購買管理システムとは
購買管理システムとは、見積もりから検収までの一連の購買業務を電子化し、一元管理するためのシステムです。
購買管理では、業務が煩雑化してミスが増える、適正価格での調達が難しい、といった課題があります。そこで、購買データの一元管理による業務効率化や、コスト削減・適正化を目的に多くの企業で購買管理システムが導入されています。
購買管理システムの機能や用途について詳しく知りたい方は、以下の記事もぜひご確認ください。
購買管理システムの主な機能
購買管理システムに搭載されている機能としては、主に以下の８点があげられます。
| 機能 | 機能の概要 | 期待できる効果 |
|---|---|---|
| 見積もり依頼・発注 | 複数の仕入先への一括見積もり依頼や見積もりの比較、発注を行う | 煩雑な見積もり・発注作業の効率化やコスト削減が実現する |
| カタログ登録・作成 | 頻繁に購入する物品のカタログへの登録や、部門別のカタログを作成する | 購買業務の効率化が見込める 不要な物品を非表示にすることで不正購買の防止に役立つ |
| 外部ショッピングサイトとの連携 （パンチアウト連携） | 外部のサイトと連携し、１つのプラットフォームから複数のECサイトの商品を購入できる | 購入時にECサイトを行き来するストレスや手間が削減される 購買管理システムのワークフローによって物品を発注できるため、内部統制の強化が見込める |
| 検収支払い管理 | 発注した物品が納品された後の検収・支払いまでの流れを管理する | 案件ごとの進捗が可視化されるため、支払いの漏れが防げる |
| 品質管理 | 受領した物品の品質を管理し、品質基準に合致するかどうかを評価する | 品質基準をクリアした取引先との取引に限定できるため、自社製品の品質が向上し、顧客満足度の向上につながる |
| 契約管理 | 契約内容や契約条件などを管理する サービスによっては、契約終了が近づくとアラームで知らせてくれる | 契約業務の属人化を防止する |
| データ分析 | 見積もり回答、コストダウン実績表、希望納期遵守の評価表などを作成できる | 自社にとってベストな取引先の選定に役立つ |
| 承認ワークフロー | 購買業務の工程ごとに電子承認ワークフローを回し、決裁されたらメールで関係者に通知する | 承認の電子化・可視化によって業務効率の向上や不正の防止につながる |
購買管理システムを導入するメリット
購買管理システムの導入によって得られるメリットとしてあげられるのは、主に以下の４点です。
- ■仕入交渉が進めやすくなる
- 購買データが一元管理されるため、過去の購入実績や取引条件を簡単に参照でき、仕入先との交渉をスムーズに進められる。
- ■購買管理業務を効率化できる
- 見積から発注、支払い、検収までの一連のプロセスが自動化され、業務全体の効率が向上する。
- ■コスト削減が実現する
- 自動で単価の最安値や条件等を比較表にまとめてくれるので、適正価格での調達が可能になる。また、人的コストの削減にもつながる。
- ■ヒューマンエラーの防止や内部統制の強化につながる
- 購買業務の自動化によって手作業が減少するため、二重発注や支払いの遅れ、不正行為の防止につながる。
購買管理システムのメリットについては、以下の記事でも紹介しています。あわせて参考にしてください。
【比較表】無料プラン・トライアルのある購買管理システム
数多くの購買管理システムのなかから、無料プランやトライアルのあるおすすめ製品をピックアップして一覧表にまとめました。各ツールの機能やポイント、レビュー評価などを比較してみましょう。
| ビズネットの購買管理プラットフォーム | トラミル | intra-mart Procurement Cloud | APMRO | Guide（ガイド） | |
| 全体評価点 |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 4.4 |  ー |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 5.0 |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 4.2 |  ー |
| 提供形態 | クラウド/SaaS/ASP/サービス | クラウド | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS/サービス | クラウド/パッケージソフト/SaaS/ASP/サービス |
| 従業員規模 | 250名以上 | 100名以上 | 50名以上 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
| 3つのポイント |
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| 機能 |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
比較表で紹介している製品は、下のボタンから一括で資料請求（無料）が可能です。詳細を知りたい方は、ぜひご利用ください。
