反社チェックツールの連携を検討する場面
反社チェックツールは、取引先や関係者の名称をもとに公開情報などを照会し、確認の記録を残すための仕組みです。連携を考える前に、社内のどの場面でチェックが発生しているかを整理しておきましょう。
チェックが発生する業務の流れ
確認が求められる場面は、新規の取引先を登録するとき、契約を締結するとき、既存の取引先を定期的に見直すときなどが挙げられます。それぞれ担当する部署が異なる場合があり、扱う情報の持ち場も分かれています。
まず、社内でチェックが行われている場面を洗い出し、そのときに誰がどの画面から情報を取り出しているかを書き出しましょう。営業部門が顧客管理の画面から社名を写す、法務が契約書から相手方の情報を確認するといった実態が見えると、つなぐべき相手が定まります。
連携で減らせる作業の見極め
連携によって減らせるのは、主に情報の転記と、確認結果を記録する作業です。件数が多い業務ほど効果が見えやすいため、月あたりの確認件数を把握しておくと判断の材料になります。
一方で、判定の内容をどう扱うかという判断そのものは自動化できません。ツールが示すのは照会の結果であり、取引を継続するかどうかの判断は社内の基準にもとづいて行う必要があります。連携で作業を減らしつつ、判断の手順は社内規程として整えておくことが求められます。判断に迷う場合の相談先や、上位者へ確認する条件をあらかじめ決めておくと、担当者ごとの対応のばらつきを抑えられます。
取引先情報を扱う仕組みとの連携
反社チェックの起点になるのは取引先の名称や所在地の情報です。これらを管理している仕組みとつながると、入力の手間と情報の食い違いを減らせる場合があります。
CRMとの連携
CRM(Customer Relationship Management、顧客関係管理)は、顧客や取引先の情報と接点の履歴を管理する仕組みです。反社チェックツールと連携すると、CRMに登録された社名をもとに照会を実行できる場合があります。
確認したいのは、照会の実行をCRMの画面から行えるのか、別の画面へ移る必要があるのかという点です。あわせて、確認した結果をCRM側の項目へ書き戻せるかも重要です。書き戻しに対応していると、担当者が顧客情報を開いた時点で確認済みかどうかを把握でき、二重の確認や漏れを避けやすくなります。
与信管理システムとの連携
与信管理システムは、取引先の支払い能力や取引条件を管理する仕組みです。反社チェックと与信の確認は、いずれも新規取引の開始時に行われることが多く、業務の流れが近い組み合わせといえます。
連携できる場合は、同じ取引先情報をもとに両方の確認を進められ、担当者が扱う画面を減らせます。確認したいのは、どちらを起点に処理するか、結果をどちらに集約するかという設計の部分です。運用の流れを決めたうえで、必要な連携方式をベンダーへ相談しましょう。
契約や会計に関わる仕組みとの連携
反社チェックは契約の締結や支払いの開始と関わるため、その前後の工程を担う仕組みとの連携も検討の対象になります。ここでは代表的な二つを取り上げます。
契約管理システムとの連携
契約管理システムは、契約書の内容や期限を管理する仕組みです。反社チェックツールと連携すると、契約の締結前に確認が完了しているかを記録として残せる場合があります。
確認しておきたいのは、契約の情報と確認の記録をどのように結び付けるかという点です。契約書ごとに確認結果を紐づけられると、後から経緯を追いやすくなります。契約更新の時期に再確認を促す仕組みをつくれるかも、定期的な見直しを続けるうえで役立ちます。通知の宛先を複数人に設定できると、担当者の異動があっても確認の抜けを防ぎやすくなります。
会計システムとの連携
会計システムには、支払い先や請求先として取引先の情報が登録されています。新しい支払い先を登録する際に確認を行う運用にしている場合、この情報をもとに照会できると入力の手間を減らせます。
連携の設計では、どのタイミングで照会を行うかを決めておく必要があります。登録の直後に自動で照会する方法、担当者が任意に実行する方法などが考えられます。自社の承認の流れにあわせて設計し、経理部門と手順を共有しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で反社チェックツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
API連携で確認したい仕様
標準の連携が用意されていない仕組みとつなぐ場合や、自社独自の画面から照会を実行したい場合はAPI連携が候補になります。APIは、外部の仕組みから機能やデータを呼び出すための接続窓口です。
公開されている操作の範囲
APIで実行できる内容は製品によって異なります。照会の実行だけができるものと、結果の取得や過去の記録の参照まで行えるものがあり、実現したい処理に必要な操作がそろっているかを確かめる必要があります。
仕様書を契約前に確認できるかもあわせて聞いておきましょう。内容を事前に把握できれば、開発にかかる工数を見積もったうえで判断できます。公開されていない場合は、実現したい処理を具体的に伝え、対応の可否を問い合わせる進め方が現実的です。
認証方式と利用回数の条件
APIを使うには接続を許可するための認証が必要です。取引先の情報を扱うため、認証の方式や鍵の管理方法が社内の基準を満たすかを、情報システム部門や管理部門とあわせて確認しておきましょう。
一定時間あたりの呼び出し回数に上限が設けられている場合もあります。既存の取引先をまとめて確認する処理を予定している場合は、上限に達して処理が止まる可能性があります。想定件数を伝えたうえで、上限値と超過時の扱いを契約前に確認しておくことをおすすめします。
連携が止まったときの確認手段
