実行予算とは
実行予算とは、建設工事の現場ごとに必要な原価を想定して設定される具体的な予算のことです。
建設業は製造業のような同一製品の反復生産ができず、現場ごとに作られる生産物が異なります。そのため、コスト管理や収益率などの会計部分をコントロールするのが難しくなりがちです。
しかし管理を徹底しないと、コスト超過による赤字や損失が発生してしまいます。それを防ぐために作成されるのが実行予算です。実行予算を作成することで、予算計画と実績の差異を正確に把握し、建設業の収支を適切にコントロールできます。
建設業における実行予算作成の目的
実行予算を作成する目的としては、以下の３つがあげられます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。
- ●現場ごとの予算を把握する
- ●実際原価と比較し、赤字や損失を発見する
- ●責任者の管理能力向上
契約や現場ごとの予算を把握する
建設業の特性上、現場ごとに異なるものを生産します。また、現場によって必要となる資材や人員、機器などのコストも大きく変動します。
そこで、あらかじめ実行予算を作成しておくことで、必要となるコストや労力を把握できます。これにより、現場ごとの収支管理が可能となり、最終的な利益を積み上げるための戦略的な営業目標を確立できます。
実際原価と比較し、赤字や損失を発見する
現場で工事がスタートすると、原材料費などの実際原価が発生します。実際原価とあらかじめ作成した実行予算を比較すれば、ほぼリアルタイムでのコスト管理が可能です。
実際原価と実行予算の差が大きいポイントを発見し適切な対策を講じることで、赤字や損失が膨らむのを阻止できるでしょう。また、実際原価と実行予算の比較により、コスト削減ポイントの発見にもつながります。
工事責任者の管理能力を向上させる
実行予算の策定には工事責任者も深く関わるため、一つひとつの判断に大きな責任が求められます。
実行予算の作成に関わることで責任者の当事者意識を高め、管理能力の向上に寄与します。また、実行予算は工事全体のものだけではなく工種や工程によっても区分されるため、各プロセスの責任者を明確にする効果も期待できます。
以下の記事では、工事の責任者として関わる「工事管理者と工事監理者」について詳しく解説しています。
実行予算の作成手順
実行予算を作成する際には、以下のような手順を踏むのが一般的です。
- 1．予算作成者を明確にする
- 2．見積書から組み換えをする
- 3．実行予算案の調整・決済をする
それぞれの手順について詳しく解説します。
予算作成者を明確にする
まずは実行予算の作成者を定めましょう。当事者が工事に対して責任をもつためにも、実行予算の作成者を明確にしておく必要があります。
一般的には、工事現場の責任者が実行予算作成者になります。各コストや利益に対する目もシビアになると期待できるでしょう。
見積書から組み換えをする
次に、見積書から数値の組み換えを行います。作成者の主観や偏った目線が入らないよう、見積書に記載された数字などの客観的指標をベースに実行予算を作成することが重要です。
実行予算は、工事におけるコスト管理や収益率を判断する指針です。各数値には具体的な根拠を用い、非現実的な数字にならないよう注意しましょう。
実行予算案の調整・決済をする
実行予算案作成が完了したら、各部署に回して最終的な調整と決済を行います。作成した実行予算案を各部署から多角的に検討することで精度が向上します。また、各部署との情報共有や連携の強化にもつながるでしょう。
工事着手後は、現場責任者がすべてのプロセスを監視できるわけではありません。ある程度は各工程の責任者に一任せざるを得ない状況もあるでしょう。
そのため、実行予算書を作成する段階から各工程の責任者にも関与してもらい、当事者意識を高めておくことで、工程管理がよりスムーズに行えます。
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実行予算書の作成の方法
実行予算書とは、 実行予算を具体的に記載した文書です。数値や項目を整理し、関係者と共有するために作成されます。実行予算書の作成方法は大きく分けて、エクセルと工事管理システムの２つの方法が存在します。それぞれの作成方法について詳しく解説します。
エクセルで作成する
