すべての物品調達の状況を集中管理
事業では、販売を行う商品の仕入、製造業等の業務過程等で顕著にみられる、原料や部品など最終的な製品の材料となる直接材、工具や機械、補修材などの間接材の購入を行います。購買管理システムでは、これらの購買の業務フロー全体を可視化し、様々なサプライヤーから購入するあらゆる物品の状況を一元管理することができます。
また、各部署からの購買申請の受付、承認機能、そして見積書や発注書の作成機能もあります。本部において購買の業務フロー全体を管理することで、購買の非効率性、高コストの原因を突き止め、一括発注などコスト削減のための方策を検討することができます。
また、逆に事業活動の安定的な継続を考慮しながら、小ロットでの発注で在庫量の増大を防ぐことも同時に検討できます。
購買状況を本部で把握し、社内ルール明確化
上記の購買管理システムの主な機能は、社内の購買・調達に関するルール作りに役立ちます。本部で情報管理することで、会社経営において重要な数字が何であるのか、本部において購入の統一方針を決めなければならない物品が何であるのかが見えてきます。
同時に、文房具など、頻繁に購入する少額の出費について、部署ごとの購入、立替経費の制度運用を残すほうが効率的な物品もわかります。購買のルールを本部で策定し、PDCAサイクルを回しながら、発注、支払、情報管理のシステムを構築すること、これが購買管理システムの導入により会社が得られる効果です。
業務システムとの連携で効果は格段にアップ
そして、購買管理システムは、ほかの業務システムとの連携により大きく可能性が広がります。全社の業務フロー全体を捉え、最適化することで各業務システムの導入効果を向上させることが可能になるのです。連携が考えられる代表的なシステムを以下に挙げていきましょう。
連携システム１．販売管理
事業では、購買と販売は、利益を生み出すための「車の両輪」となります。販売管理と連携することで、仕入と在庫、売上の状況がシームレスに管理でき、購買の精度はさらに高まることになります。
また、購買管理では購入時の買掛金額もチェックすることができますが、同時に販売管理システムにより売掛の管理を行うことで、短期債権・債務の状況を調べ、キャッシュフローの重荷となる要因を突き止めることができます。
連携システム２．会計ソフト
調達費は経費となりますので、その価格が会計ソフトの仕訳に対応されることでメリットが増すことは言うまでもありません。
システムからの発注時に、自動的に適切な時期に費用計上できる体制になれば、経理業務の削減効果は高くなるでしょう。検収基準や入庫基準など、費用の計上時期も、購買管理システムがあれば誤ることはありません。
連携システム３．原価管理
一つ一つの購買は、最終的な製品・商品のうちに原価として含まれるものとなります。その中には、直接材のように数量により原価にストレートに反映されるもの、間接材や備品のように各製品に配賦されるべきものがあります。
購買管理を原価計算システムと連携することで、購買が原価に及ぼす影響がわかり、業務改善のためのヒントが提供され、メリットはさらに増すことになります。
自社が抱える課題への解決方法を考えるためには、購買管理システム単体の機能がカバーする領域を解し、ほかの業務システムとの連携で効果を増す機能を同時に検討することが大切であることがわかります。購買管理システム導入により、自社にどのような全社的恩恵をもたらすのか、視野を広げながら検討する必要があるでしょう。
