マイナンバーセキュリティ対策の基本
マイナンバーは、税金や年金の手続きで使う大切な個人情報です。この番号を扱う会社には、法律で決められた安全対策が求められます。まずは、どんな対策が必要で、どの会社が対象になるのかを確認しましょう。
法律が求める安全対策の中身
マイナンバーの扱い方は、番号法という法律と、国の機関である個人情報保護委員会が公開している指針で決められています。求められる対策は「安全管理措置」と呼ばれ、大きく4つに分かれます。担当者と責任者を決めること、社員に教育をすること、保管する場所を区切ること、そして情報を見られる人を限ったり暗号化したりすることです。
紙で保管する場合は、鍵のかかる棚を用意し、番号を扱う席や部屋を決めておきます。パソコンやシステムで扱う場合は、誰がどの情報を見られるかを設定し、操作した記録を残すことが中心です。どちらの方法でも、番号を集めてから捨てるまでの流れを記録に残せる状態にしておきましょう。
対策が求められる会社の範囲
マイナンバーを扱う会社に、社員数の下限はありません。社員を1人でも雇い、給与や社会保険の手続きをするなら、番号を集めて保管することになります。つまり、小さな会社や個人のお店でも対象です。会社の規模によって求められる細かさに差はありますが、対応しなくてよい会社はありません。
社員が100人以下の会社は「中小規模事業者」と呼ばれ、負担を軽くした進め方が示されています。番号を扱う担当者をはっきり決めることや、今ある社内ルールをそのまま生かすことなどです。自社がどちらにあたるかを先に確認しておくと、必要以上にお金をかけずに準備を進められます。
マイナンバーセキュリティ対策のメリット
対策の良い点は、法律を守れることだけではありません。日々の作業が減り、担当者の気持ちの負担も軽くなります。ここでは、会社が得られる利点を3つ紹介します。
法律違反や罰則のリスクを下げられる
番号法には、正当な理由なくマイナンバーの入ったファイルを外部に渡した場合などの罰則が定められています。決められた安全対策を実行し、その記録を残しておけば、こうしたリスクを下げられます。誰がいつ番号を見たのかを後から確認できる状態なら、社内での不適切な扱いにも早く気づけます。
取引先や監査で「どう管理していますか」と聞かれたときに、説明しやすくなる利点もあります。社内の決まりや扱った記録が残っていれば、口で説明するだけで終わらせずに済みます。会社としての信頼を保つうえでも効果が期待できます。
集めてから捨てるまでの管理が楽になる
マイナンバーは、集める、使う、保管する、捨てるという流れのどの場面でも管理が必要です。紙や表計算ソフトで管理すると、本人確認書類の照合や保管期限の確認を人の手で行うため、見落としが起こることがあります。専用のシステムを使えば、集まり具合の一覧表示や、保管期限が近づいたときの知らせを自動で扱えます。
例えば、家族の分も含めて誰が提出済みかを画面で確認できれば、まだ出していない人への連絡を計画的に進められます。辞めた社員の番号を、保管期限が過ぎた後に消す作業も、対象を絞り込んでから実行できます。手作業のチェックを減らせる点が実際の効果です。
担当者の負担と一人依存を減らせる
マイナンバーの扱いは、担当者にとって気を使う仕事です。見られる人が限られるため、特定の担当者しかやり方を知らない状態になりがちです。この状態が続くと、その人が異動したり休んだりしたときに、仕事が止まってしまう恐れがあります。
見られる範囲を設定でき、操作の記録が残る仕組みを使えば、複数の担当者で分担しながら安全を保てます。手順を文書にまとめ、扱った記録をみんなで確認できる形にしておけば、引き継ぎも楽になります。特定の人の記憶に頼らない進め方に変えられる点は、長く続けるうえで重要です。
マイナンバーセキュリティ対策のデメリット
一方で、対策には大変な面もあります。先に知っておけば、社内での話し合いや予算の準備を進めやすくなります。ここでは、会社がぶつかりやすい3つの負担を取り上げます。
導入と運用にお金がかかる
専用システムを入れる場合、最初にかかる費用と、毎月または毎年の利用料が発生します。インターネット経由で使うクラウド型では、使う人数や登録する件数で料金が変わることが多く、社員数の増減で費用も動きます。自社にサーバを置く形なら、機械の購入費や点検の費用も必要です。
