活用１．ファイル転送の宛先チェック機能で作業コストを軽減
ファイル転送サービスには、送信先アドレス制限機能、上長承認機能を持つものがあります。送信先アドレス制限機能は、あらかじめ送信先のホワイトリストを作成しておき、登録済みのアドレス以外には送信できなくするものです。上長承認は、上司のチェックを経て初めて送信を開始するという機能で、誤送信の可能性を低減してくれます。
これらの機能を活かしたデータ送信手順を定めることで、手動での複数回の宛先チェックや上司への声かけ連絡が省略可能になります。送信ミスを減らした上で、作業スピードを向上させられます。
また、ファイル転送サービスの返信機能も活用したい機能のひとつです。何度もやり取りする相手にはこの機能を使ってレスポンスしてもらうようお願いすれば、よりスムーズなやり取りが行なえるようになるでしょう。
活用２．送信後の事態急変にも即対応
ファイル転送サービスはメールと同じような使い勝手しかないだろうと思われがちですが、ファイル更新機能は間違ってファイルを送信した場合に取り消すことが可能です。
ファイル更新機能は、お知らせした受信用URLは変更せず、対象となるファイルのみを更新するというものです。状況が急変し送信したばかりの文書を読まれたくない時等、すぐさま差し替えを実行すれば事なきを得ることができます。こういった対処は、通常のメール添付では不可能です。
活用３．外出先からの情報更新が効率的に
出先からモバイル回線経由で見積もりなどの文書を更新、アップロードする時、意外と役立つのがレジューム機能です。
モバイルデバイスから少し大きいファイルをメール添付で送信する場合、エラーが発生するともう一度最初から送信し直しになってしまいます。何度も送信作業をしたり、送信完了まで電波の安定した場所から動けなかったりと、非効率であることこの上ない環境です。
一方ファイル転送サービスなら、レジューム機能が標準で使えます。エラー発生時も未送信部分から自動的に再送信してくれるので、大きいファイルを頭から何度も送るということがなくなり、電波状況を気にして移動できないという不自由からも解放されます。
活用４．あらゆるデバイスで高速なファイル共有が可能に
ファイル転送サービスは社外へのデータ送信を目的とした導入が多いと思われますが、スマートデバイスへの情報格納といった機能も標準搭載されているのです。
従来の紙の資料を抱える営業スタイルから、スマートフォンやタブレットで情報を持ち歩く営業スタイルに進化します。商談先で追加の問い合わせに対して最新カタログをダウンロードして提示する、動画資料をすぐ再生開始して疑問を解消してもらう、といったもう一押しが、契約の増加に結びつくことでしょう。
また、ビジネス環境が急激にグローバル化する中で海外拠点とのやり取りも増えているのではないでしょうか。本国のデザイナーと容量の大きい画像データをやり取りしなければならないケースも増えています。高速なファイル転送サービスであれば、海外拠点や海外の取引先ともデータ容量を気にせず、きめ細かい対応が可能になります。
活用５．自社ドメインでのファイル転送で顧客の不安を解消
顧客とやり取りするファイルのサイズが大きくなってきたら、ファイル転送サービスの導入を検討すべきです。ツールのプランの中には、転送サービスサイトのドメインを利用するものだけでなく、自社ドメインを利用するものもあり、多少のコストアップで選択できます。
メールでやり取りしていた顧客にファイル転送への乗り換えを促すときも、自社ドメインなら社外サービスであるという不安を感じさせることなく、スムーズに移行してもらえます。
活用６．アプリで調査業務効率アップ
ファイル転送サービスには、スマートフォンで撮影した写真を直接クラウドのストレージに保存する機能、ボイスレコーダで会話を録音する機能を備えた製品もあります。こういった連携機能を使えば、デジタルカメラやボイスレコーダといったばらばらの機器を携帯して行なっていた現地調査業務を、効率的に行なえるようになります。
調査を終了した時点で即座に写真と音声をオンラインストレージにアップロードすれば、すぐに社内のチームで現状分析や対策の検討を開始することができるでしょう。
自社に必要な機能を洗い出して、製品を選定しましょう
ファイル転送はセキュリティ対策だけでなく、活用できる場面が多くあります。もし、ファイル転送サービスの導入を検討している場合は、自社に必要な機能を洗い出してから製品の選定を行いましょう。製品の詳しい情報が知りたい方は、無料で資料請求してみてはいかがでしょうか。
