クラウドメールとは
クラウドメールとはメールサーバを社外のクラウド環境におき、Webブラウザ上から送受信できるメールサービスを指します。よく知られるクラウドメールサービスとして、GmailやYahoo!メールなどがあげられます。
Webメールとの違い
クラウドメールと似たような言葉にWebメールがあります。Webメールもクラウドメールも、機能面には大きな違いはありません。WebメールはWebブラウザ上でメールを管理できる点が特徴です。対してクラウドメールでは、Webブラウザ以外にもアプリなどが用意されたサービスも多くあります。どちらも端末にメールデータが残らずクラウド上で管理されるため、セキュリティ面でも安心でしょう。
クラウドメールの仕組み
クラウドメールは従来利用されていた電子メールシステムやメールソフトとは仕組みが異なります。従来の仕組みは、PCからメールサーバへ直接アクセスしていました。
一方、クラウドメールはブラウザからWebメールサーバにログインを行い、Webサーバからそれぞれのサーバにアクセスすることで、ブラウザ上でメールの作成・送付が可能です。
クラウドメールのメリット
クラウドメールは、現在多くの企業のコミュニケーションツールとして活躍しています。ここでは、クラウドメールの導入メリットについて解説します。
インターネット接続ができる環境ならどこでも使用できる
従来の電子メールシステムとクラウドメールは、基本的な機能は同じです。しかし電子メールシステムの場合、メールクライアントソフトをインストールしたPCでないと、メール自体利用できません。
対してクラウドメールであれば、Webブラウザ上でメールの送受信が可能なため、デバイスやソフトの有無を選びません。インターネットさえあれば、どこでもメールの送受信が可能なため、スマートフォンやタブレットを活用して外出先からの顧客対応やメール連絡もスムーズに行えるでしょう。
メールボックス容量が大きい
従来の電子メールシステムでは、仕様としてサーバサイドにメールデータを保存しておけない構造になっていました。そのため、送受信できるメールデータの上限が20MBや50MBといったように制限されていました。
しかしクラウドメールであれば、ベンダーが保有する大規模なサーバにメールデータを蓄積できるため、無料でもギガバイト単位、有償のものであればほぼ無制限のメールボックス容量が与えられます。メールボックスの容量を心配することはほとんどなくなるといってよいでしょう。
セキュリティ管理も同時に行える
現在では、メール誤送信対策や情報漏えい対策をはじめとしたメールセキュリティツールと、クラウドメールシステムとをセットにして提供するようなベンダーも多く登場しています。一つひとつ必要なツールを導入するのに比べ、導入の手間を省け、本来注力すべき業務に多くの時間を割くことが可能になるでしょう。
クラウドメールのメリットをさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。デメリットについても解説しています。
ビジネス利用に適したクラウドメールサービスの特徴
クラウドメールサービスには個人向けの無料製品と法人向けの有料製品があります。ビジネス利用に最適なクラウドメールサービスの特徴は次のとおりです。
- ●独自ドメインのメールアドレスが取得できる
- ●ウイルスチェックや誤送信防止などのセキュリティ機能が搭載されている
- ●ストレージ容量が大きく、大容量のビジネス資料のやりとりが可能
- ●アカウント管理がしやすい
クラウドメールサービスの選び方
クラウドメールサービスを導入する際には次のポイントを意識して製品を比較してみてください。
- ■セキュリティ機能は十分か
- スパム対策や誤送信防止などのメール送受信にかかわるセキュリティ機能の有無を確認しましょう。
- ■自社の利用環境に適しているか
- Microsoft Officeなどの既存環境に応じて、連携できるアプリやほしい機能は異なるため注意しましょう。
- ■サポート体制は充実しているか
- 操作方法や運用体制の相談が可能な窓口の有無を確認しましょう。製品によって受付時間帯や連絡手段は異なるため事前に確認しておくことをおすすめします。
自社に最適なクラウドメールを導入するには資料請求・比較が重要
クラウドメールは提供ベンダーごとに機能や価格体系が異なるため、自社に最適なサービスを選ぶには複数製品の資料請求と比較検討が欠かせません。セキュリティ機能やストレージ容量、既存システムとの連携性、サポート体制などを具体的に確認することで、導入後の不満や追加コストの発生を防ぐことができます。
以下の記事では、おすすめのクラウドメールサービスについて、価格や特徴、機能などを比較できます。ぜひ参考にしてください。
導入前にチェック！クラウドメールのデモ画面集
こちらではクラウドメールのデモ画面をまとめてご紹介しています。今回は、レビュー評価の高い製品から上位3製品のデモ画面を比較してみました。「どんな操作ができるのか」「使いやすいのか」を事前に確認し、導入イメージを具体化してみてください。また、さらに詳しく知りたい方は製品によって無料トライアルで実際に体験できるので、各製品ページをご確認ください。
xgate4のデモ画面
「xgate4」はWebブラウザ上で利用できるクラウドメールサービスで、受信メールの一覧や送信画面を直感的に操作できるのが特徴です。フォルダ分けや添付ファイル確認などの機能が整理されており、日常業務に馴染みやすいUIです。
Re:lationのデモ画面
「Re:lation」はメールや電話、SNSなど複数チャネルの問い合わせを一元管理できるツールです。受信トレイが見やすく整理され、担当者ごとの進捗も可視化されるため、対応漏れや重複対応を防ぎ、顧客対応の品質向上に役立ちます。
メールディーラーのデモ画面
「メールディーラー」は問い合わせメールの対応状況を「未対応」「返信中」「対応完了」といったステータスで可視化できるシステムです。誰がどのメールを担当しているか一目で分かるため、対応漏れや二重対応を防ぎ、顧客対応の品質向上につながります。
クラウドメールを導入して業務効率を高めよう
電子メールのメールボックス容量やメールのセキュリティ管理に課題を感じている企業には、クラウドメールサービスの導入や見直しがおすすめです。製品の資料請求サービスや無料トライアルを活用して、自社に適した製品を見つけてください。