費用を比べるときは、料金表の金額だけを見ないようにしましょう。本人確認の機能が含まれるか、どこまで外部に任せられるかも一緒に確認します。最初の設定を手伝ってもらう費用や、使い方の説明が別料金かどうかも、見積もりの段階で聞いておきたい点です。
社内のやり方を見直す必要がある
システムを入れても、番号を集める手順や本人確認の方法が今までのままでは、効果が限られます。誰が集めて、誰が確認し、どこまで見られるようにするのかを決め直す作業が必要です。番号を扱う担当者を指名したり、扱う場所を決めたりと、社内ルールの書き換えも伴います。
年末調整や入社、退社の手続きが重なる時期に切り替えると、現場が混乱する恐れがあります。忙しい時期を避けて移行の時期を決め、今までのやり方と並行して使う期間を設けると負担を抑えられます。社員に配る説明資料の準備も、はじめから予定に入れておきましょう。
今あるシステムとつなぐ手間が生まれる
マイナンバーだけを別で管理すると、給与計算や人事のシステムに同じ内容をもう一度入力することになります。データを自動で受け渡す機能を使う場合も、どの項目とどの項目を対応させるか、どのくらいの間隔でやり取りするかを決める準備が必要です。うまく動かないときは、製品の仕様、社内のネットワーク設定、つなぐ相手のサービスの制限など、いくつもの原因が考えられます。
導入前には、今使っている給与や人事の製品とつなげるか、つなげる項目はどこまでかを確認しましょう。あわせて、データのやり取りが止まったときに管理者へ知らせが届くか、手動でやり直せるかも聞いておくと、使い始めてからの対応が進めやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマイナンバーセキュリティの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
デメリットを抑える運用のポイント
負担を減らすには、システムの機能だけでなく、社内の体制づくりが欠かせません。誰が責任を持つか、日々どう確認するか、事故が起きたらどう動くかという3つの点から準備を進めましょう。
外部に任せる場合の責任範囲の整理
マイナンバーに関わる作業を外部に任せる場合、任せた側の会社にも、任せた先をきちんと確認する責任があります。給与計算や社会保険の手続きを専門家や事業者に頼んでいる場合も同じです。契約書に、どんな安全対策をするのか、さらに別の会社に任せてよいのかを書いておき、実際にできているかを確認できる形にしましょう。
社内でも、番号を集める人、内容を確認する人、システムを管理する人と、役割を分けて整理します。どこまでが自社の責任で、どこからが任せた先の責任なのかがあいまいだと、問題が起きたときに対応が遅れる恐れがあります。役割の分担は文書に残しておきましょう。
見られる人の設定と記録の確認ルール
情報を見られる人は、仕事で必要な担当者だけに絞って設定します。設定した後も、異動や退職があったときに見直すルールを決めておかないと、必要のない人が見られる状態が残り続けます。定期的に点検する時期を決め、確認した結果を記録しておきましょう。
操作の記録は、残しているだけでは役に立ちません。誰がいつ見たか、誰がデータを取り出したかを、誰がどのくらいの間隔で確認するのかを決めます。おかしな操作を見つけたときに、誰へ報告するのかも先に決めておきます。確認する人を1人に固定せず、複数人で状況を見られる形にすると長く続けられます。
事故が起きたときの動き方
情報が外に出てしまったり、なくなったりした疑いがある場合、国の機関への報告や、本人への連絡が必要になることがあります。あわてて動くと事実の確認が不十分になるため、誰に最初に伝えるか、どの記録を残しておくかを先に決めておきましょう。手順を紙に書き出しておくと、実際の場面で動きやすくなります。
システムの面では、記録からどこまで影響が出たかを調べられるか、控えのデータから元に戻せるかを確認しておきます。判断に迷うときは、社内のシステム担当や、製品を提供している会社に相談する流れを決めておくと、対応の遅れを防げます。手順は作って終わりにせず、ときどき読み合わせる機会をつくりましょう。
マイナンバーを安全に収集・保管できるシステム
