経費精算のルールを策定する重要性
企業には就業規則や給与規程をはじめとした、さまざまな取り決めがあります。これらに沿って活動を行うことで、企業は円滑に物事を進められるようになります。経費精算にもこのようなルールを策定すれば、数多くのメリットが得られるでしょう。例えば以下のようなことが挙げられます。
- ■無駄な経費を削減できる
- 上限金額の設定や最安値の適用などのルールを設けることで、無駄な経費を削減できます。
- ■節税になる
- 交際費や出張旅費などは、ルールを定めることで一部が非課税になります。
- ■承認が公平になる
- 計上できるものか否かといった基準が明確になるため、管理職の承認作業が公平かつスムーズになります。
- ■リスクを回避できる
- ミスや不正行為などにより虚偽申告が行われれば、法的リスクが生じます。例えば経費の二重計上は脱税にあたり、企業の信頼喪失にもつながりかねません。ルールの策定は追徴課税を回避し、社会的信頼を維持するのにも役立ちます。
- ■経理業務が効率化する
- ルールが社内に周知されていれば経理への問い合わせや、承認されない経費申請そのものも減少するでしょう。差し戻し・再申請といった手間も減ります。
経費精算のルールを策定する方法
経費精算ルールを策定すれば申請者本人や承認する管理職、精算処理を行う経理担当者それぞれが数多くのメリットを享受できます。それでは実際に策定する場合、どのように行えばいいのでしょうか。ここではルールの策定方法を３つのステップにわけて解説します。
１．適用範囲の設定
まずは経費精算ルールの適用範囲を明確にしましょう。正社員だけなのか、アルバイトやパート、契約社員も含むのかといった対象従業員や、適用される経費の種類についても細かく定めます。あまりにも高額な経費申請は経営にも影響を及ぼすので、上限金額の設定も欠かせません。
以下の交通費・出張旅費・交際費については、より詳細なルールを策定しておきましょう。
- 【交通費】
- 交通費は移動手段別にルールを定めましょう。
- ■一般車両（自家用車・社用車など）
- 移動距離に応じたガソリン代を支給する。高速道路を利用した場合の料金についても支給条件を定める
- ■タクシー
- 距離などに制限を設ける。高額になりがちなので申請可能なケースも具体的に定める
- ■電車・バス
- 最安値となる経路の運賃分を支払い、定期区間分の金額は控除となることを明記する
- ■飛行機
- 役職などに応じて利用できるクラスを明記する
- 【出張旅費】
- 出張は費用が高額になるため、条件などをより厳密に設定しましょう。出張にかかる交通費・宿泊費・日当（出張手当）は非課税扱いになります。日当は給与所得ではなく経費にできるため節税効果が見込めます。
- ■出張の定義
- 移動距離や宿泊の有無によって外出と出張を明確に区分する
- ■定額支給の金額
- 日当（出張手当）を定額支給にする場合、国税庁による出張旅費の規定に応じて定額支給額を決める
- ■仮払いの規定
- 出張にかかる費用は従業員が立て替えると負担が大きいため、仮払いの規定を設ける。仮払いを許可する金額や条件、提出書類、出張後の過不足精算についても定める
- ■食事代の扱い
- 食事代を日当（出張手当）に含めるのか否かを設定する
- ■トラブルについて
- 出張先での残業や休日出勤、やむを得ない事由による期間の延長などがあった場合の日当・費用の支給について定める
- 【交際費】
- 経費は法人税の非課税対象ですが、交際費は課税対象です。しかしすべての交際費が課税対象となるわけではありません。例えば接待にかかる飲食費を参加人数で割り、１人あたり5,000円以下の場合は全額非課税、5,000円以上ならば50％が非課税となります（飲食以外は全額課税扱い）。非課税の経費とする場合、次の５点を明示する書類が必要です。申請の際には領収書だけでなく、その記載書類も添付するなどのルールを設定しましょう。
交際費は高額になりがちなので、上限金額もルールとして定めるとよいでしょう。 - ■書類への明示が必須となる情報
- ・飲食をした年月日
- ・参加者の氏名・企業名・関係性（得意先、仕入先など）
- ・参加者の人数
- ・飲食費の金額と飲食店の名称・所在地
- ・その他の参考事項（飲食にかかる費用であることの明示）
- ■上限金額の設定
- 部署の性質や役職なども考慮し、月額や年額といった一人あたりの上限を設定する
参考：法第9条《非課税所得》関係｜国税庁
参考：No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算｜国税庁
