従業員が退職する際に必要な会社側の手続き
従業員の退職時は、どのような手続きが必要なのでしょうか。手続きの種類と内容、期日について解説します。
社会保険に関する手続き
- 期日
- 退職後５日以内
- 提出物
- 健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届
※添付資料として、従業員と扶養家族の健康保険証が必要 - 提出場所
- 管轄の年金事務所
被保険者期間が２か月以上ある場合は、２年間を上限として任意継続できます。任意継続については、「保険料がすべて従業員負担」になること、「資格喪失日（退職日の翌日）から20日以内に、健康保険組合への加入申請が必要なこと」を伝えましょう。
また社会保険の支払いは、資格喪失日の前月までです。そのため給料の締め日によっては、１か月ほど多く保険料を控除する必要があります。例えば３月25日に退職した場合は２月分までが控除されますが、３月31日に退職した場合は３月分の保険料控除が必要です。
参考：従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き｜日本年金機構
雇用保険に関する手続き
- 期日
- 退職後10日以内
- 提出物
- 雇用保険被保険者資格喪失届、雇用保険被保険者離職証明書
- 提出場所
- 管轄のハローワーク
雇用保険被保険者離職証明書は、ハローワークが請求した雇用保険の失業給付金額を決定するのに必要な書類です。また退職者には、失業給付をハローワークで請求するために「離職票」を渡します。
ただし、再就職することが決まっている場合や、従業者からの求めがない場合は、失業給付に関わる手続きを行う必要はありません。なお、従業員から求められた場合や、従業員が59歳以上の場合は失業給付の手続きが必要です。
雇用保険被保険者離職証明書は、ハローワークから入手し、従業員に記名捺印もしくは自署してもらいます。提出の際、労働者名簿や退職届など、退職を証明するものが必要です。従業員の記名捺印が得られない場合は、理由を記載すれば、事業者の記名捺印・自署でも代用できます。
離職票とは
離職票とは、退職者が失業手当を申請する際に必要な書類のことです。退職者自身がハローワークへ行き提出します。離職票は、「離職票１」と「離職票２」の２枚組で、ハローワークで決められた様式を使用します。
- 離職票１
- 雇用保険資格喪失通知書を兼ねたものであり、氏名・マイナンバー・給付金の振込先などを退職者自身が記入する。
参考：記入例：雇用保険被保険者離職票－１ - 離職票２
- 離職票２は会社が記入するものであり、左半分には退職者氏名/住所・被保険者番号・会社の事業所番号/所在地などを、右半分には退職理由を記入する。
参考：記入例：雇用保険被保険者離職票－２
所得税・住民税に関する手続き
- 期日
- 退職日から１か月以内
- 提出物
- 源泉徴収票（給与や賞与の金額、控除した社会保険料、退職月までに徴収した所得税などを記載）
- 提出場所
- 退職者に送付
住民税の納付方法を特別徴収にしていた場合は、退職日の翌月10日までに「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を納付先の役所へ提出します。提出を忘れると、特別徴収が継続したままとなり、役所から催促状が届くので注意しましょう。
また、特別徴収は退職日によって徴収方法が異なります。詳しい内容は、以下の通りです。
- １月〜４月
- 最後に支払った給料や退職金から一括徴収
- ５月
- 最終の給料から１ヶ月分だけ徴収
- ６月〜12月
- 最後の給料や退職金から、翌月10日までに一括徴収（もしくは納付方法を普通徴収に切り替えてもらう）
退職金は、退職所得控除することで他の所得と分離課税されるため、税負担が軽くなります。所得税及び復興特別所得税と住民税が源泉徴収され、退職所得として源泉徴収票を発行します。
それぞれの資料の作成や管理は主導で行うと煩雑になりがちです。労務管理システムを導入することで、ミスを防いだり手間を省けるなどのメリットがあるため、システムを比較してみましょう。
