クラウド型のメール共有とは
クラウド型メール共有とは、代表メールや問い合わせメールをチーム全体で共有・管理できるサービスです。サーバ構築不要で利用できるため、導入負担を抑えながら情報共有を効率化できます。近年はテレワークや多拠点運用に対応する目的で導入する企業も増えています。
代表メールを複数人で管理できる
クラウド型メール共有では、「info@」「support@」などの共有アドレスを複数人で管理できます。対応担当者や返信状況を可視化できるため、対応漏れや二重返信の防止につながります。
特定の担当者に依存しにくくなるため、休暇や異動時でも業務を継続しやすい点が特徴です。
インターネット環境があれば利用できる
クラウドサービスのため、社外や在宅勤務でもメール確認や返信対応を行えます。VPN環境や専用サーバの整備が不要な製品も多く、運用負荷を抑えやすい傾向があります。
スマートフォンやタブレット対応製品であれば、外出先でも迅速に対応しやすくなります。
対応履歴をチームで共有できる
メールごとの対応履歴やコメントを共有できるため、顧客対応の引き継ぎがスムーズになります。過去のやり取りを検索できる機能を備えた製品も多く、問い合わせ品質の平準化にも有効です。
顧客対応の属人化を防ぎたい企業に適しています。
クラウド型のメール共有でできること
クラウド型メール共有は、メールの閲覧だけでなく、業務効率化につながる機能を幅広く備えています。対応状況の管理や情報共有を一元化することで、問い合わせ業務全体の品質向上を図りやすくなります。
対応状況の可視化
メールごとに「未対応」「対応中」「完了」などのステータスを設定できます。担当者の対応状況を一覧で確認できるため、対応漏れや放置メールの防止につながります。
繁忙期でもチーム全体で状況を把握しやすくなる点がメリットです。
担当者の振り分け
問い合わせ内容に応じて、担当者や部署へメールを振り分けられます。ルール設定による自動振り分けに対応した製品もあり、対応スピード向上が期待できます。
問い合わせ件数が多い企業ほど、業務効率化の効果を実感しやすいでしょう。
社内コメント機能
メール本文とは別に、社内向けコメントを残せる製品もあります。顧客に見せずに対応方針や注意点を共有できるため、チーム連携を強化しやすくなります。
口頭確認の手間削減にも役立ちます。
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クラウド型メール共有のメリット
クラウド型メール共有は、業務効率化だけでなく、対応品質向上やテレワーク対応にも役立ちます。特に複数人で問い合わせ対応を行う企業では、導入効果を感じやすい傾向があります。
対応漏れや二重返信を防ぎやすい
対応状況をチーム全体で共有できるため、誰が対応中かを把握しやすくなります。未返信メールを一覧管理できる製品もあり、確認漏れ対策に活用可能です。
顧客対応品質の安定化につながる点もメリットです。
テレワークに対応しやすい
クラウド型はインターネット経由で利用できるため、在宅勤務や外出先からでも対応可能です。複数拠点間でも同じ情報を共有しやすく、業務継続性向上につながります。
BCP対策の一環として導入する企業もあります。
業務の属人化を防ぎやすい
対応履歴や顧客情報をチームで共有できるため、担当者依存を軽減します。異動や退職時の引き継ぎ負担も抑えやすくなります。
新人教育の効率化にも活用しやすいでしょう。
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「メール共有」クラウドを選ぶ際の比較ポイント
クラウド型メール共有は製品ごとに機能やサポート範囲が異なります。導入後の運用負荷を抑えるためにも、自社の業務内容にあわせて比較することが重要です。
| 比較項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| 対応管理機能 | ステータス管理、担当者設定、自動振り分け機能の有無 |
| 操作性 | 画面の見やすさ、検索性、スマートフォン対応 |
| セキュリティ | アクセス制御、ログ管理、通信暗号化への対応 |
| サポート体制 | 導入支援、問い合わせ対応、日本語サポートの有無 |
対応管理機能の充実度
ステータス管理や担当者割り当て、コメント機能などを確認しましょう。問い合わせ件数が多い場合は、自動振り分け機能の有無も重要です。
運用イメージに合うか事前確認すると安心です。
操作性のわかりやすさ
毎日利用するツールのため、直感的に操作できるか確認しましょう。画面構成や検索性が使いにくいと、運用定着しにくくなる可能性があります。
無料トライアルを活用する方法も有効です。
セキュリティ対策
メールには顧客情報や機密情報が含まれる場合があります。アクセス権限設定やログ管理、通信暗号化などのセキュリティ機能を確認しましょう。
ISMSやISO27001などの取得状況を参考にする企業もあります。