２．精算スケジュールの設定
経費精算では申請期限の設定も重要です。通常業務との兼ねあいで、経費精算はどうしても後回しにされがちです。特に外回りの多い従業員などはオフィス内にいることも少なく、まとまった時間を確保して提出するのは難しいもの。しかし、大量の経費申請を一度にされては経理担当者の負担が大きくなります。また、申請前に領収書などを紛失してしまえば経費として認められないだけでなく、金額によっては申請者と経理担当者の間で訴訟問題にまで発展することもあります。
こうしたリスクを避けるために、提出期限を設けて速やかに精算できるようにしましょう。理想的なのは経費が発生するたびに申請することですが、現実的ではありません。「遅くとも当月〇日までに申請、振り込みは翌月〇日」のようにスケジュールを設定し、毎月の決まった業務として行うのがよいでしょう。
経費精算の方法は銀行振り込みや給与と同時の支払い、小口現金などさまざまです。精算スケジュールとあわせて精算方法も定めておきましょう。
３．申請手段の設定
適用範囲やスケジュールを定めたら、次は申請手段を設定しましょう。申請手段がわかりやすいほど申請者や承認者のミス・不備は減少し、効率的な経費精算が叶います。具体的には以下のルールを定めましょう。
- 【フォーマット】
- 申請者・承認者・経理担当者の三者にとって扱いやすく見やすい申請フォーマットを用意し、それを利用して申請するようルールを定めましょう。交通費精算書や旅費精算書、仮払い経費の申請書・精算書などそれぞれのフォーマットが必要になります。
- 【領収書がない場合の対応】
- 原則として領収書で精算すべきですが、自動販売機やバスの運賃などは領収書を用意できません。領収書を紛失するケースもあります。このようなやむを得ない場合は出金伝票に金額や支払日、支払先を記入したものを提出するよう定めましょう。
- 【交際費は詳細な報告を義務化】
- 交際費を非課税扱いにする場合、必要事項を記した書類が必要になることは先述しました。記入もれがあれば非課税として認められないため、必要事項は必ず満たすようルールでも定めておきましょう。
- 【自己決裁の禁止】
- 経費の申請者と承認者が同一であることを自己決裁といいます。どのような経費も容易に申請できてしまうため、不正の温床になる可能性があります。必ず申請者とは別の人物が承認するようルール化しましょう。
経費精算ルールを持続させるポイント
せっかくルールを策定しても、持続できなければ意味がありません。ルールにのっとり適正な経費精算が行われるために重要となるポイントはどこでしょうか。以下で解説します。
- 【ルールを周知する】
- 策定したルールは周知することも大切です。周知できていなければ不備やミスが増え、経費精算業務の効率は上がりません。策定後に社内研修などを実施するのもよいでしょう。
- 【マニュアルなどを準備する】
- 例えば経費精算のマニュアルや、フォーマットに付随する記入例など、申請者や承認者が悩んだときに自己解決できるようなものがあれば、ルールを守りつつ適正な経費精算が行えるでしょう。経理担当者への問い合わせも減り、負担が軽減します。
- 【例外は原則として認めない】
- 一度例外を認めれば、ルールが勝手に変更されてしまう可能性があります。「あの時は認められたのに」という従業員の不満も高まるかもしれません。簡単に例外が認められるようではルールを決めた意味がないため、よほどの事情がない限りは認めないようにしましょう。
策定したルール下で効率的に経費精算を行う方法
経費精算のルールを策定・周知しても、規定が思うように浸透しないことはあるでしょう。そのようなときには経費精算システムを導入するのも一つの手です。
システム上に自社ルールを設定すれば期日の周知や、該当しない経費の申請・不備のある書類の差し戻しも容易です。交通費・日当の自動計算や自動仕訳、経費の分析、スマホ申請対応など製品によってさまざまな便利機能を備えているため、ルールを守りつつ精算業務をさらに効率化できるでしょう。
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経費精算のルールを策定し、日々の業務負担を軽減しよう！
経費精算のルールを策定すれば無駄な経費を削減でき、法的リスクの回避や経理業務の効率化にもつながります。またルールを策定する際には、適用範囲・精算スケジュール・申請手段の設定を順に行いましょう。策定時にはルールの周知や例外の禁止などに留意する必要があります。ルールを設けて基準を明確化し、適切に経費精算を行いましょう。