無料プラン・トライアルのある購買管理システムを比較
つづいて、無料プランのある製品や、一定期間無料トライアルを提供している各製品の特徴を詳しく見ていきましょう。
ビズネットの購買管理プラットフォーム
- 建設、電力、医療、製造業など 各業界の最大手企業が導入
- ビックカメラやモノタロウなど5,000万商品から最安値検索が可能
- 貴社独自の購買ルールを実現する管理機能が充実
調達業務コストの削減や全社的な購買統制、購買の見える化を実現する購買システム。初期導入費用０円、月額費用０円で基本サービスを利用できます。ユーザーカタログや物流代行サービスなどオプションに応じて追加費用がかかります。
トラミル
- 発注業務をデジタル化して、ペーパレスを実現
- 発注プロセスの可視化と情報の一元化を実現
- 納品・検修情報の確認共有も簡単
集中購買と分散購買のメリットを活かした「ハイブリッド購買」を実現する、購買プロセス管理ソリューション。無償トライアルでは、サンプルデータが設定された共有環境が提供され、基本的な操作の確認を行えます。
intra-mart Procurement Cloud
- 見積・発注・支払をワンストップで！購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決！
- あらゆる購買情報を一元管理！
購買業務のDX化にくわえ、契約書の作成や締結、管理までを支援するクラウド型購買SaaSサービス。手軽に機能を試せるオンラインデモと、自社専用の環境でじっくり検証できるトライアルの２つが用意されています。有償版のすべての機能をユーザー数の上限なしでお試しできます。
APMRO
- トヨタグループをはじめ、大手製造業と取引実績あり！
- 約6,150万品目のあらゆる商品を、全国にワンストップで提供！
- 間接材購買ソリューションにより最適購買を実現！
現状分析から改善提案、改善実行支援、改善成果の刈り取りまでをワンストップで提供する購買管理システム。無料トライアルでは、検証サイトにて商品検索のトライアルが可能です。
Guide（ガイド）
- 生産材、一般購入品、工事など様々な品目の調達業務を支援
- BCP、企業調査、単価低減率、納期遵守率分析などの機能も搭載
- 95年から調達領域に特化した専門ベンダーが開発
見積から請求まで、EDI取引業務を支援する調達統合システム。各事業所や工場の購買活動を集約し、調達実績データを多角的に分析できます。無料トライアルについての詳細は問い合わせが必要です。
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無料の購買管理システムの選定ポイントと注意点
ここでは、無料の購買管理システムを選ぶ際に留意すべきポイントを解説します。
自社に必要な機能が利用できるか
無料の購買管理システムを選ぶ際は、自社が必要とする機能が利用できるかどうか確認する必要があります。無料版は通常、有料版に比べて機能が制限されます。例えば、同時利用可能なアカウント数やデータ保存量が制限されることがあるため、注意しましょう。
自社が利用しているソフトと連携できるか
無料か有料かにかかわらず、自社が利用しているソフトとの連携機能があるかどうかの確認も欠かせません。すでに利用しているソフトや他社のソフトと連携機能があるとデータの一元管理ができ、作業効率の向上やミスの軽減効果が見込めます。
適切なサポートを提供してもらえる体制が整っているか
無料のシステムを選ぶ際に見逃しがちなのが、サポート体制の有無です。無料版ではサポートが限られており、問題が発生しても十分な対応が受けられない場合もあります。しかし、業務に影響を及ぼすトラブルが発生した場合には、迅速なサポートが不可欠です。無料版でも、適切なサポートが提供されるかどうかを確認しましょう。
有料の購買管理システムがおすすめな企業
さまざまな購買業務を幅広く効率化したい企業には、有料の購買管理システムの導入がおすすめです。例えば、部署や部門数の多い企業や、大量の発注や仕入データを一元管理したい場合、有料版が適しています。また、複雑なワークフローや高度な分析機能を求める場合にも、有料版の利用を検討するのがおすすめです。
さらに、購買管理の専門知識をもつ社員が少ない企業や、導入がはじめての企業では、手厚いサポートのある有料版が安心です。導入時の設定サポートから運用中のトラブル対応、さらには運用代行サービスまで、さまざまなサポートが提供されています。
以下の記事では、有料の購買管理システムを多数紹介しています。ツールごとの価格や機能、利用ユーザーの口コミも確認できます。有料版も試してみたいという方におすすめです。
まとめ
無料の購買管理システムには、コストの削減や導入ハードルの低下といったメリットがあります。一方で、利用できる機能やサポートが不十分なケースも見られるため、無料版だけでなく有料版も含めて検討するのが重要です。自社にあう最適な製品が見つかりやすくなるでしょう。
また、まずは無料トライアル等で使用感や利用効果を試してから、有償版を導入してみるのも一手です。気になる製品があれば、さっそく資料を取り寄せ、比較検討してみてはいかがでしょうか。
