ES調査の運用で発生する業務
ES調査とは、従業員が職場や仕事に対してどう感じているかを把握するための調査です。従業員満足度調査とも呼ばれます。実施の前後には、複数の工程が発生します。
調査を実施するまでの作業
実施前には、設問の設計、対象者の登録、回答期間の設定、実施の案内といった作業があります。設問は、前回と比較したい項目を残しつつ、その時期に把握したい内容を加える形で組み立てます。
対象者の登録では、人事の情報をもとに氏名や所属を取り込みます。この情報が最新でないと、異動した従業員が旧所属で集計されるといった状況が生じる可能性があります。人事システムと連携できる場合は、いつ時点の情報を使うかを決めておきましょう。回答の締め切りと、未回答者への案内方法もあらかじめ決めておくと運用が進みます。案内の文面は、目的と結果の使い道を明記すると回答者の理解を得やすくなります。
実施後に続く作業
回答が集まった後には、集計、分析、報告資料の作成、部門への共有、改善策の検討と実施状況の確認が続きます。実施そのものより、この後半の工程に時間がかかることが多くあります。
あらかじめ決めておきたいのは、誰がどの工程を担うか、報告はいつまでに行うか、改善の進み具合をどう確認するかという点です。実施から報告までの期間が空くと、従業員にとって回答した実感が薄れます。次回の回答率にも影響する可能性があるため、日程を決めたうえで着手しましょう。
人事担当が1人で対応しきれない場合
人事の担当者が1人で調査を担う環境では、実施はできても後半の工程が滞る可能性があります。
分析の工程が進まない場面
集まった回答を部門別や属性別に集計し、傾向を読み取る作業には時間がかかります。表計算ソフトで手作業を行っている場合、集計だけで期間の多くを使ってしまう可能性があります。
立て直しの方法としては、集計と可視化を自動で行う機能を使い、手作業の範囲を減らすことが挙げられます。サービスを選ぶ際は、部門別や属性別の集計が標準で用意されているか、報告資料の形式で出力できるかを確認しましょう。前回との比較を自動で表示できると、変化の把握にかかる時間も抑えられます。
改善策の検討が止まる場面
分析まで進んでも、改善策を考える工程を人事だけで担うと負担が集中します。職場ごとの事情を把握しているのは現場の管理者であるため、検討を人事だけで完結させるのは難しい面があります。
進め方としては、結果を部門の管理者へ渡し、そこで改善案を検討してもらう形が考えられます。人事は、結果の読み方の案内、検討の場の設定、進み具合の確認を担う形です。管理者向けに結果の見方を説明する資料や、検討の進め方を示した様式を用意すると、部門ごとの取り組みの差を抑えられます。
システム連携の管理が滞る場合
人事システムや他の仕組みと連携している場合、その設定を維持する担当が決まっていないと運用が止まる可能性があります。
設定を把握している人がいなくなる場面
導入時に情報システムの担当者や外部の事業者が連携を設定した後、その内容が記録されていないと、変更が必要になった際に手が付けられなくなります。人事の担当者だけでは、接続の内容まで判断しにくい場合があります。
備えとしては、連携の設定内容を一覧にして保管する方法があります。接続先、取得する項目、実行の頻度、認証情報の有効期限を記載しておきましょう。有効期限がある情報は、更新の時期を管理表へ登録し、複数の担当者が把握できる状態にしておくことが大切です。
連携が止まったことに気づかない場面
対象者の情報が自動で取り込まれる構成では、連携が止まっていても、前回の情報のまま調査が実施される可能性があります。異動や入退社が反映されず、集計の単位がずれる場合があります。
確認したいのは、取り込みが失敗した際に管理者へ通知が届くか、最終の取り込み時点を画面で確認できるかという点です。あわせて、調査を開始する前に対象者の一覧を確認する工程を運用へ組み込むと、ずれに気づきやすくなります。確認の担当者と手順を決めて文書に残しておきましょう。
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多拠点で回答データが整理しきれない場合
拠点や事業所が複数ある企業では、集計の単位や実施の条件がそろわない状況が生じる場合があります。
集計の単位がそろわない場面
組織の区分が拠点によって異なると、全社で比較したい単位で集計できない場合があります。同じ名称の部署が複数の拠点にある場合、区別できる形で登録されているかも確認が必要です。
整理を進めるには、集計に使いたい単位を先に決め、それに対応する項目を対象者の情報へ持たせる方法が有効です。拠点、部門、雇用形態、勤続年数といった項目のうち、どれで比較したいかを決めましょう。人数の少ない区分では個人が特定される可能性があるため、集計を表示する最少人数の設定ができるかもあわせて確認してください。
実施の条件が拠点で異なる場面
拠点によって回答の案内方法や期間が異なると、回答率に差が生じ、比較の際に条件がそろいません。端末を持たない従業員がいる拠点では、回答の手段そのものが課題になります。
