勤怠管理におけるPCログの重要性
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、「使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること」とあります。記録方法はタイムカードやICカードなどざまざまですが、PCの使用時間の記録、つまりPCログも正確に労働時間を把握する方法として認められます。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
ここからは、勤怠管理におけるPCログの重要性について詳しく紹介します。
PCログはパソコン稼働時間の記録になる
PCログとは、PCの電源を入れてから電源を切るまでの稼働時間中の操作履歴を記録として残したものです。従来、PCログは内部不正や情報漏えい対策を目的として活用されていましたが、近年では正確な勤怠管理にも役立てられています。
PCの電源を入れたときのログと電源を切ったときのログを確認し、自己申告の勤怠情報と照らし合わせれば、従業員の正確な勤怠管理が可能です。 ただし、PCログを活用して勤怠管理をする場合は、社内ルールで「終業時にはPCの電源を切る」ことを徹底する必要があります。スリープモードや休止モードでは電源を切ったことにはならないため、勤務扱いになってしまい正確な労働時間を記録できません。
PCログが労働時間として認められた判例もある
実際に、PCログが労働時間として認められた判例があります。2006年に起きた「PE＆HR事件」は、過重労働で体調を崩した従業員が会社を訴えた事例であり、労働時間の記録としてPCログが認められています。
この会社では、タイムカードなどで打刻を行わずに責任者が直接労働時間を入力する方法で勤怠管理を行っていたため、実際の労働時間は記録としてまとめられていませんでした。しかし、PCの稼働時間を記録したログデータが証拠になり、業務を遂行していたと認められました。この事例から、PCのログは労働時間を判断する材料として有効であるといえます。
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PCログを確認・管理する方法
勤怠管理におけるログ管理にはいくつかの方法があるため、自社にあったやり方を選択しましょう。ここでは以下３つの方法を紹介します。
- ●各従業員のPCで確認
- ●ログ管理システムを利用
- ●勤怠管理システムを利用
各従業員のPCで確認
PCログは、従業員が使っているPCから確認できます。
Windows 10・11の場合：
スタートを右クリック → （１）「イベントビューアー」→ （２）「Windowsログ」をダブルクリック → （３） 確認したいログを選択 → （４）右クリックで「すべてのイベントを名前をつけて保存」を選択。
Windows ７・８の場合：
スタートをクリック → （１）「コンピューター」を右クリック → （２）「管理」→「イベントビューアー」→「Windowsログ」→「システム」→ （３） 右クリックで「すべてのイベントを名前をつけて保存」。
この方法ではPC上にログを保存できますが、イベントビューアー形式のため複数ログの一元管理には不向きです。また、エクセルへの転記も改ざんリスクがあり、信頼性に欠ける恐れがあります。勤怠管理が目的なら全ログの保存は不要ですが、全従業員の始業・終業時刻を記録する必要があり、人数が増えるほど管理負担が大きくなるでしょう。
ログ管理システムを利用
ログ管理システムは、PCやシステムの操作履歴を取得・保存・監視・分析するツールです。記録対象は、ファイル操作やWeb閲覧履歴など多岐にわたり、製品によって異なります。
PCログを手動で管理するのは手間と改ざんリスクが伴いますが、ログ管理システムを使えば自動で収集・保存され、信頼性が高まります。リアルタイム監視やアラート機能もあり、不正の抑止や「ステルス残業」の防止にも貢献するでしょう。
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勤怠管理システムを利用
勤怠管理システムは、従業員の始業・終業時間を記録・管理するためのシステムです。PCやスマートフォンでのWeb打刻、生体認証、ICカード、GPS、PCのログオン・ログオフなど、さまざまな打刻方法への対応が可能です。
打刻漏れのアラートや修正時の権限設定など、不正やミスを防ぐ機能も備わっています。また、有給休暇やシフト、給与計算まで対応した製品も多く、従業員数が多い企業ほど導入効果が大きくなります。