表計算ソフトで有名なエクセルの活用で、実行予算書が作成できます。
エクセルは各セルに任意の数式を入れることで幅広いフォーマットを作れますが、作成するフォーマットに対する理解やエクセルの知識が求められるでしょう。
しかし、既存のテンプレートを活用すれば、レイアウトや必要な項目がすでに設定されているため、誰でも簡単に作成できます。インターネット上には多くのエクセルテンプレートが用意されているため、必要なものをダウンロードしてカスタマイズするのがおすすめです。
以下の記事では、エクセルを用いた実行管理書の作成方法を詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。
工事管理システムを利用する
工事管理システムとは、工事管理全般に適したシステムです。導入すれば工事の契約から売上金回収までの一元管理が可能です。また、ペーパーレスに対応しているシステムも多いため、活用すればさまざまな面でのコスト削減も期待できます。
工事管理システムには、実行予算書の作成および管理機能が搭載されています。システム上で実行予算の作成や管理が行えるメリットは、情報共有や実際原価との比較が容易に行える点です。
実行予算作成の際は、いくつかの部署と情報を連携させる必要があります。工事管理システムを活用すると、リアルタイムでの情報共有や一元管理により、連携の手間が省けます。また、各担当者が作成した実行予算を容易に確認できるため、現場レベルでの差異を減らす効果も見込めるでしょう。
以下の記事では、ITトレンドおすすめの工事管理システムを比較紹介しています。機能や選び方も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
実行予算作成の注意点
実行予算の作成で注意すべきポイントは以下の２点です。
- ●根拠のある数値を用いて、正確な計算をする
- ●発注金額・支払金額と差が生じないようにする
実行予算は現場のコストを管理し、利益を確保するための重要な指標です。根拠のある数値を用いて、できる限り精度の高い実行予算を作成しましょう。
また、実行予算と差が生じやすい項目として発注金額と支払金額があげられます。発注金額は実行予算をもとに交渉し内容と金額を設定しますが、工事内容や実際にかかった工期などで差が生じることがあります。また、支払金額で差が生じるのは、当初の予定になかった追加工事や人員追加、材料追加などが原因です。
いずれも実行予算から大幅にずれてしまうと利益を確保できなくなるため、実行予算作成の際はなるべく現実的に設定することが重要です。
実行予算と基本予算、見積・積算、原価管理との違い
実行予算と似たようなもので「基本予算」「見積・積算」「原価管理」があります。それぞれの内容を確認しておきましょう
- ■基本予算
- 経営計画にもとづいて立てられる、企業全体の１年（１会計期間）の予算。
- ■積算
- 設計図などから材料費や人件費、その他経費など工事にかかる費用を算出したもの。
- ■見積
- 積算へ企業の利益を乗せて発注者へ提示する金額。
- ■原価管理
- 工事にかかる材料費や外注費など、原価にかかる費用を計算し管理すること。
まとめ
実行予算という明確な指標を定め、適切な予算管理を行えば、赤字や損失を防止できます。なお、実行予算をより効率的に作成するためには、実行予算の作成・管理機能が搭載された工事管理システムの導入を検討してみましょう。
製品の比較をしたい場合や導入を検討する際には各社製品の一括資料請求がおすすめです。社内検討の際にも活用できる比較表作成特典もあるので、ぜひお役立てください。
実行予算はエクセルで作成可能です。しかし、現場ごとに異なる物を製造するという建設業の特性上、工事ごとのテンプレートのメンテナンスが手間となります。また、作成者によって予算精度にばらつきが生じやすいというデメリットもあります。とはいえ、ほぼ同一の物を製造する場合や工期が短い場合には、エクセルで十分対応できるケースもあります。
一方で工事管理システムを使用して実行予算を作成する場合は、過去の予算や実績データ、見積もりデータ、最新の原価（材料費、労務費、外注費の単価など）をリアルタイムで反映することができ、予算精度のばらつきが出にくいという特徴があります。自社のニーズやプロジェクトの特性に応じて、どのツールが適しているかを検討することが重要です。