対応としては、実施の手順を全社で統一し、拠点の担当者へ事前に共有する方法があります。共有端末や紙による回答を併用する場合は、その分の集計方法も決めておきましょう。サービスを選ぶ際は、複数の回答手段に対応しているか、拠点ごとの回答状況を確認できるかを見ておくと運用しやすくなります。
調査結果の共有範囲をめぐる調整
結果をどこまで公開するかは、改善への活用と回答者の安心の両面から検討が必要です。
共有の範囲を決める際の考え方
結果を部門へ細かく開示するほど改善の検討は具体的になりますが、人数の少ない部門では回答者が推測される可能性があります。回答時に匿名で扱うと案内していた場合、その前提が守られる範囲で設計する必要があります。
決める際は、開示する単位ごとの最少人数、開示する項目、自由記述の扱いを整理しましょう。自由記述は書き手が推測されやすいため、そのまま共有するかどうかは慎重に判断してください。決めた方針は調査の案内時に従業員へ伝え、実施のたびに同じ扱いを続けることが信頼につながります。方針を変更する場合は、変更の内容と理由をあわせて周知しましょう。
部門との認識をそろえる
部門の管理者からは、より詳しい結果を見たいという要望が出る場合があります。一方で、開示の範囲を広げると回答者の警戒につながり、次回以降の回答内容へ影響する可能性もあります。
調整を進めるには、開示の方針とその理由を文書にまとめ、事前に説明しておく方法が有効です。個別の要望が出た際に、その場で判断せず方針に沿って対応できます。サービスを選ぶ際は、閲覧できる範囲を役割ごとに設定できるか、最少人数を下回る集計を自動的に表示しない仕組みがあるかを確認しておきましょう。
調査の運用を支える従業員満足度調査サービス
集計や報告の工程をどこまで任せられるかで、担当者の負担は変わります。運用のしやすさを確かめたいサービスを紹介します。
Wevox
- 月額9万円〜全機能利用可能！初期費用・契約期間の縛りなし。
- AIサポートや他社比較など、データの分析に役立つ機能が豊富。
- 実名閲覧やセキュリティ設定、活用支援...多様なオプションあり
株式会社アトラエが提供する「Wevox」は、従業員の状態を短い設問で定期的に把握するための調査サービスです。回答の結果を組織や属性の単位で確認でき、変化を継続して追える作りになっています。集計と可視化がサービス側で行われるため、担当者が手作業で集計する工程を抑えたい場合の材料になります。
HRBrain 組織診断サーベイ
- エンゲージメント向上に効果的なEX(従業員体験)を可視化
- アナリスト、コンサルタントがパートナーとして伴走！
- 導入実績は4,000社以上！（2026年1月時点）
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain 組織診断サーベイ」は、従業員の意識や職場の状態を把握するための調査サービスです。設問の設計から回答の収集、結果の集計までを一つのサービスで扱えます。部門ごとの結果を確認しながら改善の検討を進めたい場合の選択肢になります。
ラフールサーベイ
- 導入アカウント数累計350,000！
- 自社の課題に合わせた豊富な対策パッケージ！
- 使い慣れない方にも安心の徹底サポート！
株式会社ラフールが提供する「ラフールサーベイ」は、従業員の状態や職場の環境を把握するための調査サービスです。回答をもとにした集計と、結果を確認するための画面が用意されています。実施後の分析にかかる工数を抑えたい場合に検討できます。
Niser ES （公益財団法人日本生産性本部）
- 低コストで継続的な調査が可能
- 13の視点で従業員満足度を測定
- 多言語対応の国際調査を実施
ES調査に関するFAQ
ES調査の運用でつまずきやすい点について、よく寄せられる質問と回答をまとめました。
- Q1： 人事の担当者が1人でも運用できますか？
- 集計と可視化を自動化し、改善策の検討は部門の管理者へ渡す形にすると負担を分散できます。報告資料の形式で出力できる機能があるかも確認しておきましょう。
- Q2： 対象者の情報はどのように登録しますか？
- 人事システムと連携できる場合と、ファイルで取り込む場合があります。いつ時点の情報を使うかを決め、実施前に一覧を確認する工程を運用へ組み込むと安心です。
- Q3： 部門別の結果はどこまで開示すべきですか？
- 人数の少ない部門では回答者が推測される可能性があります。開示する最少人数と項目を方針として定め、調査の案内時に従業員へ伝えておくことをおすすめします。
- Q4： 端末を持たない従業員にはどう回答してもらいますか？
- 共有端末や紙による回答を併用する方法があります。複数の回答手段に対応しているか、その分の集計をどう扱うかを、サービス選定時に確認してみてください。
まとめ
ES調査の運用でつまずく場面は、後半の工程を担う人が決まっていない状態、連携の設定を把握する人がいない状態、拠点間で条件がそろわない状態、開示の方針が定まっていない状態に整理できます。いずれも役割の取り決めと記録の様式によって改善を検討できます。集計の自動化や権限設定は選定時の確認項目です。現在の運用を整理したうえで、複数の製品資料を取り寄せて比較検討を進めてください。