連携は運用が始まってからの状態も想定しておく必要があります。同期の停止、認証エラー、一部の項目が欠ける、同じ照会が重複するといった事象は、製品側の仕様変更、自社側の設定、通信環境など複数の要因で起こる可能性があります。
そのため、エラーが起きた際に管理者へ通知されるか、履歴を確認できるか、失敗した処理を再実行できるかを事前に確かめておきましょう。確認の手段が用意されていれば原因の切り分けが進み、対応が特定の担当者に集中する状況も避けやすくなります。
CSV出力を使った受け渡しと記録の管理
すべての仕組みと直接つなげるとは限りません。CSV形式でのデータの受け渡しは、対応の幅が広く導入の負担も小さいため、現実的な選択肢として検討する価値があります。
出力できる項目と形式の確認
CSV出力に対応していても、出力できる項目の範囲は製品によって異なります。照会した名称、実施した日時、担当者、判定の結果、参照した情報の種別など、必要な項目が含まれるかを確認しましょう。
あわせて、出力する条件を指定できるかも確かめておきます。期間や担当部署で絞り込めると、報告や監査の場面で必要な範囲だけを取り出せます。文字コードや区切り文字の指定も、取り込み側の要件にあわせられるかを確認しておくと、加工の手間を減らせます。
取り込み側で必要になる準備
出力したデータを他の仕組みへ取り込む場合は、受け入れ側が求める形式に合わせる作業が発生します。項目の並びや日付の書き方が異なると、そのままでは取り込めないことがあります。
加工の作業を手作業で行うと誤りが生じる可能性があるため、変換の手順を定めて記録に残しておきましょう。件数が多い場合や頻度が高い場合は、API連携へ切り替える判断の材料にもなります。作業を担当する人を複数にしておくと、不在時にも対応できます。
確認記録の保管と監査への備え
反社チェックは、実施したこと自体を後から示せる状態にしておくことが求められる場合があります。いつ、誰が、どの対象を、どの範囲で確認したかを記録として残しましょう。
ツール上で記録が保管される期間には上限が設けられていることがあります。社内規程や取引先との取り決めで求められる保管期間を確認し、必要であれば定期的に出力して社内に保管する運用を決めておきましょう。保管場所と閲覧できる範囲も、管理部門とあわせて整理しておくことをおすすめします。
他システムと組み合わせやすい反社チェックツール
API連携やデータの書き出しにどこまで対応しているかは製品ごとに差があります。連携の対応範囲を確認しやすいツールを紹介します。
Risk Analyze
- 国内最大級の約900カ所からリスク情報をデータベース化
- 誰でも簡単に反社・コンプライアンスチェック
- 1000件の検索も約1分で完了、コストと手間の大幅な削減
KYCコンサルティング株式会社が提供する「Risk Analyze」は、インターネット経由で利用するSaaS型のツールです。新聞やインターネット上のニュース記事、行政処分情報などの公知情報から、反社会的勢力との関係や不祥事への関与を確認します。API連携に対応し、Salesforce向けのアプリが提供されているほか、kintoneなどの外部システムと組み合わせて利用できます。CSVをアップロードして一括で照合でき、結果はCSVやPDFの形式で書き出せます。検索履歴はクラウド上に自動で保存されます。
RISK EYES（リスクアイズ）
- 関係のない情報がフィルタリングされた記事データベースを提供
- 余計な工数を省ける多彩な機能で手間を92.5％削減
- 記事検索の前に注意すべき相手をすぐに発見できる独自DB検索も！
ソーシャルワイヤー株式会社が提供する「RISK EYES（リスクアイズ）」は、WEBニュース記事や新聞記事といった公知情報を用いて、取引先の関係性や不祥事の有無を確認するサービスです。API連携に対応しており、自社の業務システムと組み合わせて、そのシステム上に結果を表示する使い方が想定されています。画面からの個別検索と一括検索の双方に対応し、結果はCSVやPDFで出力できます。検索履歴は自動で保存され、いつ誰がどのような検索を行い、どう判断したかを管理できます。
RoboRoboコンプライアンスチェック
- ネット＋SNS＋新聞＋反社DB＋海外DBなど業界随一の情報の網羅性
- 取引先の一括登録とワンクリック検索で作業時間を軽減！
- 様々なデータベースから調査対象を選択可能
オープン株式会社が提供する「RoboRoboコンプライアンスチェック」は、取引先の一括登録とワンクリックでの検索により、反社チェックの作業を自動化するクラウドサービスです。CRMやSFA、基幹システム、各種SaaSとのAPI連携に加え、RPA(定型作業を自動化するソフトウェア)との連携にも対応します。重複を削除して法人番号を取得する名寄せの機能を備え、Excelファイルによる一括登録が行えます。結果はPDFやExcel、CSVの形式で一括ダウンロードでき、フォルダ管理により部署単位や子会社単位で振り分けられます。
日経リスク＆コンプライアンス （株式会社日本経済新聞社）
- 国内外のリスク情報を網羅的にスクリーニング提供
- 法規制や取引先リスクの監視・評価を支援
- コンプライアンスチェックを効率化
Gチェッカー （株式会社ジー・サーチ）
- 複数取引先の一括検索で、調査の手間を削減。
- 検索式テンプレートで一定条件の調査が可能。
- 必要な機能が全て揃い、低コストでサイト運用が可能。
まとめ
反社チェックツールの連携性は、取引先情報を扱う仕組み、契約や会計の仕組み、API連携、CSV出力という区分で確かめると整理できます。対応の一覧だけでなく、受け渡す項目、結果を書き戻せるか、エラー時に確認できるか、記録をどこまで残せるかまで質問しておくことが大切です。自社の業務にあう製品を見極めるため、資料請求で仕様を確かめて比較検討してみてください。