収集から保管、廃棄までを仕組みの上で扱い、取り扱える担当者を限定した運用を組める製品を紹介します。
SmartHR
- スマホで完結。従業員本人が直接入力し、収集の手間を大幅削減
- ISO/IEC27001やSOC2Type2取得。最高水準セキュリティで安全保管
- e-Gov連携でそのまま電子申請！破棄も確実・簡単に
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、入社手続きや年末調整といった労務の手続きをクラウド上で進められる労務管理システムです。マイナンバーについては、従業員本人が画面から登録する運用を組めるため、紙の書類を回収して転記する作業を減らせます。閲覧できる担当者を権限で分ける設定に対応しており、誰がいつ操作したかの記録も残せます。保管から廃棄までを同じ仕組みで扱える点も、管理の負担を抑える要素です。
ジンジャー人事労務
- マイナンバー情報の収集・保管・利用・廃棄まで一括管理
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 500円/1名で豊富な機能をご提供
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、従業員情報を一元的に管理し、入退社や年末調整の手続きを進められるシステムです。マイナンバーの収集を従業員本人からの登録で行える運用に対応しており、進捗を管理画面で確認できます。閲覧や操作の権限を細かく設定でき、扱える範囲を限定した運用を組めます。勤怠や給与といった他の機能と組み合わせて使える構成です。
セコムあんしんマイナンバーサービス （セコムトラストシステムズ株式会社）
- 安全性を重視したWeb収集で効率的かつ安心な情報収集が可能
- セキュリティ対策が徹底されたセキュアデータセンターで保管
- 帳票作成機能と保存期間管理機能でマイナンバーを適切に管理廃棄
MYNABOX （株式会社エムケイシステム）
- マイナンバーの収集から廃棄まで一元管理が可能。
- 本人確認書類の登録や利用履歴の確認が可能。
- 人事労務システムとの連携でデータ管理を効率化。
マイナンバーセキュリティに関するよくある質問
導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 紙での保管を続けても問題ありませんか？
- 鍵のかかる棚を用意する、扱う場所を決めるといった安全対策ができていれば、紙のままでも認められます。ただし、保管期限の管理や記録づくりを人の手で行うため、対象の人数が増えるほど確認の負担が重くなります。社員数や手続きの回数を見て判断しましょう。
- Q2： 保管期限を過ぎた番号はどうすればよいですか？
- 必要がなくなり、法律で決められた保存期間も過ぎたら、できるだけ早く捨てるか消すことが求められます。書類は元に戻せない方法で処分し、データは消した記録を残しましょう。手順を決めていないと後回しになりやすいため、毎年の作業として予定に組み込む方法があります。
- Q3： クラウド型と自社設置型はどちらを選ぶべきですか？
- 会社の方針や条件によってあう形は変わります。最初の費用を抑えて早く使い始めたいならクラウド型が候補です。社内のネットワークの中でデータを持ちたい方針があるなら、自社にサーバを置く形が向きます。データをどこに保管するか、暗号化の方法はどうかを確認して比べましょう。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 製品や設定の範囲で変わりますが、社内ルールの整備や社員への説明まで含めると、数週間から数か月を見込む例があります。今ある人事システムとつなぐ場合は、項目の対応づけや動作確認の時間も必要です。忙しい時期を避けた予定を組みましょう。
まとめ
マイナンバーセキュリティ対策には、法律違反のリスクを下げられること、管理の作業が楽になること、担当者の負担を減らせることという良い点があります。一方で、費用がかかること、社内のやり方を見直すこと、今あるシステムとつなぐ手間という負担も伴います。自社の社員数と今の管理方法を確認し、どこまでの対策が必要かを見きわめて検討を進めましょう。複数の製品を比べたい方は、資料請求を活用してみてください。
