マニュアル作成ツールと法律の基本
マニュアル作成ツールは業務効率化に役立つ一方、法律との関係を理解せずに使うとリスクにつながる場合があります。まずは、どのような法律が関係し、なぜ対応が求められるのかを整理します。
関連する法律の概要
マニュアル作成ツールの利用に関わる主な法律として、個人情報の取り扱いを定める個人情報保護法、企業の統制体制を求める会社法や金融商品取引法、文書保存に関わる電子帳簿保存法などが挙げられます。
これらは業種や企業規模を問わず影響を与える法律です。マニュアルに業務手順や顧客対応の内容を記載する場合、情報の内容次第で複数の法律が関係します。ツール導入前に、どの法律が自社に該当するかを把握することが重要です。
参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov 法令検索
参考：金融商品取引法｜e-Gov 法令検索
参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov 法令検索
法律対応が求められる理由
マニュアルは社内で共有される情報であり、閲覧できる範囲が広がりやすい点が特徴です。その結果、情報の扱い方を誤ると、情報漏えいやコンプライアンス違反につながるおそれが生じます。
法律対応が求められる背景には、企業に対する社会的責任の意識が高まっていることや、情報管理に関する監督が強化されている状況があります。マニュアル作成ツールによって管理しやすくなる一方で、設定や運用が不十分な場合、かえってリスクが表面化しやすくなる点には注意が必要です。
企業に求められる責任
企業には、従業員や取引先に関する情報を適切に管理する責務があります。マニュアルに記載された内容が原因となってトラブルが発生した場合、情報管理の体制そのものが問われるケースも考えられます。
ツールを導入するだけでは十分とは言えず、運用ルールを整備したうえで、法律に沿った管理が行われているかを継続的に見直す姿勢が重要です。マニュアル作成ツールは、そのような責任を果たすための補助的な仕組みとして活用することが望ましいでしょう。
マニュアル作成ツール利用時の法制度対応
法律を理解したうえで、実際にマニュアル作成ツールを利用する際には、具体的な対応が必要です。ここでは代表的な三つの観点から整理します。
個人情報保護への対応
業務マニュアルには、顧客対応手順や従業員情報が含まれることがあります。その場合、個人情報保護法に基づき、利用目的の明確化やアクセス制限が必要です。
マニュアル作成ツールでは、閲覧権限を部署や役職ごとに設定できるかが重要です。全社員が閲覧できる状態ではなく、必要な人だけが確認できる仕組みを整えることで、情報管理のリスクを抑えやすくなります。
内部統制への対応
内部統制とは、企業活動が適切に行われるようにするための仕組みです。業務マニュアルは、統制を支える重要な要素とされています。
マニュアル作成ツールを使うことで、業務手順を統一し、誰がいつ内容を更新したかを記録しやすくなります。更新履歴が残る仕組みは、不正防止や監査対応の観点でも有効です。内部統制を意識する企業ほど、ツールの管理機能が重要になります。
記録管理への対応
業務に関する記録は、一定期間保存することが法律で求められる場合があります。マニュアルそのものが記録対象になるケースもあり、削除や改ざんが簡単にできない仕組みが望まれます。
マニュアル作成ツールでは、過去版の保存や復元が可能かを確認することが大切です。記録管理の観点からも、ツール選定時に保存機能を確認しておく必要があります。
法制度対応を意識したマニュアル作成ツールの選定ポイント
法制度対応を前提にマニュアル作成ツールを選ぶことで、導入後の不安を減らしやすくなります。ここでは選定時に確認したい視点を紹介します。
セキュリティ機能
セキュリティは、法制度対応の土台となる要素です。通信の暗号化やログイン時の認証機能、アクセス制限の有無などを確認しましょう。これらの機能が整っていることで、情報漏えいリスクを下げることにつながります。
運用管理機能
マニュアルは作って終わりではなく、継続的な更新が必要です。誰が編集できるのか、承認フローを設定できるのかといった運用管理機能は、法制度対応にも影響します。運用ルールをツール上で形にできるかを確認することで、社内ルールと法律の両立がしやすくなります。
サポート体制
法律や制度は定期的に見直されます。そのため、ツール提供事業者のサポート体制も重要です。法改正時に情報提供があるか、運用相談ができるかといった点は、長期的な安心感につながります。
まとめ
マニュアル作成ツールは、業務効率化だけでなく、法制度対応を支える仕組みとしても重要な存在です。個人情報保護や内部統制、記録管理といった観点を理解したうえで導入を検討すれば、リスクを抑えながら活用しやすくなります。ツールごとに機能やサポート体制は異なるため、複数の資料を比較する方法が有効です。
自社に合ったマニュアル作成ツールを見つけるためにも、ITトレンドでまとめて資料請求し、具体的な違いを確認してみてはいかがでしょうか。
