営業活動や展示会、取引先との打ち合わせなど、仕事をしていると少しずつ増えていく名刺。

交換した名刺は、そのまま営業担当者が個人で保管している、という会社も多いのではないでしょうか。

もちろん、名刺を交換したのは担当者本人です。

ただ、そこに書かれている会社名、氏名、部署、役職、連絡先などは、会社にとっても大切な顧客データです。

担当者しか知らない取引先をつくらない

名刺を個人で管理していると、

• この会社とは誰がつながっているのか
• 以前、誰がこの担当者と会ったのか
• 担当者が異動・退職したあと、誰に引き継げばいいのか

といったことが、社内から見えにくくなります。

せっかく会社として築いてきた取引先との接点も、情報が個人の手元だけにあれば、十分に活かすことができません。

そこでまず考えたいのが、名刺をデータ化して、個人ではなく会社に残しておくことです。

名刺を会社の資産にするなら、一部の人だけでは足りない

名刺を会社のデータとして蓄積していこうとすると、次に出てくるのが「誰が名刺管理システムを使うのか」という問題です。

営業部だけで使うのか。
管理職だけで使うのか。
マーケティング部門も使うのか。

実際には、名刺を持っているのは営業担当者だけではありません。

展示会やセミナーで名刺交換をするマーケティング担当者もいれば、取引先や協力会社と接点を持つ管理部門の社員もいます。

会社全体で見れば、さまざまな部署、さまざまな社員の手元に名刺があります。

だからこそ、会社の名刺を集めるために、利用する人を必要以上に限定しないことも大切です。

メイシーはユーザー数が増えても月額料金は同じ

メイシーでは、利用するユーザー数に制限を設けていません。

1人で使っても、10人、50人、100人と利用する社員を増やしても、ユーザー数によって月額料金が上がることはありません。

そのため、「費用が増えるから営業部だけで使おう」と利用者を絞るのではなく、必要に応じて営業、企画・マーケティング、管理部門などへ利用を広げることができます。

これは単に「何人でも使えてお得」という話だけではありません。

利用できる人を増やしやすいからこそ、それぞれの社員が持っている名刺を会社に集めやすくなります。

一人ひとりの名刺ファイルに眠っていた情報を、少しずつ会社の顧客データとして蓄積していく。

メイシーがユーザー数に制限を設けていない理由のひとつは、こうした使い方をしていただきたいからです。

まずデータとして残す。使い方はそのあとでもいい

集めた名刺データを、最初から高度に活用する必要はありません。

まずは、会社名、氏名、部署、役職、連絡先といった情報を会社に残しておく。

そのうえで、営業活動に使ったり、社内で顧客情報を共有したり、必要に応じてCSVでデータを取り出したり、CRMなど他のシステムと組み合わせたりすることができます。

会社によって、必要な使い方は違って当然です。

大切なのは、活用したいと思ったときに、その元になるデータが会社にあることです。

名刺管理から、会社のデータ資産づくりへ

これから営業活動や顧客管理の方法は、さらに変わっていくと思います。

AIをはじめ、新しいツールを営業活動に取り入れる会社も増えていくでしょう。

ただ、どんなツールを使うとしても、その元になる顧客情報が社内に残っていなければ活用できません。

まずは、社員一人ひとりが持っている名刺を会社に集め、データとして残していく。

名刺を管理するためだけではなく、これから活用できる会社の情報資産として蓄積する。

メイシーは、そのための土台として使っていただける名刺管理サービスを目指しています。