名刺管理システムを導入して、社内の名刺をデータ化した。

これまで個人の名刺ファイルに保管されていた情報が、会社で検索できるようになるだけでも便利です。

ただ、名刺をデータ化したあと、実際にどのように使っているでしょうか。

必要なときに電話番号やメールアドレスを調べるだけ、という会社もあるかもしれません。

もちろん、それも大切な使い方です。

一方で、名刺データは少し視点を変えるだけで、営業活動や顧客管理など、さまざまな業務に役立てることができます。

今回は、会社に蓄積した名刺データをどのように活用できるのか、具体的な場面を交えて考えてみます。

1．過去に名刺交換した相手を、もう一度営業活動につなげる

例えば、1年前の展示会で名刺交換した企業。

当時は具体的な商談につながらず、そのまま連絡を取っていないというケースはないでしょうか。

しかし、1年も経てば、相手企業の状況や担当者の役割が変わっていることもあります。

新しいサービスを案内したいときや、以前接点のあった企業に改めて連絡したいとき、過去の名刺データが役立ちます。

会社名や担当者名から検索できれば、以前交換した名刺を探し出す手間を減らせます。

ただし、名刺情報だけでは、当時どのような話をしたのかまでは分かりません。

商談の記録や展示会の参加履歴など、社内に残っている情報と組み合わせることで、より適切な営業活動につなげやすくなります。

名刺を交換した時点では取引につながらなくても、その接点が将来役立つことは十分に考えられます。

2．展示会で集めた名刺を、その後のフォローに活かす

展示会に出展すると、短期間で多くの名刺が集まることがあります。

展示会が終わったあと、集めた名刺を整理し、担当者ごとに振り分け、メールや電話でフォローする。

こうした作業に時間がかかってしまうことも少なくありません。

特に、複数の社員がそれぞれ名刺を持ち帰ると、誰がどの企業と接点を持ったのかを整理するところから始める必要があります。

そこで役立つのが、名刺情報のデータ化です。

会社名や氏名、部署、連絡先などをデータとして整理しておけば、フォロー対象を確認しやすくなります。

さらに、展示会での会話内容や関心を持っていた製品などを別途記録しておけば、単に全員へ同じ案内を送るのではなく、相手の関心に合わせたフォローも検討できます。

大切なのは、名刺を集めた枚数ではなく、その後の営業活動にどうつなげるかです。

展示会の名刺を一度登録して終わりにせず、次の行動につながる情報として残しておきたいところです。

3．顧客管理システムで使えるデータとして整える

名刺データの活用先は、名刺管理システムの中だけとは限りません。

例えば、CRMなどの顧客管理システムを利用している企業では、名刺情報を顧客データの登録や更新に役立てる方法があります。

ただし、名刺データをそのまま別のシステムに取り込めばよい、というわけではありません。

同じ会社の情報が複数登録されていたり、担当者の部署や役職が古くなっていたりする場合もあります。

また、システムによって必要な項目やデータの形式も異なります。

そのため、外部システムで活用する際には、必要な情報を整理し、重複や更新状況を確認することが大切です。

名刺管理システムからCSV形式でデータを出力できれば、自社の業務に合わせてデータを加工したり、ほかのシステムへの取り込みを検討したりできます。

最初から複雑なシステム連携を行う必要はありません。

まずは必要な顧客情報を取り出せる状態にしておくことも、将来のデータ活用に向けた準備になります。

名刺データの活用は、会社ごとに違っていい

ここまで3つの活用方法をご紹介しましたが、すべてを実施する必要はありません。

営業活動で過去の連絡先を探せれば十分という会社もあれば、展示会後のフォローに使いたい会社もあります。

すでにCRMを導入していて、顧客情報を整理するために名刺データを利用したい会社もあるでしょう。

会社の規模や業務内容によって、必要な使い方は違って当然です。

むしろ、最初から多くの機能を使いこなそうとするよりも、日々の業務で困っていることから考える方が、無理なく活用を始められます。

例えば、「過去に交換した名刺が見つからない」という課題があるなら、まずは検索しやすい状態にする。

「展示会後のフォローに時間がかかる」のであれば、名刺のデータ化とフォロー対象の整理から始める。

こうした身近な課題を一つずつ解決していくことが、名刺データを活用する第一歩になります。

メイシーは、名刺データを会社に合わせて活用できる仕組みを提供

法人向け名刺管理サービス「メイシー」は、名刺情報を会社で蓄積・共有するためのサービスです。

OCRによる文字認識とオペレーターによるデータ補正を組み合わせ、正確な名刺データの作成を重視しています。

また、メイシーに蓄積した名刺情報は、管理画面での検索だけでなく、CSV形式で出力することもできます。

APIを利用した外部システムとの連携にも対応しているため、自社の顧客管理や営業活動に合わせた活用方法を検討できます。

さらに、ユーザー数によって月額料金が変わらないため、営業担当者だけでなく、必要に応じてほかの部署にも利用を広げることができます。

名刺を管理する人を必要以上に限定せず、会社全体で情報を蓄積できることも、メイシーの特徴の一つです。

名刺を検索するだけのシンプルな使い方から、ほかのシステムと組み合わせたデータ活用まで。

会社の状況に合わせて、必要な使い方を考えていただけます。

まずは、今ある名刺データを見直してみませんか？

名刺管理というと、名刺をきれいに整理することや、連絡先をすぐに探せることに目が向きがちです。

もちろん、それだけでも日々の業務を便利にしてくれます。

ただ、会社に蓄積した名刺データには、その先の使い道もあります。

過去に交換した相手への再アプローチ、展示会後のフォロー、顧客管理システムとの組み合わせ。

どのように活用するかは、会社によって違って構いません。

まずは、今ある名刺データを使って、どんな業務を少し便利にできるのか。

そんなところから考えてみてはいかがでしょうか。