電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、従来紙で保存しなければならない帳簿書類を、特別に定められている条件をクリアしていれば電子データ形式での保存を認める法律です。IT化が進んでいる現代社会において、企業の帳簿管理をより効率的かつ安全に行うための基準を設けることを目的としています。電子帳簿保存法には、以下3つの区分があります。
- ■電子帳簿保存
- 企業は紙の帳簿や領収書などを電子データとして保存すること。
- ■スキャナ保存
- 紙の文書や帳簿をスキャナなどの電子機器を使用してデジタル化し、その電子データを保存する方法。
- ■電子取引
- インターネットやその他の電子的な手段を利用して領収書や請求書などを管理すること。
電子帳簿保存法の対象者
電子帳簿保存法は、法人税や所得税を納税しているすべての法人や個人事業主が対象です。法律により、事業者は電子取引に関するデータを保存する義務があります。
しかし、電子データ保存の義務については、2023年12月31日まで猶予期間が設けられているため、事業者はその期間内に対応策を講じなければなりません。ただし2022年12月の税制改正大綱では、税務署長が「相当な理由」があると認めた場合、特定の事業者に対して、通常必要とされる検索要件を満たさないデータ保存を許可する猶予措置が記載されました。
電子帳簿保存法の対象書類
必要書類は以下のとおりです。
- ■国税関連の帳簿
- 仕訳帳や総勘定元帳など。
- ■決算関連書類
- 貸借対照表や損益計算書など。
- ■取引に関連する書類
- 契約書や領収書など。
電子的に受け渡された取引関連書類は、電子書類として扱われます。電子データでの保存が認められている書類は、原則として最初から電子データで作成されている必要があります。手書きで作成された書類や途中で紙に出力された書類、手書き部分が含まれる書類は電子データでの保存が認められていないため、注意が必要です。
電子帳簿保存法が制定された理由
電子帳簿保存法は、情報化社会の進展に伴い、納税者の会計処理負担を軽減するために1998年7月に施行されました。
法律で会計処理の部分電子化が可能になりましたが、電子データ改ざんの懸念から、国税関係の電子帳簿保存やスキャナ保存には事前申請や定期点検などの制約がありました。これにより電子保存を推進する企業は少なく、法令には多くの課題が残されています。
しかし、技術の進歩やクラウドサービスの発展により、課題が解決されたことで、要件の大幅な見直しが行われました。そのため、企業や個人事業主も、高いコストをかけずに国税関係の帳簿を電子保存できるようになりました。
電子帳簿保存法の改正ポイントをわかりやすく解説
電子帳簿保存法の改正ポイントは以下の６つです。
- ●「紙の保存に代える措置」の廃止
- ●検索機能要件の緩和
- ●税務署長による事前承認制度の廃止
- ●適正事務処理要件の廃止
- ●タイムスタンプ要件の緩和
- ●ペナルティの強化
改正によって、原則として電子取引で受け取った情報は、電子データで保存することが義務付けられました。ここでは、電子帳簿保存法の改正ポイントをわかりやすく解説します。
「紙の保存に代える措置」の廃止
改正前は請求書や領収書、発注書、契約書などの国税関係書類を電子データ（PDFやメール）で受け取った場合、紙に印刷して保存する必要がありました。しかし、2022年１月の改正により、電子取引で受け取った取引情報は、原則として電子データのまま保存することが求められています。
ただし、所轄税務署長がやむを得ない事情があったり、保存するデータを書面に出力して税務調査で提出できる状態だったりする場合は、２年間（2023年12月31日まで）の宥恕措置があります。所轄税務署長がやむを得ない場合だった時は、所轄税務署長への申請手続きはしなくてもよいですが、書面で出力している場合は、運用方法の見直しを検討しましょう。
検索機能要件の緩和
2022年以前は、電子データや電子取引記録の検索に複雑な機能が必要でしたが、2022年１月の法改正で「日付・金額・取引先」に限定されました。また、税務調査においてダウンロードに応じる場合は、「日付・金額の範囲指定」「2つ以上の項目の組み合わせ」のような検索要件は不要となります。これにより、従来の厳格な検索要件による負担が軽減され、事業者が電子帳簿保存法に対応しやすくなりました。
税務署長による事前承認制度の廃止
以前の電子帳簿保存法では、事業者が電子帳簿やスキャナでの保存を行う際に、税務署長への事前届出と承認が必須でした。３か月前までに承認が必要なため、企業にとってかなりの時間と労力がかかります。
しかし、2022年１月１日からの法改正によって、手続きが完全に廃止されました。企業は内部準備が整った時点で、すぐに電子帳簿やスキャナ保存を開始できるようになりました。
事前の申請や承認を必要としないため、企業はより迅速に電子化を進めることが可能になり、電子帳簿保存法の適用範囲を拡大しやすくなっています。改正は、特に電子化に積極的な企業にとって大きなメリットとなり、事務処理の効率化やコスト削減ができるようになりました。
適正事務処理要件の廃止
最新の改正により、スキャナ保存に関する適正事務処理要件が廃止されました。以前は、スキャナで保存した帳簿書類にタイムスタンプを付与したあと、内容を確認し、原本と定期的に照合する必要がありました。改正により、照合の手間がなくなり、スキャナ保存の業務負担が軽減されています。
タイムスタンプ要件の緩和
電子帳簿保存法の改正で、スキャナ保存の要件が大幅に見直されました。国税関係書類の受領者の自署が不要になり、タイムスタンプの付与期間は３営業日から最長２か月プラス７営業日に延長しています。また、クラウド保存が認められ、タイムスタンプの必須条件が撤廃されました。
タイムスタンプは、データの存在や改ざんがないことを証明する証拠になります。電子データが原本と異なることがないよう、タイムスタンプの必要性を理解しましょう。
ペナルティの強化
改正では、さまざまな要件が緩和されたものの、罰則がより強化重要されました。2022年以降、電子取引やスキャナ保存などに対して、データの改ざんや不正などが発覚した場合は、重加算税が10％加重されることが決定しています。
正確な電子帳簿の保存と管理は、企業の財務透明性やデータの信頼性に直結するため、違反行為への厳しい対応が求められていることがわかります。ただし、申告漏れがあった場合は、10％ではなく過少申告加算税が５％かかるため、注意してください。
システムを活用して電子帳簿保存法に対応しよう
電子帳簿保存法は、企業が税関連の帳票や書類を電子的に保存することを認める法律です。以前は紙の保存が原則でしたが、保存場所やコストの制約から電子保存への移行が求められました。2022年１月の改正では、紙への印刷保存要件の廃止や検索要件の緩和、事前承認制度の廃止などが行われました。
作業を効率化するために、電子帳簿保存システムの導入がおすすめです。システムを導入することで、書類の管理を効率化でき、紙の保存と比べて、保存コストや紛失リスクを抑えられます。