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PCログで勤怠管理するメリット
ここでは、PCログを利用して勤怠管理を行うメリットについて紹介します。
正確な勤怠管理でステルス残業を防止
PCログと従業員の勤怠報告を照らし合わせれば、正確な勤務時間を割り出せます。例えば、タイムカードでは９時から18時の労働時間であっても、PCログが９時から22時までだった場合、会社に隠れて仕事をする「ステルス残業」が発見できます。また、PCログで正しく勤怠管理をしていると従業員にアピールすれば、ステルス残業や労働時間の虚偽申告を未然に防げるでしょう。
加えて、実際にどれだけ残業していたのかがわかるため、一人あたりの業務量・担当・人員配置などを見直し、無理な業務負担を減らすことで社員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
勤務状況の可視化
PCログには、従業員がPCを使用した時間だけでなくアクティビティや作業内容なども記録されています。例えば、日別・週別の作業時間、アプリケーションの利用状況、ウェブサイトの閲覧履歴などを確認できます。これにより、業務に無関係な操作の有無や、各作業にかけた時間の可視化が実現。特に勤務実態が把握しにくいテレワーク環境では、業務管理に有効です。
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PCログを勤怠管理に活用する際の注意点
PCログを活用して勤怠管理を行う際に注意したいポイントを紹介します。
勤怠管理システムやタイムカードと併用する必要がある
PCログはPC利用の履歴や作業時間を記録するものであり、従業員の出勤時間や退勤時間、休憩時間などを正確に反映するわけではないため、PCログだけでの勤怠管理は難しいでしょう。
また、対面でのミーティングや会議、電話や来客対応などPCを使用しない業務もあるため、必ずしも「PCログ＝稼働時間」になるわけではありません。従業員の勤怠情報を正確に把握し、適切な勤怠管理を行うためには、PCログと勤怠管理システムやタイムカードを併用することが重要です。
PCログを管理する目的や理由を従業員に説明する必要がある
従業員のなかには、PCログをチェックされると「監視されている」と感じてしまい、抵抗感や不安を抱いてしまう人もいます。抵抗感や不安を軽減するには、PCログをなぜ管理しているのか、どのような情報が記録され、どう活用されるのかを明確に説明する必要があります。透明性をもつことで、従業員の理解を得られるでしょう。
勤怠管理を正しく行わなかった場合のリスク
PCログを取得するなどの客観的な記録をせず、勤怠管理を正しく行えていなかった場合にはどのようなリスクが発生するのでしょうか。
時間外労働の横行や法律違反の可能性
時間外労働や長時間労働、サービス残業が常態化している職場では、労働時間の把握が適切に行われていない場合が多く、労働基準法違反となる恐れがあります。労働時間の記録義務や法定労働時間に違反した場合には、30万円以下の罰金が科されることも。また、36協定で定める時間外労働の上限を超える労働を行わせた場合には、６か月以下の懲役または30万円以下の罰金の対象となります。
さらに過重労働は、従業員の満足度やモチベーションの低下だけでなく、脳や心臓の疾患、精神障害などを引き起こします。状況によっては、過労死のような深刻な事態につながる可能性もあるため、正しい勤怠管理の徹底が不可欠です。勤怠情報の改ざんによるコンプライアンス意識の低下
PCログのように客観的かつ改ざんができない記録であれば、正しく労働時間を把握しているといえます。しかし、手書きの日報や使用者の現認だと、書き換えが簡単にできてしまいます。これでは、サービス残業やステルス残業が発生しやすくなり、正しい勤務時間の把握が困難になるでしょう。
また、部下がタイムカードをきってから上司が残業を命じたり、残業代を増やそうと労働時間をかさ増しして報告したりなど、不正行為が行われる可能性もあります。
勤怠管理のリスクを詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
まとめ
PCログによる勤怠管理は、労働時間を適正に管理する手段の一つとして認められています。手動でもPCログを取得できますが、ログの収集・保存・監視・分析の効率を考えれば、ログ管理システムの利用をおすすめします。正しい勤怠管理は、より快適な職場環境を整えることが目的です。社内ルールの整備とあわせて、導入検討を進めていきましょう。
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