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クラウド型メール共有システムを比較
クラウド型メール共有には、問い合わせ管理を強化しやすい製品や、他システム連携に強みを持つ製品などがあります。ここでは代表的な製品例を紹介します。
楽楽自動応対（旧：メールディーラー）
- メールの対応状況を見える化し、返信漏れを防止
- テンプレートやQA機能で対応レベルを平準化
- 応対履歴を可視化し適切な顧客コミュニケーションを実現
株式会社ラクスが提供する「楽楽自動応対（旧：メールディーラー）」は、共有メールアドレスやメーリングリスト宛のメールを複数名で管理できるクラウド型システムです。対応状況を可視化し、返信漏れや二重対応、属人化を防止します。ステータス管理や対応履歴、コメント、テンプレート、自動振り分け、複数アドレス管理などの機能を備えています。
Re:lation
- 複数チャネルの問い合わせを一つの画面で一元管理し業務を効率化
- 対応状況を可視化しチームの情報共有を円滑にして属人化を防ぐ
- AIエージェントが一社員のようにお客様対応を行う
株式会社インゲージが提供する「Re:lation」は、メールや電話、チャット、SNSなど複数チャネルからの問い合わせを一つの画面で管理できるサービスです。対応状況を可視化してチームで共有できるため、対応漏れや属人化を防ぎ、担当者不在時の引き継ぎにも役立ちます。過去のやりとりを蓄積でき、AIエージェントによる顧客対応にも対応しています。
Zendesk
- メール、電話、SNS、チャットからの問い合わせを一元管理
- FAQで顧客の自己解決を促進・AIボットで顧客対応を自動化
- リモートワークや在宅勤務にも最適
株式会社Zendeskが提供する「Zendesk」は、メールや電話、SNS、チャットなど複数チャネルからの問い合わせを一元管理できるクラウド型カスタマーサポートツールです。窓口をまたいで対応状況を共有でき、一貫性のある顧客対応を支援します。FAQによる自己解決の促進やAIボットによる顧客対応の自動化にも対応しています。
Freshdesk （Freshworks Inc.）
- 全チャネルの問い合わせを一元管理。
- FreddyAIが自動応答・要約・翻訳で対応品質と効率を支援。
- ルーティングやSLA管理など柔軟なワークフローを自動化
LoopEmail （Marg Ltd.）
- 共有受信箱で対応状況が一目で把握可能。
- メール内チャットでリアルタイムにやりとり完結
- 自動化機能で対応プロセスを効率化。
Spark （Readdle）
- AIで素早く完璧なメール作成を支援。
- メールの即時翻訳・要約機能で内容を素早く把握
- メール共同編集・情報共有・割り当てでコラボ促進
yaritori （Onebox株式会社）
- メールの対応状況を可視化！漏れや二重対応のない対応を実現！
- メールごとにチャットで情報共有や相談が可能！
- 顧客ごとに自動でテンプレートを利用したメールを作成！
クラウド型のメール共有に関するFAQ
クラウド型メール共有の導入を検討する際は、運用方法や費用感などが気になる場合があります。ここでは、よくある質問をまとめました。
- Q1：クラウド型メール共有は中小企業でも導入できますか？
- 小規模向けプランを提供している製品も多く、中小企業でも導入しやすい傾向があります。利用人数や保存容量に応じて料金が変わる場合があるため、事前確認がおすすめです。
- Q2：既存メールシステムと連携できますか？
- 多くの製品でGmailやMicrosoft Outlookなどとの連携に対応しています。ただし、対応範囲は製品によって異なるため、導入前に確認しましょう。
- Q3：クラウド型はセキュリティ面で問題ありませんか？
- アクセス制御や暗号化、ログ管理などの機能を備える製品が一般的です。情報管理ポリシーに適合するか確認したうえで選定することが重要です。
- Q4：導入までどのくらいかかりますか？
- クラウド型はサーバ構築が不要なため、比較的短期間で利用開始しやすい傾向があります。設定内容や運用ルール整備によって期間は変動します。
- Q5：無料プランでも利用できますか？
- 無料プランを提供する製品もありますが、ユーザー数や機能に制限がある場合があります。本格運用では有料プランを検討する企業も少なくありません。
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まとめ
クラウド型メール共有は、代表メール運用の効率化や対応漏れ防止、テレワーク対応などに役立つサービスです。対応履歴や担当状況をチーム全体で共有できるため、属人化対策にもつながります。
製品ごとに機能やサポート体制は異なるため、自社の問い合わせ件数や運用体制にあわせた比較が重要です。ITトレンドでは、複数のメール共有サービスをまとめて比較できます。気になる製品がある場合は、資料請求を活用して比較検討してみてください。