従業員が退職する際の流れ
従業員が退職する際の流れと会社側で行うべきことを、退職日の前後でまとめました。
退職日より前に会社側でやるべきこと
退職日までに、退職届の受理・手続きに関する説明・書類の準備などを行います。
- ■退職願を受理する
- 退職の意思を確認したら、退職日を決定し、その後退職願を提出してもらう。雇用保険の手続きでは、退職理由の記入は必須となっている。また退職理由によっては、失業給付のタイミングにかかわるため、必ず提出を求める。
- ■有給取得の有無
- 有給休暇は、退職時のみ買取が可能。退職日までに有給休暇を取得せず、買取を求められた場合は、退職者と相談して買い取り額を決定する。
- ■退職手続きの説明
- 健康保険の任意継続（被保険者の資格を喪失したときに、一定条件のもとに個人で継続して加入できる制度）、住民税の徴収方法、各種必要書類の有無などについて確認する。
- ■各種書類の準備
- 退職証明書、雇用保険被保険者離職証明書を作成する。
- ■退職金の準備
- 退職所得申告を提出してもらい、退職金の計算・準備を行う。
参考：
労働相談Q&A｜２０．年次有給休暇
退職後の健康保険について | よくあるご質問 | 全国健康保険協会
退職所得の受給に関する申告（退職所得申告）｜国税庁
退職日より後に会社側でやるべきこと
退職後は、従業員に年金手帳・離職票などの書類を渡します。
- ■離職票
- 退職者が59歳以上、または本人が希望した際に発行。本人から希望があったにもかかわらず発行しなかった場合、労働基準法違反になるので注意が必要。
- ■雇用保険被保険者証
- 原則本人に交付されるが、企業で保管しているケースもある。退職時は、自社で保管していないか確認する。
- ■年金手帳
- 雇用保険被保険者証と同様。
- ■健康保険被保険者資格喪失確認通知書
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出時に発行される。離職票と同じく、本人の希望により発行。一般企業に就職する場合は、離職票で事足りるため、退職後に必要になることはない。
- ■源泉徴収票
- 退職後１か月以内に送付する。
従業員から返還してもらうもの
退職時には、従業員から会社側に返還してもらうものは、以下の通りです。
- ■健康保険証
- ■貸与品
- ■社員証
- ■事業に関わる資料やデータ
健康保険証は、本人だけでなく、扶養家族の分も回収します。貸与品や社員証など、会社の経費で発行したものも、すべて回収対象です。特に事業に関わる資料やデータは、機密情報が含まれている場合もあるので、必ず回収しましょう。
会社側の退職手続きを効率化する方法
会社側の退職手続きを効率化するには、労務管理システムがおすすめです。
労務管理システムを活用することで、一連の退職手続きや届け出が容易になります。また退職時に必要な資格喪失届や離職証明書、源泉徴収票などもワンクリックで作成可能です。法律の改正や保険料率・税率の変更などにも、柔軟に対応できます。電子申請となるため、役所や年金事務所などに書類を提出する必要もありません。業務効率化したい場合は、積極的に活用しましょう。
また、従業員の退職に関しては、退職を申し出る従業員の気持ちを深く理解することが不可欠です。
退職に関する情報は下記メディアが専門的な情報を提供しており、おすすめです。
「REBOOT(リブート) | 「やめる」をポジティブに考えるメディア」
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労務管理システムを使って退職手続きを効率化しよう
退職時に会社側は、雇用保険に関する手続き・社会保険に関する手続き・所得税と住民税に関する手続きを行う必要があります。それぞれの手続きは、法律を遵守して期限内に行いましょう。退職時は、従業員に年金手帳や離職票などを渡し、貸与物や健康保険証などを回収します。
このように行うべき手続きが多いと感じられる場合は、システム化が便利です。以下のボタンより労務管理システムの資料を請求し、まずは自社に合う製品の比較をしてみましょう。
