無料で固定資産管理を行う方法
無料で固定資産管理を行うには、以下の３つの方法が挙げられます。それぞれの方法について詳しく解説します。
- ●エクセルで固定資産管理台帳を作成する
- ●固定資産管理台帳の無料テンプレートを活用する
- ●無料の税務ソフトを活用する
エクセルで固定資産管理台帳を作成する
エクセルで管理台帳を作成することで、専門的なITスキルがなくても固定資産管理を実施できます。また、パソコンとエクセルさえあれば固定資産管理が可能なため、新たなシステムの導入コストがかかりません。管理台帳を作成する前に台帳に記載する項目を決めてから、入力するようにしましょう。
しかし、エクセルで管理する場合はすべて手入力でデータを作成するため、入力ミスや数式のミスが発生しやすく、かえって業務が非効率になることもあります。また、エクセルのデータは簡単にもち出しやコピーができてしまうため、データ流出のリスクが高まります。エクセルを活用して固定資産管理を行う場合は、社内で運用ルールを定め、セキュリティ対策や内部統制強化を徹底することが重要です。
固定資産管理台帳の無料テンプレートを活用する
無料のテンプレートは、エクセルやAccessで活用できます。あらかじめ管理項目が入力された固定資産管理台帳のテンプレートを、無料でダウンロード可能です。管理項目は変更できるので、自社仕様に変更して活用するとよいでしょう。
なお、テンプレートで減価償却計算の自動化も可能ですが、税制改正によりルールが変わった場合はテンプレートを作りなおす必要があります。
無料の税務ソフトを活用する
無料の税務ソフトは、税務申告書の作成をサポートするもので、固定資産管理台帳も作成できます。ただし、税務ベースの台帳になるので、IFRSに対応して実態ベースで固定資産管理を行いたい場合は、管理項目が不十分です。
このように、無料で固定資産管理する方法はありますが、固定資産管理台帳の作成や税務申告をサポートする程度です。固定資産の現物管理や棚卸、減価償却などを効率化できるわけではありません。
固定資産管理を効率化するには有料システムの導入がおすすめ
前述のとおり、無料で固定資産管理を行う方法はありますが、業務効率化にはつながりません。入力ミスの発生や法改正への対応が必要になるなど、やり方によっては手作業と変わらないほど煩雑な業務になります。固定資産管理業務の効率化を目的にシステムを導入したい場合や、多数の固定資産を保有している企業は、有料の固定資産管理システムとも比較して導入を検討するのがおすすめです。
有料の固定資産管理システムは固定資産・リース資産情報の一元管理にくわえ、台帳の作成・複写機能や減価償却の自動計算機能など、固定資産管理業務を効率化する機能を豊富に備えています。また、会計システムと連携できる製品もあるため、関連業務の効率化も可能です。さらにセキュリティ対策機能も搭載しているため、安全に固定資産情報を管理できます。
自社で本格的に固定資産管理業務の効率化に取り組みたい方は、無料の方法と有料製品を比較して検討しましょう。無料トライアルが活用できる製品も多くあるため、ぜひ活用してみてください。
無料トライアルが活用できる固定資産管理システム
ここからは無料トライアル・無料デモを利用できる固定資産管理システムを紹介します。
FAManager
- 安全・安心・安定のクラウド環境で固定資産をリアルタイムに管理
- リース・減損・資産除去債務の管理をワンパッケージでご提供
- 常に最新の会計基準、税制に対応したシステムを利用できる
株式会社TKCの提供する「FAManager」は、税務に強いクラウド型固定資産管理システムです。リース管理や資産除去債務、減損会計機能を標準搭載しており、税務・会計のスペシャリストのサポートが受けられます。無料のデモ体験が提供されています。
PCAクラウド 固定資産
- 会計ソフト連動で「つながる× ひろがる」
- 管理したい項目の自由追加が可能
- 償却資産税の電子申告に対応
ピー・シー・エー株式会社が提供している「PCAクラウド 固定資産」は、リース資産も管理できる固定資産管理システムです。会計ソフトと連携すれば税務申告も効率化が可能で、管理ラベルの印刷機能も搭載しているため棚卸にも役立つでしょう。『PCAクラウド体験版』を２か月間無償で利用できます。
固定資産奉行i11
株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する「固定資産奉行i11」は、減価償却計算の自動化や、リース資産管理やIFRSにも対応可能な固定資産管理システムです。無料体験版は２パターンあり、Web環境で利用する場合は３日間、プログラムをダウンロードする場合は60日間試せます。
弥生会計24 ネットワーク
弥生株式会社の提供する「弥生会計 24 ネットワーク」は複数のユーザーで利用できる、サーバを利用したネットワーク対応版の製品です。サーバでデータを一元管理し、最大20台まで同時利用できます。無料体験版のダウンロードが可能です。
無料トライアルにこだわらず、さらに多くの固定資産管理システムを比較検討したいという方は、こちらの記事をご覧ください。
コストを抑えて固定資産管理システムを導入するには
最適で長期的に使い続けられる固定資産管理システムを導入するには、自社の課題や利用目的を明確にし、さまざまな製品を比較して選定するのがおすすめです。自社の業務や利用目的にあわない固定資産管理システムを導入すると、機能を拡張しなければならなかったり、システム移行しなくてはいけなくなったり、無駄なコストが発生する可能性が高まります。固定資産管理システムを比較する際には、以下の点に注目して選ぶとよいでしょう。
- ■提供形態は適しているか
- ■利用形態は適しているか
- ■税法・会計基準に対応しているか
- ■台帳データの長期保管が可能か
提供形態はクラウド・オンプレミスに分けられますが、最近は導入のハードルが低いクラウドを採用する企業が増えています。利用形態は、ERPや会計ソフトの一部機能として利用するタイプか、固定資産管理に特化した単独システムを利用するタイプがあります。単独システムタイプは搭載機能がシンプルで価格も抑えられる傾向にあるため、固定資産管理業務だけを効率化したいと考えている場合におすすめです。
以下の記事では、クラウド型の固定資産管理システムを比較紹介しています。システムの選び方もより詳しく解説しているので、理解を深めたい方はあわせてご覧ください。
まとめ
固定資産管理を無料で行う方法は、固定資産管理台帳や税務申告書の作成を効率化するだけです。業務全般を効率化するなら固定資産管理システムの導入をおすすめします。
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