されQ&Aが作成できるため、同じ質問が出なくなり、時間ロスを削減できます。
２．各種申請の窓口をグループウェア上に設定する
グループウェアを社内に浸透させるためのルールとして、各種申請の窓口をグループウェア上に設定するということが挙げられます。例を紹介しましょう。
- ・交通費・経費申請→ワークフロー機能を利用
- ・会議室予約→スケジュール機能を利用
- ・勤怠→タイムカード機能を利用
３．役職ごとにアクセスできる機能を制限する
グループウェアではアクセス制限をかけることができるため、役職・ユーザーごとにアクセスできる機能を決めておきましょう。あらかじめ決めることで後のトラブルを防止できます。重要書類の情報漏洩を防ぐため、ファイル共有機能にアクセス制限をかけておくのも一つでしょう。
４．グループウェアとメールの使い分けを明確にする
グループウェアのもつ最も重要な役割は情報共有ですが、情報共有の手段としては、Gmailなどのメールを利用している企業は多数あります。そこで、メールとグループウェアでどのような使い分けをするのかという点はとても重要でしょう。
メールに一本化するとサーバーに負荷がかかり、見逃しが増えるリスクがある一方で、社外に対しての連絡はメールで行わなければならない場面もあります。このようなときに「社内連絡はグループウェア、社外連絡はメール」というような明確な使い分けルールがあれば、見逃しやサーバー負荷などの問題を解決できるでしょう。
ルールを策定して、グループウェアを効率的に運用しよう
グループウェアを効率的に運用するには、ルールをしっかりと構築することが重要です。しかし、製品によって機能が異なるため、ルールの構築は製品を導入した後に行うのがベストといえます。まずは製品を選び、機能をしっかりと確認したうえで、運用の仕組みを整えていきましょう。
